5.6. Содержание делопроизводства в деятельности спортивной организации

Делопроизводством называют деятельность, связанную с документооборотом и организацией работы с документами в процессе осуществления функций менеджмента. Система делопроизводства включает следующие рабочие операции:

– составление документов;

– обработку документов (прием, регистрация, контроль за исполнением, комплектование дел);

– хранение документов;

– использование документов.

Документы принято классифицировать по следующим группам:

• служебные и личные;

• внешние и внутренние;

• по наименованию (например, приказы, протоколы, акты и т. п.);

• индивидуальные и типовые;

• оригиналы и копии;

• долговременного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

В государственных спортивных организациях существуют структуры делопроизводственной службы, в функциональные обязанности которых входит: прием, регистрация, распределение документов, доставка их исполнителям, отправка исходящей корреспонденции, размножение документов, контроль за их исполнением, формирование и хранение дел, методическое руководство в подразделениях организации.

Правила оформления и составления служебных документов касаются как полей документа, так и набора определенных реквизитов, порядка и места их расположения. Реквизит – это обязательный элемент, присущий тому или иному виду документа. Их совокупность и установленная последовательность называется формуляром. Реквизитами документов могут быть: герб, эмблема, наименование организации, название документа, подпись, дата, резолюция начальника и т. п.

Служебная документация спортивной организации подразделяется на четыре основные группы:

? организационная;

? распорядительная;

? справочно-информационная;

? документы личного состава.

К организационным документам относятся положения и уставы, определяющие деятельность организации, а также инструкции, которые регулируют организационные, технологические, финансовые и другие стороны работы спортивной организации. Разновидностью инструкций является должностная инструкция, которая разрабатывается на основе типовой и включает три основные раздела: «должностные обязанности», «квалификационные требования» и раздел «должен знать». Должностная инструкция разрабатывается начальником организации и должна давать ответы на следующие вопросы: цель и задачи работы должностного лица, кем он назначается и кем может быть освобожден от должности, какими документами он должен руководствоваться в работе, перечень его функциональных обязанностей, права, ответственность.

К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения, решения. Приказ может издаваться только руководителем учреждения в следующих случаях: во исполнение директивных указаний вышестоящих организаций, по собственной инициативе, по инициативе структурных подразделений. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой части излагаются факты и соображения, являющиеся основанием для приказа, во второй – предписанные действия, которые начинаются со слова «приказываю» с указания исполнителей, затем указываются эти действия, далее сроки исполнения. Распоряжение издается так же, как и приказ, единолично, но не начальником организации, а его заместителями. Этот документ также имеет две части, но распорядительная часть начинается со слова «предлагаю». К решениям относятся правовые акты, принимаемые в коллегиальном порядке. Текст решения также состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Вторая часть документа начинается со слова «решил (и)». Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа (коллегии, совета и т. п.), которые не вправе менять текст.

К числу документов справочно-информационного характера относятся: деловые письма, служебные и докладные записки, справки, протоколы. Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, заседаниях, конференциях и т. п. В нем отражаются выступления участников прений, принятые решения. Текст состоит из двух частей: вводной и основной. Первая содержит название документа, дату, список присутствующих и заканчивается повесткой заседания. Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили по каждому вопросу заседания. Вопросы к докладчику фиксируются в разделе «выступили». Протокол подписывается председателем и секретарем.

К документам личного состава относятся личные карточки и личные дела работников, приказы руководства по личному составу. Личная карточка заводится на всех работников организации на основании приказов. В личное дело входят документы: опись документов, заявление о приеме на работу, направление или представление, анкета, листок по учету кадров, автобиография, документ об образовании, выписки из приказов по данному работнику. Приказы по личному составу оформляются на бланках учреждения, а его пункты располагаются в следующем порядке: назначение на должность, принятие на работу, освобождение от работы, предоставление отпуска. Каждый пункт начинается с фамилии, затем указывается должность работника, наименование подразделения, действия, предписываемые приказом.

Поступающие в организацию документы должны проходить регистрацию и индексацию. Регистрация – это запись необходимых сведений о документе, с проставлением индекса и даты. Индексация – это проставление порядкового номера документа и условных обозначений, указывающих место исполнения и хранения. Индекс документа состоит из индекса дела по номенклатуре и номера регистрации. Например, индекс 03–12/4 означает следующее: 03 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре, 4 – порядковый номер данного документа при регистрации.

Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел, заводимых в организации на год. Она служит указателем индексации документов и дел, определяет систему хранения и использования документов. Заключительным этапом делопроизводства является подготовка дел к сдаче в архив учреждения для последующего хранения и использования. В архив сдаются дела после установленного срока хранения в подразделениях по описям и номенклатуре дел. До передачи в госархивы документы, подлежащие хранению, находятся в архивах организаций 5 лет, а материалы по личному составу должны храниться в течение 40 лет.