Следующий шаг – адаптируйте помещение под собственные нужды

Как только вы нашли подходящее место со свободной планировкой, необходимо модифицировать его под собственные нужды. Часто для этого необходимо придумать основную тему, лозунг или девиз совещания.

Помните ребят из Amway? Драфт и ее команда получили редкую возможность привлечь группу лидеров к выявлению потребностей дистрибьюторов компании. Несколько десятков руководителей из различных подразделений организации прилетели в Чикаго с четырех континентов для участия в двухдневном мероприятии. В процессе подготовки к встрече команда провела исследования 20 основных трендов – от урбанизации и появления новых развивающихся рынков до изменения роли женщины в обществе. Учитывая огромный объем информации, они понимали, что сложность и многообразие затронутых тем может привести к переутомлению участников. Кроме того, члены команды сильно сомневались, что у участников нашлось время внимательно прочитать материалы предварительной рассылки.

Так что команда начала мероприятие с погружения участников в ознакомление с материалами «вживую». Именно для этого предназначались три зоны – кафе, кинозал и мастерская.

Команда Драфт разделила участников на три группы по восемь человек и каждой отвела свою зону. В кафе Expertista, оформленном в стиле местной кофейни, участники в неформальной обстановке общались с тремя приглашенными экспертами по вопросу социально-экономических изменений. (С целью улучшения взаимодействия между участниками пленарное заседание также проводилось в этой зоне.) В кинозале участники, расположившись в удобных креслах, смотрели записи выступлений на конференции TED (Тechnology Entertainment Design – Технологии, развлечения, дизайн) на тему новых моделей ведения бизнеса. В мастерской участники с ножницами и клеем в руках трудились над созданием тематических коллажей из тщательно отобранных статей и картинок из журналов. Так команда Amway использовала не одну, а три темы для начала совещания и сделала самую сложную часть – информативную – более увлекательной.

Далеко не всегда есть возможность пользоваться такой свободой действий. Иногда приходится работать в условиях жестких ограничений. В этом случае еще важнее проявить креативность.

Джервейс Томпкин, глава архитектурной компании Gensler, однажды получил необычный заказ: помочь команде клиента разработать проект по дизайну нового комплекса административных зданий не как обычно – за месяц, а всего за четыре часа.

Не располагая большим запасом времени для дискуссий, зато имея в наличии длинный список задач, команда Gensler придумала забавный способ оптимизировать совещание, на котором требовалось быстро принять конкретные решения. Они придумали фирменное название для совещания «Черное и белое», исключив таким образом возможность использовать какие-либо оттенки серого. При проведении совещания участников попросили активно и достаточно быстро обсудить каждый пункт повестки дня, проголосовать по принятому решению и двигаться дальше. Чтобы подчеркнуть характер совещания, все материалы, подготовленные к нему, а также оформление помещения, были выполнены в черно-белой цветовой гамме. Дресс-код команды в этот день? Только черное и белое. Тема двух цветов помогла подготовить место для проведения результативного совещания – привнеся чуточку юмора, чтобы снизить уровень стресса.

Но иногда подготовка места действия означает отказ от привязки к конкретному помещению. Наш коллега Имонн Келли однажды получил задание помочь руководителям отдела продаж справиться с глобальными переменами в их сфере деятельности. В течение многих лет наиболее ходовой товар компании занимал почти монопольное положение на рынке. А прибыль, получаемая компанией от его продажи, была достаточно велика. Но когда срок действия патента на продукт истек, специалисты по продажам столкнулись с жесточайшей конкуренцией на рынке.

Чтобы помочь им справиться с новой реальностью, Келли решил переместить руководителей из привычного пространства – в прямом и переносном смысле. Он отправил их в образовательное путешествие. На пути «студентам» предстояло сделать восемь остановок, во время каждой из которых они получали урок, как справляться с текущей ситуацией. Четвертой остановкой было казино. Там руководители очень скоро обнаружили, что терпят унизительное поражение в покере от актрисы Мими Роджерс, которая оказалась искусным игроком.

Роджерс позволила «студентам» ощутить, на что похожа непредвиденная, нарастающая конкуренция. «Она показала им, что в ситуации, когда количество игроков увеличивается, динамика за игровым столом полностью изменяется, – говорит Келли. – Когда игроков больше, то шансы выиграть при каждой раздаче сильно уменьшаются, так что в стратегию игры и блефа также необходимо вносить изменения». Урок был достаточно понятным, и руководители быстро его усвоили.

В процессе подготовки места для вашего следующего стратегического совещания помните, что люди становятся все более взыскательными и требовательными к среде своего обитания. (Подумайте, сколько ресторанов, курортов и крупных торговых центров изменились за последние 20 лет.) Эта волна повышенных ожиданий докатилась уже и до деловых совещаний. Мы сами видим, что организаторы и участники совещаний все чаще отказываются от «стерильных», ничем не примечательных залов заседаний, которые все еще используются в бизнес-среде. Рано или поздно наступит время, когда лишь очень немногие готовы будут рассматривать возможность проведения важного стратегического совещания в таких унылых местах.