Таблица процессуальной ответственности (ТПО)

В третьем одностраничном инструменте – таблице процессуальной ответственности (ТПО) – указывается список ответственных за процессы, от которых зависит бизнес, и то, как каждый из этих процессов будет измеряться для обеспечения устойчивого функционирования.

К примеру, процессы могут быть такими: разработка и запуск продукта, определение круга потенциальных клиентов и завершение сделок, привлечение, наем и адаптация новых сотрудников, выставление счетов и сбор платежей. Почти все они охватывают различные функции, требующие координации действий, которые с разрастанием компании становятся все сложнее.

Чтобы упорядочить эти процессы, мы настоятельно рекомендуем компаниям реализовать принципы бережливого производства – практики управления, изобретенной в Toyota, легко применимой для обслуживания бизнеса в производственной компании (неслучайно Эрик Рис назвал свою книгу «Бережливый стартап»[17]).

Бережливое производство – это подход к разработке процесса, который направлен на устранение времени, затрачиваемого на не добавляющие ценности мероприятия. Используя практику бережливого производства, Джордж Стэплтон из Research Data Design (RDD) понял, что улучшил производительность кол-центров на 28 % за неделю; Джеффу Буту, сооснователю и СЕО BuildDirect из Ванкувера, удалось значительно уменьшить время, необходимое для привлечения нового поставщика стройматериалов на свой сайт; Майк Джаггер сэкономил 60 тысяч долларов расходов на IT, только начав внедрять бережливое производство в Provident Security; Кен Сим, соучредитель отмеченной наградами франшизы Nurse Next Door, смог справиться с увеличением бизнеса на 100 % в 2008 году без найма новых сотрудников в штаб-квартиру.

Мы так оптимистично относимся к бережливому производству, потому что уверены: любая компания, полностью подстроившаяся под эту методику, будет лидировать в своей отрасли. А те, кто думают, что бережливость аналогична чрезвычайно сложному и дорогому подходу к улучшению качества (так называемые «Шесть сигм»), могут расслабиться. Бережливое производство хотя и требует больших изменений в мышлении, для существенных улучшений использует всего несколько очень простых инструментов.

Ниже мы подробнее расскажем, как лидеры средних компаний, которые мы только что упомянули, внедряли бережливое производство. Затем поясним, как нужно заполнять ТПО.

Сила экономии

Джон Стэплтон, основатель исследовательской организации RDD, имеющей в штате 500 человек, которая трижды попадала в список 500 быстрорастущих компаний журнала Inc, был первым СЕО, обратившим наше внимание на принципы бережливости как мощный инструмент для развития небольших предприятий. Он применил их так успешно, что его предыдущая компания получила приз Northwest Shingo за инновационные внедрения принципов бережливого производства.

Если вы все еще сомневаетесь, что бережливое производство подходит для вашего бизнеса, Стэплтон подчеркивает: «Я внедрил принципы бережливости в своем кол-центре, где сотрудники работают за 10 долларов в час, и производительность повысилась на 28 % за неделю».

Один из ключевых моментов бережливого производства – объективное моделирование и измерение производительности, а также устранение дорогостоящих ошибок с помощью простых визуальных систем. В случае Стэплтона его команда использовала цветные бланки – так было проще убедиться, что во время каждой кампании было опрошено нужное количество респондентов.

Безупречность операций

«Одна из вещей, которую компания может контролировать на любом рынке, – это безупречное качество операций. Нужно просто избавляться от “мусора” в системе», – отмечает Джефф Бут, сооснователь и СЕО BuildDirect. Применяя такой подход, Бут значительно сократил время на привлечение каждого нового поставщика на свой сайт по продаже стройматериалов.

Бут обратился за помощью к Гаю Парсонсу, сотрудничавшему с Джимом Вомаком в Институте бережливости (Lean Institute). Он также записал пятиминутное интервью с Парсонсом, чтобы объяснить своей команде и другим, как они используют принципы бережливости.

Ликвидация мусора

«Бережливость считает мусором все в компании, за что не хочет платить клиент, – объясняет Майк Джаггер, СЕО компании Provident Security из канадского Ванкувера. – Поэтому нашей первой задачей было распределить расходы в две колонки: те, которые добавляют ценность для наших клиентов, и те, которые этого не делают».

«Например, мы вкладываем огромные суммы в IT-технологии, необходимые нам для бизнес-мониторинга, который имеет ценность для наших клиентов, – продолжает Джаггер. – Тем не менее клиентов не волнует, каким хостингом мы пользуемся для электронной почты, поэтому мы отменили запланированное обновление серверов и всей компанией перешли на Gmail».

В первый год экономия на оборудовании и программном обеспечении, управлении и поддержке составила около 60 тысяч долларов. «Теперь у нас есть еще один большой инструмент, помогающий смотреть на бизнес совсем иначе», – говорит Джаггер о принципах бережливого производства.

Скучающие бухгалтеры

Кен Сим прислал нам лишь часть впечатляющих результатов Nurse Next Door после первого года внедрения бережливого производства, среди них – рост бизнеса на 100 % за год при уменьшении количества сотрудников головного офиса на восемь человек. Это огромная чистая прибыль в производительности.

Наглядный пример: Норин, бухгалтер по начислению заработной платы в Nurse Next Door, работала по вечерам и выходным до внедрения принципов бережливого производства. Годом позже она заканчивала работу вдвое быстрее, получая вдвое больше денег. Когда Норин упомянула на совещании, что ей нечем заняться, руководство команды предложило ей приводить себя в пример, чтобы стимулировать других сотрудников реализовывать принципы бережливости. Nurse Next Door теперь делится этими методами со своими франчайзи, чтобы они могли работать над развитием своего бизнеса, а не просто просиживать время за зарплату.

Парсонс, как и Сим, предупреждает, что бережливость не означает, что вы избавляетесь от людей. Вы избавляетесь от мусора. Перераспределяя время и силы, ваши люди уйдут от траты энергии впустую и направят ее на обслуживание клиентов, что поможет росту продаж и развитию бизнеса.

Благодаря бережливому производству Nurse Next Door удалось дополнительно удвоить доходы кол-центра, не увеличивая численности персонала и понизив взносы с франчайзинговых партнеров; упростить рабочий процесс для привлечения франчайзи (что принесло больше денег); почти до нуля снизить уровень запасов товара, так что франчайзи нужно гораздо меньше капитала, чтобы начать свой бизнес; оптимизировать процесс привлечения новых партнеров.

Сим добавляет: «Раньше привлечение одного франчайзингового партнера в квартал казалось сложной задачей. Теперь мы добавляем по два в месяц, а можем – до пяти, не прикладывая дополнительных усилий. Более того, внедрение принципов бережливого производства стало основной (но не единственной) причиной, по которой мы и наши партнеры процветаем в этот сложный экономический период».