2.6. BPM отвечает на вопросы какая, где, когда, зачем и как выполняется работа и кто отвечает за ее выполнение

Многие организации полагают, что визуализации и пониманию бизнес-процесса способствует графическое представление действий в виде прямоугольников, связанных друг с другом в диаграмме с дорожками, как показано на рис. 2.6.

Сделав шаг назад, дабы разобраться, что иллюстрирует эта диаграмма, мы обнаружим, что она просто показывает «кто что делает». Хотя такая информация может быть очень полезной, в то же время она оставляет без ответа массу вопросов:

• Когда выполняется работа?

• Какие материалы или информация требуются на входе?

• Какая продукция или артефакты получаются на выходе?

• Где выполняется работа?

• Где хранятся произведенные продукция и артефакты?

• Зачем выполняется работа?

• Кому предназначен конечный результат?

Исчерпывающее описание бизнес-процесса отвечает на вопросы, какая, где, когда, зачем и как выполняется работа, а также кто за нее отвечает. Хорошо структурированное описание процесса должно давать адекватное представление, детализированное настолько, насколько требуется потребителям этой информации, на всех уровнях организации. Хотя диаграммы с дорожками типа изображенной выше (см. рис. 2.6) зачастую считаются важнейшей составляющей полного описания бизнес-процесса, полный набор должен включать в себя массу других представлений.

Среди артефактов, которые организации часто создают и поддерживают в процессной работе, можно назвать следующие.

• Бизнес-контекст: какие собственные способности обеспечивает процесс, и каков вклад бизнес-процесса в создание продукции или услуги для внешнего потребителя.

• Процессный контекст: поставщики и входы, результаты и потребители, стартовые и завершающие события, регулирующие положения, используемые ресурсы и целевые показатели эффективности.

• Бизнес-транзакции, сопровождающие передачу работы между функциями и ролями внутри организации и между организацией, поставщиками и потребителями.

• Изменения состояний, описывающие преобразование продукции по мере прохождения ее сквозь процесс.

• Бизнес-события, происходящие вне и внутри процесса, а также действия и развилки в процессе, которые этими событиями активизируются.

• Декомпозиция, показывающая разбиение процесса на все меньшие и меньшие фрагменты работы от верхнего уровня процесса в целом до нижнего уровня задач.

• Ожидаемые показатели эффективности, детализирующие обязательства перед клиентом по предоставлению продукции или услуг, и показатели эффективности, установленные для процесса и измеряемые, чтобы убедиться, что обязательства перед клиентом выполняются.

• Структура организации и картина того, как различные функции и роли внутри организации компонуются для поддержки исполнения процесса.

• Функциональность информационных систем и то, как эта функциональность задействована в исполнении процесса.

Главный урок – всестороннее управление сквозным бизнес-процессом требует всестороннего понимания бизнес-процесса. Это понимание обязано выходить далеко за пределы того, как выполняется работа: оно должно также отвечать на вопросы, какая работа выполняется, когда, где, зачем и кем. В дисциплине BPM обязано найтись место для средств, способствующих такому всестороннему пониманию.