Второй шаг. Обработка информации

Обдумайте накопленную информацию. Это главное правило работы всей системы. Делайте это регулярно, чтобы ее не скапливалось слишком много. Для обработки информации задайте себе несколько вопросов.

• Это решаемо? В зависимости от ответа либо удалите этот пункт («не решаемо»), либо переместите в один из других списков. Полезную информацию, с которой ничего не нужно делать, например рецепт или интересную статью, сохраняйте в отдельном месте. Вещи, которыми вы хотите заняться в далеком будущем (выучить японский, написать книгу), переносите в список «Когда-нибудь», чтобы они не занимали место среди «Следующих действий».

• Можно ли завершить дело за один шаг? В GTD все, что требует больше одного шага, называется проектом. Если у вас во «Входящих» есть несколько связанных задач, создайте для них отдельный проект. Добавьте его название в свой список «Проекты» и выберите одно действие для добавления в «Следующие».

• Займет ли дело больше двух минут? Если нет, выполните его сразу же. Это быстрее, чем добавлять его в список следующих задач или делегировать кому-то. Если на выполнение дела нужно больше времени, подумайте, можете ли его сделать только вы или можно его кому-то передать.

• Можно ли его кому-то делегировать? Если да, делегируйте. Когда нужно отследить выполнение, перенесите пункт в «Лист ожидания». Если делегировать задачу нельзя, добавьте ее в свой календарь или в список «Следующие».

• Есть ли конкретный срок выполнения? Если да, добавьте это в свой календарь. Не записывайте туда все, что хотите сделать за день. Вносите только то, что нужно сделать обязательно: визит к стоматологу, совещание, перелет. Если конкретного срока нет, перенесите дело в «Следующие действия».