Искусство видеть одно и то же одновременно

Наглядные материалы не только хорошо запоминаются. Точно отображая идеи, они способствуют установлению взаимопонимания между людьми. Так как на стратегических совещаниях обсуждаются комплексные и неоднозначные адаптивные проблемы, часто непонятно, как и с чего начать. Правильное использование наглядных материалов во многих случаях является наилучшим способом помочь группе перейти непосредственно к решению вопросов и начать продвигаться вперед.

Визуальные элементы стратегического совещания

Самые распространенные визуальные элементы, использующиеся специалистами в стратегических совещаниях, можно условно разделить на фиксированные (созданные заранее) и стихийные (создаваемые в процессе). Это могут быть:

• заранее подготовленные материалы, такие как слайды, постеры, раздаточный материал или графики;

• базовые формы – шаблоны, разработанные для прохождения участниками определенной последовательности действий;

• концептуальные материалы – визуальные модели, которые структурируют совещание и увязывают отдельно взятые проблемы с глобальной задачей; могут быть простыми, как, например, графики, или сложными, как системные диаграммы;

• макеты – чертежи или другие изображения рабочего варианта идей и решений; могут быть набросками или тщательно проработанными материалами, заранее подготовленными или созданными в процессе совещания;

• материалы, фиксирующие происходящее: флипчарты, графическая фиксация, фотографии и цифровые интерфейсы (такие как «Вики»), которые фиксируют и сохраняют информацию в режиме реального времени;

• интерактивные заметки: любой графический интерфейс, используемый для поиска и создания идей в режиме реального времени, такой как построение ассоциаграмм, эскизное представление или импровизированная роспись стен.

Как мы уже упоминали в предыдущей главе, историю стратегического мышления можно отследить посредством запоминающихся визуальных матриц. Матрица БКГ, модель пяти сил конкуренции Портера и три горизонта роста Маккинзи – это идеи, которые можно быстро изобразить схематически, применить к текущей ситуации и ознакомить с ними других участников.

В истории о Toyota Financial Services мы рассказывали о современной визуальной схеме под названием «макет бизнес-модели» и ее девяти составляющих. Этот макет больше всего напоминает пазл, по которому видно, как элементы складываются в единую взаимосвязанную систему. Модель называется макетом в том смысле, что вы используете ее для визуального изображения вашей будущей собственной бизнес-модели.

Вероятно, группе будет непросто решить такую сложную задачу, как разработка бизнес-модели. Ведь в нее входят такие элементы, как структура затрат, пользовательские сегменты, каналы сбыта и потоки поступлений дохода. Макет стимулирует людей выражать свои идеи четко и ясно и показывать, каким образом они соотносятся друг с другом. Без наглядной схемы большинство будет бесцельно переходить от одного пункта к другому в длинном списке проблем и при этом не придет к соглашению ни по одному из них.

«Самый главный урок, полученный мной за последние три года, это то, что наглядные материалы не просто удобная штука, – говорит Александр Остервальдер, один из авторов книги “Построение бизнес-моделей”. – При проведении стратегических совещаний они являются главным фактором воздействия визуальных средств. С их помощью можно легко понять схему создания бизнес-модели и объяснить этот процесс другим людям. При проведении семинаров я всегда вижу разницу между ситуациями, когда люди просто разговаривают и когда они используют наглядные материалы».

Еще одним широко распространенным способом использования визуальных элементов в стратегических совещаниях является графическая фиксация. Она заключается в зарисовке ключевых моментов по мере их обсуждения и выставлении их на всеобщее обозрение. При надлежащем исполнении такая наглядная запись приносит гораздо больше пользы, чем просто ведение записей по ходу совещания. Участники получают полную и оперативную обратную связь. Они понимают, что их идеи были услышаны. Это снижает стрессовость ситуации и делает их более восприимчивыми к идеям других людей. Ключевые моменты и идеи становятся видимыми и понятными. Повышается вероятность того, что в дальнейшем к ним обратятся вновь. Большинство таких графических изображений делается от руки, что привносит в совещание теплоту и человечность, а это, в свою очередь, создает атмосферу открытости. При этом визуальную запись совещания можно сохранить, и в будущем это поспособствует дальнейшему обсуждению проблемы больше, чем аналитические записи и отчеты.

«Визуальные материалы притягивают взгляд – и вовлекают в происходящее», – рассказывает Гретхен Гшейдл, руководитель отдела исследований в Herman Miller, компании – производителе товаров для организации рабочего места. Гретхен часто использует графическую фиксацию при проведении стратегических совещаний. «Я не раз вводила таким образом в курс дела людей, которые отсутствовали на первом дне семинара, в особенности, сотрудников, приехавших из международных отделений, – говорит Гретхен. – Наглядные изображения помогают им почувствовать себя участниками событий прошедшего дня, а не просто отвлеченно слушать, как я рассказываю о мероприятии».

Автор популярных книг «Визуальное мышление. Как продавать свои идеи при помощи визуальных образов»[9] и «Бла-бла-бла. Что делать, когда слова не работают»[10] Дэн Роэм большую часть своего времени проводит, помогая организациям «начертить» выход из сложных ситуаций. При этом он использует способ, который называет методом салфетки (это визуализация идеи с помощью салфетки и карандаша). «Основная идея заключается в том, что мыслительный процесс протекает иначе, если он происходит не только в моем мозгу, – говорит Роэм. – Мы все становимся участниками одного мыслительного процесса, как бы разделяем его. Если мы выражаем процесс мышления с помощью изображений, то он становится более предметным и заставляет нас размышлять о проблеме определеннее».

Его подход, как и многие визуальные методы, основан на теории распределенного познания, в которой доказывается, что в группах мыслительный процесс отличается от мыслительного процесса отдельной личности. Когда вы переносите идеи из голов участников на бумагу, стратегическое обсуждение становится более предметным и эффективным.