Повестка дня

Пять минут: хорошие новости. Начинайте каждую встречу с перечисления хороших новостей, как личных, так и профессиональных. Обмен хорошими новостями, связанными с работой, создает благоприятную атмосферу и помогает поддерживать общий настрой – хорошие новости приводят к хорошим результатам. Хорошие новости личного характера позволяют команде взаимодействовать на личном уровне, выражать свою благодарность и просто от души смеяться. Смех снимает напряжение и переводит мозг в альфа-состояние, подготавливая команду к обсуждению важных задач и принятию решений на текущую неделю. Кроме того, это позволяет контролировать психологическое состояние сотрудников. Если сотрудник не сообщает хороших новостей несколько недель подряд, руководителю стоит в личной беседе поинтересоваться, все ли у него в порядке.

10 минут: приоритеты. Обсудите статус красного, зеленого и суперзеленого показателей (рассматриваемых в главе «Приоритеты») и обсудите любые отставания от прогресса. Также проанализируйте показатели, не обсуждаемые на ежедневных встречах.

10 минут: обратная связь с клиентами и сотрудниками. Потратьте это время на обсуждение обратной связи. Какие проблемы возникают ежедневно? Что говорят люди?

 ПРИМЕЧАНИЕ. Мысленно проведите линию. Первые 25 минут – разминка для мозга, позволяющая обсудить приличное количество внешней и внутренней информации, чтобы заметить тенденции в работе компании. Следующие 35–65 минут отведите на использование коллективного разума команды для работы и принятия важных решений.

30–60 минут: одна-две темы. Полностью сконцентрируйте внимание и коллективный разум команды на одном или двух ключевых вопросах. Выберите вопросы, основываясь на тенденциях, формирующихся в ходе ежедневных обсуждений, прогресса по приоритетным направлениям, данным от сотрудников и клиентов, а также на наблюдаемых новых проблемах и перспективах. Если компания хочет рассмотреть возможное сотрудничество, назначьте обсуждение на это время. Если в ближайшем времени ожидается важное событие и необходимо принять ряд решений, сделайте обсуждение по этому вопросу приоритетным. В Gazelles Верн иногда заранее знает тему встречи. В остальных случаях он либо рассылает повестку дня по почте вечером перед встречей, либо тема возникает сама во время обсуждения. Если у вас есть ряд приоритетных направлений на квартал, еженедельная встреча дает возможность каждый квартал рассматривать несколько из них.

Кто, что, когда. Уделите несколько минут на подведение итогов «Кто, что и когда планирует делать» и разошлите всем полученные данные.

Заключительная фраза. Завершая еженедельную встречу, попросите каждого из ее участников подвести итоги, сказав заключительное слово или фразу. Это производит впечатление формального окончания встречи и позволяет понять, что думают и чувствуют люди по ее поводу. Если вы понимаете, что некоторые вопросы или конфликтные ситуации остались нерешенными, продолжите встречу.

 ПОДСКАЗКА. В наилучшем варианте еженедельные встречи должны заканчиваться до обеда (как в случае OTG) или «счастливого часа», чтобы руководители могли обсудить затрагиваемые на встрече вопросы в неформальной обстановке. Именно в такие моменты зачастую принимаются по-настоящему эффективные решения.

 ПОДСКАЗКА. Те, кто участвует в форумах исполнительных директоров, могут заметить, что еженедельные встречи проходят аналогично: с формальным учетом присутствующих, темой для обсуждения и заключительной фразой.