Правило № 53 Разбивайте текст на абзацы

Хочу предложить вам базовый формат для составления толкового, лаконичного электронного сообщения. Это удобный формат – но далеко не единственный. А вообще главное в сообщении – чтобы оно приближало вас к Следующему шагу.

Обратите внимание, что в строке «Тема сообщения» озвучена дата события, которое будет намеченным Следующим шагом в развитии отношений, а первая же фраза основного текста упоминает конкурента адресата или просто известную ему компанию.

Тема: Встреча 19 апреля

MAXWIDGET

Наша компания давно и успешно сотрудничает с предприятиями Вашей отрасли, в том числе с MaxWidget. Мой босс посоветовал мне встретиться с Вами и обсудить ваши планы по переоснащению системы оборудования в следующем году.

Я мог бы приехать к Вам в офис 19 апреля к 14:00 – будет ли удобно это время?

Искренне Ваш,

Майк Конуэй

www.retooler.org

978-555-0555 (рабочий)

978-555-5550 (мобильный)

978-555-5050 (домашний)

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ВСТРЕЧИ 19 АПРЕЛЯ В 14:00.

Как видите, человек, получивший и прочитавший такое письмо, не рискует неправильно истолковать его, заблудиться в длинных абзацах, остаться в недоумении относительно изложенной в нем просьбы. И подчеркну, что все послание уместится даже на маленьком экране.

Самое важное в сообщении сконцентрировано в его начале и конце. Если читатель что-нибудь и пропустит, то, скорее всего, вне фокуса его внимания останется текст, идущий сразу после слова MaxWidget. Человеческий мозг игнорирует то, на что не направлен луч нашего внимания. Так давайте же учитывать это. То есть: размещайте наиболее значимый материал в начале и конце письма, а менее значимые подробности пусть занимают среднюю его часть. На практике же часто происходит обратное: люди сочиняют многословные послания и хоронят самую важную информацию в глубине длиннющего абзаца. Вот пример такого письма:

Тема: Ваша прибыль взлетит

Ваша прибыль обязательно взлетит к небесам, когда Вам станет известно, что мы сотрудничали со многими ключевыми игроками вашей отрасли, и в том числе с MaxWidget. Вот почему мой босс предложил мне встретиться с Вами. Когда Вам было бы удобно пообщаться? Может быть, прямо на следующей неделе? Дайте мне знать.

Майк Конуэй

Отдел продаж

Retooler

Почувствовали разницу?

Первое сообщение представляет собой образец, который я настойчиво рекомендую взять на вооружение.

Второе сообщение относится к тому сорту посланий, которого надо избегать как чумы. Бездарный заголовок в строке «Тема». Просьба о Следующем шаге не сформулирована. Ключевая информация (название фирмы-конкурента) упрятана в середине текста. Не приводится ни одного телефонного номера. В конце сообщения нет ничего, что привлекло бы внимание читателя. И хотя все письмо не такое уж длинное, почему-то кажется затянутым и расплывчатым.

Итак, будьте кратки и следуйте «правильному» образцу при написании электронных посланий. Особенно когда вы только завязываете отношения и пытаетесь добиться хоть какого-то интереса к своему предложению.