Отвлекающие цифровые факторы

Технологии окружают нас повсюду – их невозможно игнорировать. Мы постоянно подключены сразу к нескольким устройствам и средствам общения – электронная почта, смартфоны, ноутбуки, интернет, социальные сети и даже старый добрый телевизор. Технологии – настоящая благодать в нашей работе, они предоставляют простой доступ к гигантским объемам информации; помогают анализировать данные, чтобы докопаться до сути проблемы; позволяют выстраивать тесные отношения и связи по всему миру и предоставляют плодородную почву для взращивания новых идей и инноваций. Технологии – явление замечательное! Однако ни для кого не секрет, что у них есть «побочные действия». Многим из нас сложно ясно мыслить и сосредоточиться посреди нескончаемого цифрового шума: напоминания, сигналы, уведомления, вибро. Причем все эти отвлекающие факторы такие соблазнительные: «Еще одно видео на YouTube», «Интересно, сколько лайков набрал мой пост на Facebook», «Какая любопытная новость!» Вспомните собственный опыт: как часто вы отвлекаетесь от важных дел, чтобы прочитать сообщение или поискать что-то в интернете?

Исследование 2005 года для компании Hewlett-Packard, специализирующейся на вычислительных технологиях, проведенное под руководством Гленна Уилсона, психолога из Королевского колледжа Лондона, было посвящено воздействию технологий на производительность работников[138]. Опираясь на информацию, полученную от 1000 участников, исследователи пришли к выводу, что, когда нас отвлекают от дел входящие электронные письма и телефонные звонки, IQ падает на 10 пунктов, что, как ни странно, более чем в два раза превышает падение IQ после курения марихуаны (4 пункта).

В своем крайнем проявлении «гиперподключенная» среда уничтожает способность концентрировать внимание, разрушает душевное равновесие и резко снижает уже упомянутую производительность. Непрерывное «подключение» приводит к информационным перегрузкам, рассеянности, синдрому дефицита внимания и гиперактивности, а также цифровой деменции (когда излишнее использование технологий ослабляет когнитивные способности). В 2014 году глобальное исследование под названием «Тенденции человеческого капитала», проведенное компанией Deloitte, пришло к следующим выводам[139].

Результаты исследования Deloitte (2014)

Вследствие «непрерывного подключения», 24/7, «перегруженный сотрудник» стал обычным явлением в сегодняшних компаниях. 65 % бизнес-лидеров называют эту проблему «животрепещущей» или «важной».

57 % респондентов считают, что их компании не способны помочь руководителям справиться со сложными задачами, а сотрудникам – управлять информационным потоком.

Несмотря на то что они считают перегрузки сотрудников серьезной проблемой, 44 % респондентов признались, что пока «не готовы» решить этот вопрос, то есть не знают, что делать.

Тенденции, выявленные Deloitte, подтверждаются массой других недавних исследований, которые демонстрируют пагубное для производительности воздействие технологий. Согласно отчету по интернет-тенденциям за 2013 год, составленному фирмой Kleiner Perkins Caufield & Byers, пользователи мобильных устройств проверяют свои телефоны по 150 раз в день (даже не верится!)[140]. 57 % случаев прерывания работы вызваны общением и такими социальными инструментами, как электронная почта, мессенджер, социальные сети или миллионом открытых окон автономных приложений[141]. Еще более тревожные открытия сделал в 2014 году невролог Ларри Розен. Его исследование показало, что среднестатистический офисный работник может сосредоточенно работать над тем или иным заданием только в течение семи минут непрерывно, а затем открывает новую вкладку в браузере либо проверяет Facebook или другие сети[142].

ИНФОМАНИЯ

Современные гаджеты и девайсы дают доступ к умопомрачительному объему информации всего за один клик. Джонатан Спира, автор книги Overload! («Перегрузка»), тщательно исследовал опасность чрезмерного информационного воздействия на человеческий мозг. Он обеспокоен тем, что «для размышлений в течение среднестатистического дня остается слишком мало времени. Вместо этого информация – зачастую в форме электронных писем, ответов, новостей, сайтов, RSS-каналов, блогов, вики-страниц, мгновенных сообщений, эсэмэсок, твитов и видеоконференций – бомбардирует и притупляет наше восприятие». Статистики, которую предоставил Спира, более чем достаточно, чтобы заставить задуматься[143]:

Информационная перегрузка – факты и цифры

• Информационная перегрузка обошлась американской экономике почти в $1 млрд в 2010 году.

• 94 % участников исследования в тот или иной момент переживали информационный шок и доходили до временной недееспособности.

• 66 % работников интеллектуального труда считают, что им не хватает времени, чтобы справиться со всей работой.

• 58 % государственных чиновников тратят половину рабочего дня на систематизацию, удаление и сортировку информации, что обходится бюджету почти в $31 млрд.

• Чтение и «обработка» всего ста электронных писем может занять больше половины рабочего дня.

• Многие переписки по электронной почте, которые тянутся днями и неделями, можно было бы решить в течение пятиминутного разговора по телефону.

• На каждых сто человек, которых по какой-то неведомой причине ставят в копию электронных писем, тратится по восемь часов.

• После 30-секундного прерывания работы нужно до пяти минут, чтобы снова сосредоточиться на задаче.

• Интеллектуальные работники тратят всего 5 % дня на размышления. Информационная перегрузка снижает способность управлять своими мыслями и идеями, а также быть креативным и инновационным.

Источник: Spira, J., Overload (John Wiley & Sons, 2011).

Слишком много информации и отвлекающих факторов при отсутствии времени для размышления могут нанести серьезный ущерб производительности, энергии и вовлеченности. «Хайтек-прибамбасы», окружающие нас, из помощи превращаются в помеху, прерывая состояние потока, в который мы входим во время работы, и мешая сосредоточиться на важных задачах. Более того, осмысление чудовищных объемов информации занимает львиную долю сознания, и остается слишком мало место для креатива и проактивного мышления. Вместо того чтобы мудро использовать наши ментальные способности, обдумать идеи, оценить возможности, управлять мыслями и планировать, мы испытываем жгучую потребность использовать новую информацию, чтобы «избавиться от нее». То есть мы реагируем на информацию. И в результате этого быстрого реагирования допускаем ошибки или принимаем неверные решения, потому что не уделяем время рациональному и объективному осмыслению данных.

МИФ О МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ

Современные девайсы и софтверы разработаны таким образом, чтобы помочь человеку выполнять несколько задач одновременно. Зачем делать что-то одно, когда можно сделать сразу четыре или пять дел? Однако многозадачность – не самая рациональная стратегия. Она может сработать, если речь идет о небольших, фрагментированных задачах, которые не требуют много внимания, но совершенно не подходит для креативной работы, абстрактного мышления, обучения или глубокого изучения предмета. По сути, то, что мы называем многофункциональностью, или многозадачностью (на самом деле это «мультипереключение», перепрыгивание с одной задачи на другую), есть не что иное, как пустая трата времени и внимания.

В 2006 году нейропсихологи американского Университета Вандербильта обнаружили, что, когда мозг вынужден реагировать больше чем на одну задачу одновременно, возникает «проблема выбора реакции»[144]. Респонденты, которым поручили выполнить два простых задания одновременно, испытали значительное торможение мозговой активности. Им понадобилось на 30 % больше времени и они допустили в два раза больше ошибок по сравнению с теми, кто выполнял те же задачи последовательно. Переключение с одной задачи на другую приводит к задержкам во времени и потере энергии, пока мозг сообразит, за какую задачу взяться. Делая выбор, он должен отключить когнитивные правила по предыдущей задаче, а затем включить правила по новой задаче. За это вынужденное «переключение скоростей» люди расплачиваются своим здоровьем. Пока мозг лихорадочно переключается туда-обратно (как когда вы пытаетесь написать электронное письмо и при этом разговариваете по телефону и читаете текст), он страдает. И чем больше задач добавляется, тем тяжелее, потому что каждая задача конкурирует за истощимые ресурсы мозга. Что в сухом остатке? Опустошенность и раздражение.

Не знаю, как вам, а мне сложно сохранять спокойствие и собранность, занимаясь несколькими делами одновременно. Напряжение возрастает до такой степени, что потом нужно много времени, чтобы снова войти в колею. Исследование 2007 года, проведенное Microsoft Research и Иллинойским университетом, продемонстрировало, что работникам нужно по меньшей мере 15 минут, чтобы вернуться к работе над непростой задачей, если их отвлечет даже такая мелочь, как уведомление о новом электронном письме[145]. Чем сложнее задача, от которой вас отвлекли, тем сложнее снова вернуться к ней. Суммируйте среднее количество прерываний в течение дня, от которых плавятся мозги, и станет очевидно, почему вам бывает тяжело сосредоточиться.

Люди намного более производительны, если занимаются одним делом. Это не значит, что многофункциональность исключается как таковая. Иногда возникают срочные дела, которые не терпят отлагательств, и приходится немного попотеть. Так что время от времени многофункциональность – необходимое зло. Включайте ее, когда это необходимо, но не превращайте в стандартный метод работы. И всегда уделяйте сто процентов внимания и ментальных ресурсов задачам с высоким приоритетом.

Отказ от многофункциональности, если она не в ваших интересах, требует усилия. Работая над стратегическим планом, не поддавайтесь искушению проверить сообщения, зайти в твиттер или быстренько ответить на письмо. К счастью, существует масса полезных инструментов и приложений, призванных избавить вас от многозадачности и отвлечений, когда вы занимаетесь важным делом (см. ниже).

Упражнение 8.2: сосредоточиться, фильтровать, забыть

Есть масса методов, которые можно использовать, чтобы не отвлекаться на технологии и информационные перегрузки. Я поклонник подхода «сосредоточиться, фильтровать, забыть», который помогает мне вернуться к делу.

1. СОСРЕДОТОЧИТЬСЯ

• Выделите время для размышлений. Запланируйте время в течение дня, когда вы не позволите себе отвлекаться. Решите сами, сколько это займет, – допустим, всего полчаса или целых два часа – в зависимости от потребностей. К примеру, если вам лучше думается днем, то запланируйте время для размышлений после обеда.

• Выключить все. Предупредите свою команду, когда у вас намечено время для сосредоточенной работы. Выключите смартфон и ноутбук, уберите их подальше. Закройте электронную почту и все вкладки, чтобы направить все внимание на одну важную для вас задачу.

• Разберитесь с почтой. Если на письмо можно ответить за две минуты, сделайте это сразу. Что касается писем, которые требуют больше времени и каких-либо действий, отметьте их флажком или как непрочитанные, чтобы вернуться к ним позже. При необходимости можно ответить: «Я отвечу вам, как только появится возможность». Удалите все неактуальные письма сразу же, чтобы они не захламляли почту, и перешлите другим сотрудникам те, с которыми они лучше справятся. Уведомьте всех, что вы отказываетесь отвечать на письма, где вас поставили в копию, и установите в настройках автоматический фильтр, чтобы такие письма попадали в отдельную папку, которой вы займетесь, когда появится свободное время. Наконец, объясните своей команде и другим людям, какие письма вы согласны получать, а от каких можно воздержаться.

2. ФИЛЬТРОВАТЬ

• Применяйте правило 80/20. Фильтруйте медийные источники, чтобы получать ту информацию, которая действительно важна. Составьте список 20 % лучших сайтов / блогов / лент твиттера / журналов / новостных сайтов / дискуссионных форумов, которые дают 80 % самого интересного и актуального контента. Это те источники, которые нужно отслеживать. Остальные – в корзину.

• Избавьтесь от мусора. Заблокируйте спам и отмените подписку на все ненужные рассылки, чтобы они не создавали «цифровой шум» вокруг вас. Если медиаисточник не давал вам никакой ценной информации за последние полгода, то пора с ним распрощаться. Подпишитесь на бесплатную службу unroll.me. Она сканирует входящую почту в поисках электронной рассылки и дает возможность либо отказаться от подписки за один клик, либо раз в день собирать ее в одно общее письмо.

• Наведите порядок. Заведите в компьютере папки с именами и упорядочьте свои закладки в интернете, чтобы их легко было найти, переслать или архивировать. Выработайте регулярную привычку распределять информацию по файлам, чтобы отвлекающие факторы не накапливались. Постарайтесь заниматься этим ежедневно.

• Изучите технологии. Воспользуйтесь приложениями или софтверными инструментами, чтобы не отвлекаться ни на что лишнее.

• Антисоциальные: программа блокировки социальных сетей.

• Няня: блокировка определенных сайтов на браузере.

• Управляемый доступ к вкладкам в браузере: ограничивает количество вкладок, открытых в одном окне Google Chrome.

• Свобода: блокирует интернет на компьютере на определенный период (это замечательно, когда вы работаете над задачей, не требующей интернета).

• Тайм-аут: приложение для Mac, которое напоминает о необходимости делать 10-минутный перерыв каждые 50 минут, а также 10-секундные «микроперерывы» каждый десять минут.

3. ЗАБЫТЬ

• Отключите уведомления. Измените настройки на телефоне или компьютере, чтобы не получать уведомлений о сообщениях и напоминаниях. Выделите особое время в течение дня, чтобы просмотреть их.

• Киберперерыв. Если дело дошло до того, что вы чувствуете перегрузку, попробуйте отключить всю технику в течение определенного времени или даже на весь день. Оторвите себя от компьютера и займитесь делами, не связанными с технологиями. К примеру, поговорите с коллегой, вместо того чтобы отправить электронное письмо; напишите письмо от руки, вместо того чтобы набирать его на ПК.