Совет 4. Функциональная модель

Постройте функциональную модель компании, отображающую ее организационную структуру. Пропишите в ней основные функции компании, их взаимосвязь и ответственных за выполнение.

Функции стоит прописать, даже если вы в одном лице и бухгалтер, и начальник производственного цеха, и логист, и продажник, и маркетолог, и генеральный директор. Это нужно, чтобы понимать, как функционирует бизнес.

Вновь отошлю вас к курсу «Малый бизнес на автопилоте», где даны разные инструменты и примеры по выстраиванию функциональной модели.

Как минимум нарисуйте функции и роли. Если хотите раскрыть потенциал бизнеса и увидеть картину происходящего, вот пошаговая инструкция для создания функциональной модели.

1. Нарисуйте роли, которые есть в бизнесе: бухгалтер, менеджер по работе с клиентами и т. д.

2. Пропишите, кто какие роли выполняет. Например: «здесь я», «здесь снова я», «здесь тоже я», «Василий занимает три должности: он – водитель, менеджер по работе с клиентами и еще ведет бухгалтерию». Один человек может выполнять сразу несколько ролей, как и одну роль – несколько человек.

3. Напротив каждой роли перечислите ее функции, то есть стандартные процедуры. Например, функции бухгалтера: выставление счетов, проверка поступления оплат, пояснения по финансовым нестыковкам, уплата налогов И Т. д.

Когда это сделаете, прояснится функциональная структура компании – и вы поймете, как что в ней работает.

Здесь можно провести аналогию с автомобилем, в котором множество приборов: спидометр, тахометр, датчики, счетчик километража, индикатор масла и т. д. Глядя на них, вы понимаете, что и как работает.

То же самое в бизнесе: когда появляется схема, все процессы становятся явными. Сразу видно, кто играет свои роли неправильно и какие функции необходимо перераспределить.

Если увидите, что на каком-то участке работа неэффективна, можно передать полномочия другому человеку. Нанимая нового сотрудника, проанализируйте слабые места, какие функции выполняются не так – и поручите ему разобраться.