Рекомендации по управлению временем собраний

Обсуждайте только пункты повестки дня. В ходе собрания руководитель должен придерживаться запланированной повестки дня и времени, отведенного на каждый ее пункт.

Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Даже если обсуждаемые темы пересекаются, по каждому из вопросов должен быть подведен четкий итог.

Заканчивайте точно в срок. Люди более склонны придерживаться пунктов повестки, когда знают, что время обсуждения ограничено. Очень многого можно добиться гораздо быстрее, если у людей есть стимул – скорый уход из конференц-зала. Будет замечательно, если вы сможете завершить собрание несколькими минутами раньше срока, но ни в коем случае не задерживайте участников дольше, чем было обещано.

Приглашайте нужных людей и отпускайте по мере необходимости. Приглашать на собрания имеет смысл только тех, кто действительно нужен, не опасаясь оскорбить тех, кто не попал в список приглашенных. Аналогично, не следует задерживать участников, вопросы которых уже решены. Присутствующим наверняка есть чем заняться, а значит, лучше их отпускать, как только будет обсужден пункт повестки, имеющий к ним прямое отношение.

Позвольте людям перевести дух. Бывает, что для достижения наибольшей результативности нужно сделать внеплановый перерыв, или же просто снять напряжение хотя бы шуткой.

Избегайте совещаний, следующих одно за другим. Планируйте время на то, чтобы отдышаться, собраться с мыслями, обдумать решения предыдущего собрания и подготовиться к следующему.