Принцип Рокфеллера № 3: ритм встреч

3. Установленный ритм общения увеличивает скорость и точность обмена информацией.

• Все сотрудники участвуют в ежедневных совещаниях продолжительностью не более 15 минут

• Во всех отделах проходят еженедельные встречи

• Руководители и менеджеры среднего звена выделяют день для встречи по обмену опытом, обучению и совместному решению важнейших вопросов

• Ежеквартально и ежегодно руководители и менеджеры среднего звена встречаются за пределами работы для обсуждения решений по четырем областям

Такой ритм встреч разработан с целью поддержания последовательного общения в условиях стратегии решения приоритетных задач и улучшения показателей, а именно:

1. Ежедневное обсуждение. Встреча на 5–10 минут, посвященная обсуждению тактических задач и внесению обновлений. Она поможет избежать мелких неприятностей и оперативно реагировать на непредвиденные обстоятельства. Как правило, ежедневное обсуждение позволяет всем сотрудникам сэкономить около часа времени ненужного обновления почты и перерывов. Обсуждаемые вопросы закладывают основу для еженедельного совещания.

2. Еженедельная встреча. Длящееся 60–90 минут обсуждение прогресса по квартальным приоритетам, в ходе которого команда обдумывает решения по одной или двум основным задачам. Также можно обсудить данные о ситуации на рынке, полученные от клиентов, сотрудников и конкурентов. Повторяющиеся темы для обсуждения определяют повестку ежемесячной встречи.

3. Ежемесячная встреча менеджмента. Встреча на полдня или весь день, на которой присутствуют топ-менеджеры (руководители), менеджеры среднего звена и работающие непосредственно с клиентами, для взаимного обучения и обсуждения одного или двух ключевых вопросов. Это может потребовать несколько часов. Встреча предназначена и для передачи опыта (знаний, ценностей и подхода к работе) от руководящего персонала среднему звену.

4. Ежеквартальные ежегодные встречи. Проводятся за пределами работы и длятся от одного до трех дней. В их рамках руководители совершенствуют инструменты развития и определяют задачи на следующий квартал/год. Ежеквартально руководство сообщает сотрудникам новые планы организации во время 45-минутной встречи.

• ежегодная встреча определяет стратегии и приоритеты на текущий и последующие годы;

• ежеквартальная встреча разделяет долгосрочные приоритеты на несколько небольших, которые компания может выполнить;

• ежемесячная встреча рассматривает большие вопросы или перспективы, связанные со стратегическим направлением;

• еженедельное собрание основывается на соблюдении поставленных приоритетов, и в его рамках обсуждаются данные от клиентов, сотрудников и конкурентов, влияющие на ежеквартальное и ежегодное планирование;

• ежедневное обсуждение отслеживает прогресс и определяет преграды на пути выполнения стратегических задач.

Давайте подробнее рассмотрим каждый вид встречи, изучив структуру, время и повестку дня. Кроме того, попытаемся понять, почему проведение подобных встреч может закончиться неудачно и как этого избежать.