5.3.2. Организация информации о процессе

Когда информация собрана и проанализирована, перед командой встает задача организации и консолидации огромного объема данных. Для организации общего репозитория сегодня используются либо популярные средства моделирования, такие как Visio, либо более функциональные, такие как Casewise, либо компоненты, входящие в состав BPMS. Эти средства позволяют перевести собранную информацию в формат графических диаграмм с несколькими уровнями детализации (процессная декомпозиция) – подпроцессов, действий, задач. Но хотя они и позволяют изобразить потоки работ в понятном виде, их возможности в части проектирования новой схемы бизнеса ограничены.

Полноценные системы BPMS обеспечивают не только моделирование, но и управление правилами, потоками работ и эффективностью, генерацию приложений и работу с данными (через средства SOA). Их преимущество заключается в гибкости и в функциональности, которые не могут обеспечить программы, предназначенные только для моделирования. Используемый инструмент в значительной степени определяет состав команды, то, какие данные будут собираться, то, как они будут обрабатываться, и глубину детализации.

Но независимо от того, какие инструменты используются для моделирования, для сбора информации и анализа, проектная команда должна организовать информацию в логичный и понятный набор связанных документов и моделей, начиная с описания того, как бизнес работает сегодня – модели «как есть» и сопутствующей информации. В ходе разработки стратегии и плана проекта команда должна рассмотреть доступные инструменты и их возможности. По мере накопления информации и создания моделей необходимо решать вопросы их структурирования. Очень легко представить весь бизнес в виде одного большого процесса. Также очень легко сделать модель настолько сложной, что в ней никто не сможет разобраться. Конечно, стандарты моделирования и использование стандартной нотации, такой как BPMN, помогут справиться с этой проблемой, но для успешного взаимодействия команды с бизнесом в ходе разработки нового процесса критически важны структура и архитектура иерархии моделей и их компонент.

Пример: в прошлом для построения моделей процессов и потоков работ многие компании использовали Visio. Поскольку старые версии этого продукта не поддерживали BPMN, обычным делом было применение произвольных графических символов: людей, машин и т. п. Эти символы использовались без какой-либо системы, из-за чего при чтении диаграмм возникали сложности, особенно если тот, кто их создавал, покинул компанию.

Не менее актуальны требования совместимости и в отношении подробных описаний моделей и действий: времени, интенсивности, вероятности принятия того или иного решения, частоты ошибок, численности персонала, правил и т. д.