4. Подготовьте место действия

Едва войдя в помещение для проведения стратегической сессии, вы по многим малозаметным признакам сразу же сможете представить себе варианты развития событий. Зал оборудован для проведения открытого диалога или пассивного слушания? Расположение столов и стульев подчеркивает иерархическое положение участников или нивелирует его? Небольшие штрихи в обстановке указывают на тот факт, что это особое, а не рутинное мероприятие? В этом помещении люди будут осуществлять совместную деятельность или просто заниматься одновременно несколькими делами, сидя рядом?

Большинство людей осознают это в течение нескольких секунд, просто посмотрев на оформление помещения. К сожалению, то, что предстает перед их глазами, зачастую не вызывает прилива вдохновения.

Организаторы совещаний без устали задают себе один и тот же вопрос: «У нас имеется все необходимое?» Разработчики стратегических совещаний задаются другим вопросом: «Где и каким образом мы можем создать подходящую среду для осуществления творческого взаимодействия?» Они щепетильно подходят к выбору места проведения совещания, а затем прилагают много усилий, чтобы модифицировать его под свои нужды. Они создают условия для использования практик визуального мышления в процессе совещания. А еще они уделяют особое внимание мелочам.

Возможно ли подготовить место действия при любом бюджете и в любом месте, отвечающем базовым характеристикам (список базовых характеристик представлен ниже)? Это возможно, если взять на себя личную ответственность за создание определенной среды, в которой участники будут работать. Разработчики стратегических совещаний делают это не в качестве любезности со своей стороны, а потому что знают по опыту, что подготовка места действия в значительной мере влияет на конечный результат.

Какое первое впечатление вы хотите произвести на людей?

Заходя в помещение, отведенное для проведения стратегического совещания, его участники начинают соотносить свои ожидания с увиденным. Какие мысли и эмоции вы хотите вызвать у них именно в этот момент? Хотите ли вы разжечь их любопытство или вселить в них чувство уверенности? Хотите ли, чтобы они сфокусировались на чем-то одном, или нужно, чтобы они мыслили как можно шире? Оформление помещения должно способствовать возникновению настроя, который полностью отвечает целям совещания.

Какие недостатки можно превратить в преимущества?

В процессе разработки стратегического совещания вам неизбежно придется столкнуться с некоторыми ограничениями и недостатками. В этом случае используйте творческий подход и превратите их в преимущества. Когда у Джервейса Томпкина из компании Gensler было в запасе всего полдня для решения множества серьезных задач, он и его команда намеренно выбрали подход в формате «либо да, либо нет». Чтобы подчеркнуть характер совещания, команда придумала для него название «Черное и белое» и выбрала черно-белую цветовую гамму как для материалов, так и для одежды участников.

Какие визуальные материалы помогут вашей группе «увидеть» решение проблемы?

Людям проще прийти к согласию по многим вопросам, когда они все вместе одномоментно в прямом смысле слова видят одну и ту же картинку. Разные виды графических интерфейсов, от флипчарта, интерактивной доски Smart Board до зарисовок и макетов, могут помочь вам в этом деле. При проведении совещания можно использовать несколько видов визуальных материалов, но участники, как правило, пользуются одним или двумя.

Какие мелкие детали окажут большое влияние на совещание?

Великие разработчики знают, что незначительные детали часто определяют восприятие ситуации или продукта пользователем. Примером тому может служить расположение хирургических инструментов при проведении операции или издаваемые смартфоном звуки, когда вы ставите его на зарядку. Внимательно посмотрите на подготавливаемое вами место действия и спросите себя: «Какие небольшие детали можно привнести, чтобы доставить удовольствие участникам и обеспечить их полную вовлеченность в совещание?»

Ключевая практика № 1

Создайте свое пространство

Большинство общепринятых мест для проведения совещаний невзрачны и плохо подходят для целей творческого взаимодействия. Мы можем и, более того, мы должны добиться большего.

Покиньте неудачное место

При выборе помещения для проведения совещания лучше всего подыскать место, где можно отвлечься от ежедневных дел и забот. Творческие прорывы редко происходят в том же самом зале совещаний, где до этого проводился анализ бюджета или проектное планирование. Если вы все-таки вынуждены проводить совещание в привычном и абсолютно не вдохновляющем месте, сделайте все возможное для его трансформации. Помещение должно подчеркивать важность и отличие данного совещания от других.

Начните с подходящего помещения со свободной планировкой

Необходимо найти помещение с требуемыми базовыми характеристиками. Лучший вариант – помещение со свободной планировкой, способствующей возникновению творческого взаимодействия. С осторожностью используйте вычурные и замысловатые элементы. Базовые характеристики включают как минимум подходящий по размеру зал и достаточно свободного пространства для генерирования идей и обмена ими.

Стремитесь к естественному освещению

Результаты исследований доказывают, что пациенты быстрее выздоравливают в палатах с окнами. В любом помещении дневной свет оказывает огромное влияние на настроение и бодрость участников. Это основное требование к помещению, если продолжительность совещания – полдня и больше. При выборе помещения некоторые организаторы мероприятий будут утверждать, что естественное освещение не имеет большого значения, и направят вас в ближайшую пещеру. Не ходите туда!

Адаптируйте помещение к целям встречи

Как только вы найдете подходящее помещение со свободной планировкой, подумайте, каким образом его можно трансформировать с учетом стоящих перед вами целей и задач. Иногда для этого полезно придумать основную тему, лозунг совещания. При подготовке стратегического совещания по вопросам перспектив дистрибьюторов компании Amway команда разработчиков сделала акцент на трех темах. Для каждой было отведено собственное место: кафе, кинозал и мастерская. Когда участники переходили из одного места в другое, новая обстановка соответственно настраивала их либо на диалог, либо на восприятие информации, либо на генерирование новых идей.

«Комната 101»

Выберите помещение, подходящее:

• по размеру – в котором не чувствуешь себя стесненно или как в пещере;

• по форме – позволяет быть на виду и видеть всех;

• по площади – которое подходит как для пленарных, так и для секционных заседаний (они могут проходить либо в отдельных комнатах, либо в одной) и имеет достаточно свободного пространства;

• по наличию окон – впустите в помещение солнечный свет!

С возможностью трансформаций в плане:

• мебели – там должны быть переносные сборные комплекты мебели, устанавливаемые по необходимости;

• рабочих поверхностей – у участников должно быть место, где можно писать, машинально чертить или рисовать, а также набрасывать идеи на бумаге;

• свободного места на стенах – там должно быть достаточно места, чтобы повесить постеры, временные графики, таблицы и другие материалы, которые постоянно должны быть видны.

А также без отвлекающих факторов и комфортную в плане:

• мест для сидения – они должны быть удобными;

• температуры – регулируемой и установленной на оптимальном уровне;

• акустики – все должны друг друга хорошо слышать, не должно быть отвлекающего фонового шума;

• минимальных отвлекающих факторов – никаких излишеств в виде психоделических ковров, безвкусных предметов искусства, куч складированного хлама и никакого интенсивного движения за окном.

Ключевая практика № 2

Используйте визуальные средства

Наш мозг усваивает изображения лучше, чем текст. Воспользуйтесь визуальными материалами, чтобы помочь вашей группе быстрее генерировать новые идеи.

Подкрепите слова визуальными средствами

Никогда не следует одновременно слушать презентацию и читать текст на экране. Результаты исследований показали, что наш мозг на может полноценно работать в таком режиме. Вместо этого включите в презентацию слайды или изображения, иллюстрирующие ваше выступление. Использование текста должно быть сведено к минимуму.

Используйте визуальные схемы, чтобы было видно целое и его составляющие

Иногда при обсуждении сложных тем участники рассуждают либо слишком отвлеченно и обобщенно, либо углубляются в обсуждение деталей. Чтобы избежать ситуации, когда из-за леса не видно деревьев или наоборот, придумайте или найдите подходящие визуальные схемы. Их задача заключается в том, чтобы участники видели, как их идеи связаны с решением глобальной задачи. Эта схема должна быть на виду в течение всего совещания.

Наглядно изобразите и представьте на всеобщее обозрение ключевые моменты обсуждения

Когда ключевые моменты наглядно отображены, они с большей вероятностью останутся в памяти участников, и те обратятся к ним вновь по прошествии времени. При условии, что идеи участников будут услышаны и отображены подобным способом, для них окажется проще оставить прошлое в прошлом и сконцентрироваться на настоящем моменте.

Фиксируйте продвижение к цели

Наглядное изображение ключевых моментов также позволяет участникам ощутить прогресс в достижении цели. Они в прямом смысле слова видят возникающие с течением времени договоренности и новые идеи. Не следует перегружать стены записями мельчайших подробностей. Тщательно отберите визуальные материалы (например, зарисовки на ватмане, заполненные таблицы, перечень договоренностей), которые будут содействовать успешному проведению совещания и способствовать возникновению у участников ощущения продвижения вперед.

Визуальные элементы стратегической сессии

При разработке стратегической сессии подумайте, где, когда и как вы можете использовать визуальные средства:

• заранее подготовленные материалы, такие как слайды, постеры, раздаточный материал или графики;

• базовые формы – шаблоны, разработанные для прохождения участниками определенной последовательности действий;

• концептуальные материалы – визуальные модели, которые структурируют совещание и увязывают отдельно взятые проблемы с глобальной задачей; могут быть простыми, как, например, графики, или сложными, как системные диаграммы;

• макеты – чертежи или другие изображения рабочего варианта идей и решений; могут быть набросками или тщательно проработанными материалами, заранее подготовленными или созданными в процессе совещания;

• материалы, фиксирующие происходящее: флипчарты, графическая фиксация, фотографии и цифровые интерфейсы (такие как «Вики»), которые фиксируют и сохраняют информацию в режиме реального времени.

• интерактивные заметки: любой графический интерфейс, используемый для поиска и создания идей в режиме реального времени, такой как построение ассоциаграмм, эскизное представление или импровизированная роспись стен.

Ключевая практика № 3

Уделяйте особое внимание мелочам

При разработке совещаний находите удовольствие в деталях. Участники обязательно заметят и оценят тот факт, что мельчайшие детали процесса тщательно проработаны.

Избавьтесь от всех факторов, отвлекающих внимание

В большинстве случаев мы используем любой предлог для переключения внимания. Чтобы избежать этого, необходимо заранее обеспечить участников необходимыми для работы материалами, техническими средствами и оборудованными рабочими местами. Также необходимо очистить помещение от складированных по углам расходных материалов или любого другого хлама, убедиться, что в выбранной комнате не слышен шум близлежащей стройки или дороги. Помещение не должно напоминать ни холодильник, ни раскаленную духовку. И никаких запахов еды до наступления времени обеда!

Побалуйте своих гостей

Люди, которые чувствуют себя комфортно и ощущают, что о них заботятся, становятся более открытыми и лучше воспринимают другие точки зрения. Помочь участникам совещания расслабиться может вкусная, правильно подобранная еда, уютное помещение с замечательным видом из окна или небольшой, уместный в данной ситуации подарок.

Все должно быть согласовано

Если совещание посвящено экологической устойчивости, не надо предлагать воду в пластиковых бутылках. Если на повестке дня стоит налаживание взаимодействия между подразделениями организации, откажитесь от большого стола для переговоров и вообще всего того, что разделяет людей. Если разговор идет о смелых планах по дальнейшему развитию компании, то предпочтительнее провести совещание в месте, которое не напоминает о прошлом.

Все таблицы должны быть соответствующего размера

Очень сложно понять идею, если она представлена на крохотном клочке бумаги. Размер таблиц и других рабочих материалов должен соответствовать количеству работающих с ними участников. Для одного-двух человек подойдет формат А4 или немного больше. Для группы из трех-четырех человек нужна таблица размером от 28 на 44 см до 1,2 на 2,4 м.

Рассмотрите вариант с нетрадиционным местом проведения сессии

Большинство стратегических сессий проводится в офисных зданиях или отелях. Но стоит рассмотреть менее очевидные варианты. Мы проводили стратегические совещания в ночных клубах, на круизном лайнере, в VIP-ложе бейсбольного стадиона, в галерее искусств и даже в монастыре. Несмотря на то что выбор нестандартных мест потребует больших усилий в плане логистики, они несут в себе элемент сюрприза и подчеркивают тему совещания.

Фиксируйте этапы совещания в виде «граффити» на стенах

Одним из эффективных способов использования механизма обмена знаниями является наглядная запись в хронологической последовательности всех важных тенденций и событий. На стратегическом совещании по вопросу долгосрочных инвестиций команда Фонда Рокфеллера представила хронологию событий за десять лет, приведших к возникновению этой сферы деятельности. Команда проекта также предложила участникам дополнить картину историями из своего опыта, наподобие создания граффити на стенах. Это позволило участникам представить свою деятельность как часть общей картины.

Создайте звуковую дорожку

При разработке стратегических совещаний меньше всего внимания уделяется музыке. Между тем, она может создавать у участников ощущение продвижения вперед, а также разбивать совещание на части. Необходимо подобрать мелодии, гармонирующие с общим настроем совещания и культурными особенностями группы участников.

Поддерживайте связь с внешним миром

Бывает, что организации функционируют изолированно и замкнуты лишь на себе. Один наш коллега на стратегическом совещании по вопросу работы с клиентами помог его участникам выйти за границы этого замкнутого пространства таким образом: во время перерывов он включал запись звонков, поступающих в контактный центр, в качестве фонового «белого шума». Джервейс Томпкин из Gensler сделал нечто похожее. Он поставил в зале вырезанные из картона фигуры в человеческий рост значимых для совещания персон, которые на нем не присутствовали. Этот шаг помог преодолеть известный феномен, о котором говорится: «С глаз долой, из сердца вон».

Используйте «графические руководства»

Деятельность небольших групп будет более продуктивной при наличии у них наглядных таблиц (макетов) или карт процесса. Консалтинговая группа Grove называет их «графическими руководствами». Разнообразные руководства в большом количестве представлены на сайте компании (www.grove.com). Их можно использовать либо в готовом виде, либо как источник вдохновения для создания собственных «графических руководств».

Придумайте свой фирменный знак!

Иногда имеет смысл создать для совещания фирменный знак. Он не должен быть замысловатым или дорогостоящим. Для этой цели вполне подойдет логотип. Создание наглядного изображения темы совещания или соответствующая цветовая гамма помогут объединить все части вашей программы.

Не переусердствуйте с игровыми элементами

Раздача участникам игрушек, таких как йо-йо, пластилин и т. п., может быть очень милым штрихом, помогающим создать творческую атмосферу. Но при этом также возникает риск превратить совещание в нечто несерьезное. Несмотря на то что творческий подход к решению проблем подразумевает наличие игрового элемента, далеко не всегда для этой цели подходят игрушки. Постарайтесь придумать другие способы стимулировать творческое начало присутствующих.

Скотт Дорли и Скотт Уитхофт «Создайте пространство: как подготовить почву для креативного сотрудничества» (Make Space: How to Set the Stage for Creative Collaboration), изд-во Wiley, 2012. Два автора выполнили очень почетный и очень сложный проект – спроектировали здание Института дизайна в Стэнфорде. В этой книге рассказывается о приемах создания рабочих мест, способствующих творческому процессу.

Нэнси Дуарте «Slide: ology. Искусство создания выдающихся презентаций»[29]. Ценное руководство по созданию увлекательных, а не скучных слайдов и других материалов, в которое входят уроки как для новичков, так и для профессионалов.

Стивен Фью «Покажи мне цифры: создание таблиц и графиков» (Show Me The Numbers: Designing Tables and Graphs to Enlighten), изд-во Analytics Press, 2012, и «Теперь вы можете это увидеть: простые методы визуализации для количественного анализа» (Now You See It: Simple Visualization Techniques for Quantitative Analysis), изд-во Analytics Press, 2009. Замечательный обзор методов визуализации данных, основанный на фундаментальных работах Эдварда Тафти и представленный в доступной форме.

Дональд Норман «Дизайн привычных вещей»[30]. В своей работе, посвященной классическим ошибкам дизайнеров, Норман проникает в тайну того, почему вещи либо вызывают у нас восторг, либо доводят до отчаяния.

Гарр Рейнольдс «Искусство презентаций. Идеи для создания и проведения выдающихся презентаций»[31]. Книга-бестселлер рассказывает об эффективном способе донесения материала презентации до аудитории за счет достижения большей простоты и использования повествовательной формы изложения и наглядных материалов.

Дэн Роэм «Бла-бла-бла. Что делать, когда слова не работают». В своей первой книге «Визуальное мышление»» Роэм показал, как простые наброски могут ускорить процесс нахождения креативных решений. Эта книга более детально описывает, как визуальное мышление способствует возникновению продуктивного диалога между участниками совещания.

Дэвид Сиббет «Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы»[32]. Дэвид Сиббет – отец визуальной фасилитации, которая заключается в визуальном запечатлении в режиме реального времени групповых обсуждений и дискуссий. В его книге описываются основные методы данного процесса и много полезных для проведения стратегических совещаний приемов.