Подготовка к собранию

• Каким должен быть результат этого собрания?

• Кто должен присутствовать?

• Какие основные вопросы, что второстепенно?

• Как лучше построить собрание?

• Какова структура собрания?

• Сколько времени можно выделить на собрание?

• Что необходимо подготовить – отчеты, анализ?

• Имеют ли сотрудники информацию о целях, вопросах, времени собрания?

• Что случится, если мы не проведем это собрание?

• Сообщайте цель.

• Определяйте задания и действия.

• Придерживайтесь регламента.

Ведение собрания

• Делайте вступление к теме.

• Поощряйте дополнения.

• Наблюдайте за обсуждением: используйте полномочия своей должности для контроля.

Принятие решения

• Принимайте решения и постановления.

• Проверяйте понимание и согласие следовать принятому решению.

Действие

• Подводите итоги.

• Представляйте краткий план действий.

• Определяйте/распределяйте ответственность за выполнение.

Тайм-менеджмент собраний

• Максимальной длительностью собрания считается 30-40 минут;

• Время рассмотрения одного вопроса не должно превышать 15 минут;

• Оперативное и инструктивное собрание не должно длиться более 10-15 минут;

• Собрание-«летучка» проводится, как правило, в течение 5-10 минут;

В ходе достаточно длительного собрания рекомендуется делать перерывы, иначе через два часа у участников наступит период «отрицательной активности».