6.5. В поисках способа измерения эффективности

Мы разобрались с тем, что можно измерить и как определить источники информации. Теперь пришло время посмотреть на то, как мы можем измерить эффективность. Многим компаниям, которые не имеют возможности получать показатели эффективности из BPMS, придется комбинировать ручные подсчеты и информацию из унаследованных приложений. Такая отчетность не будет обеспечивать мониторинг и измерения в реальном или близком к реальному времени – в отличие от BPMS, в которой такая возможность является составляющей обеспечения операционной деятельности. Совершенствование отчетности по эффективности в более традиционной операционной деятельности будет определяться возможностью департамента IТ выделять время и ресурсы, необходимые для создания системы всестороннего мониторинга и оценки. Если ресурсов нет, то анализ и проектирование, о которых шла речь выше, не будут доведены до практической реализации.

В оставшейся части главы предполагается, что некоторые, если не все, части процесса реализованы в BPMS и что специалист по BPM в любом проекте обеспечен IТ-поддержкой в части программирования, управления данными и т. п. с приоритетом, обеспечивающим своевременное выполнение и сдачу работ. Повторяем: если этого нет, то надо либо добиться поддержки в этой части, либо скорректировать сроки с учетом минимальной поддержки IТ.

Помимо потребностей в автоматизации сбора данных, необходимо проанализировать потребности в отчетности и определить, где – в каких точках процесса и/или потока работ – эффективность может быть измерена. В каждой точке будет осуществляться мониторинг и сбор информации, и для каждой должны быть определены исходные данные, формула и вид предоставления отчетности. Такой сбор данных будет обеспечивать отчетность на всех уровнях для более широкого охвата бизнеса.

Помощь в определении способа измерения и типа собираемой информации могут оказать такие подходы к измерению и мониторингу, как шесть сигм и ABC. Они применимы на любом уровне: от процесса к потокам работ и к задачам.

Самое главное, чтобы подходы, на основе которых BPM-профессионал выстраивает мониторинг и измерения, были поняты в компании и поддержаны руководством.