5.1. Среда и факторы управления организацией

В процессе жизнедеятельности любая организация взаимодействует со многими другими организациями, осуществляет информационный обмен, обмен материальными и людскими ресурсами с различными объектами, не входящими в ее состав. Как самостоятельная единица общественной социальной системы организация имеет определенный набор связей со средой. Применение системного подхода к исследованию социальных организаций возможно, когда организация рассматривается как открытая система. Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Когда организация рассматривается как открытая система, она органично вписывается во внешнее окружение и считается ее подсистемой. Здесь окружение организации не является пассивным, и его можно определить как совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые связаны с одной или более системными единицами организации так, что изменение одного или нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что в свою очередь приводит к изменению одного (или более) свойства внешних объектов.

Любая организация функционирует во внешней среде. Из внешней среды она берет ресурсы, необходимые для ее функционирования, и во внешнюю среду она отдает созданные ею продукты – результаты своей деятельности.

В соответствии с этой простой концепцией функционирование организации состоит из трех взаимосвязанных процессов (рис. 1.4):

• получение ресурсов из внешней среды;

• преобразование ресурсов (трансформационный процесс) – изготовление продукта ее функционирования (товара, услуги);

• передача продукта во внешнюю среду (оказание услуги).

Рис. 1.4. Организация как система переработки и использования ресурсов

В данном случае организация выступает как процессор, где к ресурсам прикладывается человеческий труд в соответствии с определенными технологиями, активно используются внутренние коммуникации. Переработанные ресурсы поступают на выход системы и передаются во внешнюю среду; в качестве одного из путей передачи ресурсов может быть выделена система сбыта готовой продукции. Между входом и выходом системы (организации) должен постоянно поддерживаться баланс, а именно: ресурсы, потребляемые на входе, должны трансформироваться по мере их реализации внутри системы и приниматься внешней средой в виде, необходимом для осуществления адекватного обмена. При этом часть ресурсов остается внутри организации, где они исчезают в процессе потребления или накапливаются. Другая часть ресурсов должна найти определенную нишу во внешней среде, которая примет переработанные ресурсы (например, они должны быть проданы) в обмен на другие, подаваемые на вход системы. Для выживания организации и достижения ею своих целей такой замкнутый цикл должен осуществляться постоянно.

Таким образом, все социальные системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт – это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.

Одной из ключевых категорий управления поэтому является категория среды организации. Среда организации – это наполнение ее пространства. Применительно к видам организационного пространства она делится на внутреннюю и внешнюю среду. Эта среда представляет собой совокупность субъектов и сил (факторов), активно действующих и влияющих на положение и перспективы организации, на эффективность управления. Как дальше будет показано, основная часть усилий по сбору управленческой информации посвящена изучению среды и ее составляющих.

Внутренней средой (или средой прямого воздействия) называется совокупность элементов и факторов, оказывающих непосредственное и немедленное влияние на организацию; другие элементы и факторы образуют внешнюю среду (или среду косвенного воздействия).

Во внешней среде выделяют макро- и микросреду. Макросреда включает в себя факторы широкого социального плана и преимущественно косвенного воздействия: политические, правовые, экономические, демографические, географические, национальные, социокультурные, информационные, научно-технические, технологические и другие факторы. Ни один из них не замыкается для субъекта управления на одно или несколько юридических (и тем более физических) лиц, а представляет собой факторы системного, общего действия.

Основными компонентами макросреды организации являются:

международная обстановка (глобализация, международные факторы, определяющие поведение организации на мировом рынке);

право (правовое регулирование в стране, правовые факторы, отражающие законодательную систему взаимодействия организаций);

политика (политическая система и политические процессы, определяющие стабильность политической обстановки в стране);

экономика (состояние ее экономики, социально-экономические факторы, характеризующие структуру экономики страны и уровень развития отдельных секторов рынка);

социальная среда (социальная структура и культура);

природа (природная среда и ресурсы, природные факторы, вызывающие колебания спроса на различные виды товаров и услуг);

инфраструктура (ее транспорт, связь, коммуникации и т. д.);

технология (научно-технические факторы, влияющие на использование новых технологий в управлении и производстве товаров, ее технологическое развитие);

экология (экосистема);

форсмажорные обстоятельства (природные, стихийные, техногенные и антропогенные происшествия и катастрофы).

Микросреда представлена отдельными субъектами (конкретными организациями, группами и отдельными лицами), имеющими непосредственное (прямое) отношение к данному субъекту управления и его возможностям. Микросреда подразделяется на:

• элементы и факторы, не контролируемые организацией (включая других субъектов взаимодействия – конкретных поставщиков, посредников, потребителей, конкурентов);

• элементы и факторы, в определенной степени контролируемые руководством организации (выбор и коррекция сферы деятельности, определение целей, качество и инструментарий управления в организации, общий уровень используемых технологий, профессионализма и культуры персонала и др.). Степень контролируемости этих элементов и факторов коррелирует со степенью самостоятельности учреждения;

• элементы и факторы, подконтрольные конкретным подразделениям организации.

Взаимодействуя с факторами микросреды, субъект управления, даже если не контролирует их, способен контролировать и регулировать отношения с ними; по крайней мере он в силах выбрать на рынке тех субъектов, с которыми ему предстоит налаживать отношения. Поэтому изучать микросреду можно или применительно к конкретному субъекту рынка, или в самом общем плане, на уровне моделирования.

К основным компонентам микросреды организации относятся: потребители, поставщики и посредники, конкуренты, контрагенты в целом, то есть все люди и организации, с которыми организация осуществляет взаимодействие в процессе своей деятельности (субъекты государственного и муниципального управления, банки, налоговые службы, службы безопасности, службы ЖКХ, научные и учебные учреждения, политические и общественные организации и др.).

Определение целей управления организацией обусловлено в значительной мере факторами управления, то есть теми условиями, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации и вызывают необходимость принятия управленческих решений. В качестве фактора управления могут выступать процесс, явление, событие в различных сферах человеческой жизни и деятельности, которые оказывают влияние на деятельность организации.

Принято различать следующие виды факторов управления организацией: общие и частные; внешние и внутренние; объективные и субъективные; прямого и косвенного воздействия. Общие факторы имеют значение для всех направлений, сфер деятельности организации, присущи всем подразделениям, филиалам организации. Частные факторы важны только для некоторых направлений, сфер деятельности организации или для отдельных ее подразделений.

Внешняя среда организации формирует внешние факторы, которые оказывают существенное влияние на деятельность и функционирование организации и вызывают необходимость принятия управленческих решений.

Внешние факторы характеризуют влияние внешней среды, в условиях которой организация осуществляет свою деятельность. На них организация влиять не может, или это влияние оказывается весьма незначительным.

К важнейшим внешним факторам управления относятся:

• степень политической стабильности, направленность внутренней политики государства;

• научно-технический уровень, который во многом определяет основные составляющие процесса производства товаров;

• экологические условия труда;

• численность и квалификация трудовых ресурсов;

• уровень культуры населения, проявляющийся, в частности, в традициях, привычках, предпочтениях одних товаров и отрицательном отношении к другим;

• общее состояние и существующие тенденции в экономике страны (общеэкономический спад или подъем экономики);

• развитие инфраструктуры (энергетики, транспорта, дорожного хозяйства, связи и телекоммуникаций и т. д.);

• интернационализация экономики – степень участия в международном разделении труда, в инвестиционных потоках, сальдо экспорта и импорта и т. д.;

• геополитическое положение государства, экономика и политика сопредельных государств;

• складывающаяся внутриполитическая ситуация;

• экономический рейтинг и экономический потенциал государства;

• существующие в стране технологические уклады, их значение для экономики;

• демографическая ситуация в стране (состояние здоровья населения; его возрастная структура и т. д.);

• уровень образования и технологической культуры населения;

• социальная политика государства;

• характер международных политических, экономических и культурных связей;

• природные богатства страны, в частности разведанные полезные ископаемые;

• развитие и использование новейших технологий;

• особенности действующего законодательства, тенденции его развития;

• масштабы криминальной конкуренции, уровень экономической и иной преступности в стране, в частности степень коррумпированности высших государственных чиновников;

• интенсивность и характер стихийных бедствий, техногенных катастроф и т. д.

Факторы прямого воздействия связаны с деятельностью непосредственного окружения организации – ее поставщиков, партнеров, потребителей, обслуживающего банка, аудиторской фирмы, различного рода консультативных организаций. В составе данной категории факторов рассматривают обычно:

• место, занимаемое организацией в отрасли и (или) в регионе;

• платежеспособность потребителей продукции, клиентов организации;

• степень надежности, качество работы поставщиков сырья, комплектующих изделий и т. д.;

• уровень конкурентной борьбы в сфере деятельности организации и преобладающие конкурентные стратегии на рынке;

• отношение населения к деятельности организации;

• инновационные возможности, эффективность деятельности обслуживающего банка, консалтинговых фирм, обслуживающих организацию, и др.

Внутренняя среда – это все то, что находится «внутри» организации. Внутренняя среда – это совокупность характеристик организации и ее внутренних субъектов (сил, слабостей ее элементов и связей между ними), влияющих на положение и перспективы организации. К ним относятся миссия, стратегия, цели, задачи и структура организации, распределение функций (включая собственно управленческие), прав и ресурсов, интеллектуальный капитал (в том числе организационный и человеческий потенциал, обучаемость, ожидания, потребности и групповая динамика, включая отношения лидерства), стиль управления, ценности, культура и этика организации, а также системные модели взаимосвязей всех упомянутых характеристик.

Внутренняя среда оказывает самое непосредственное влияние на определение целей управления организацией, которое в значительной мере обусловлено факторами управления, то есть теми условиями, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации и вызывают необходимость принятия управленческих решений.

Внутренние факторы зависят прежде всего от организации работы самой организации, отражают культуру организации, ее ресурсный потенциал и его состояние, в частности, кадровый состав организации, уровень его профессиональной подготовки.

Важнейшие внутренние факторы:

• кадровый потенциал организации;

• уровень управления, квалификация руководителей и управленцев, их соответствие условиям деятельности организации;

• тип и степень развития корпоративной культуры;

• особенности складывающейся психологической атмосферы в организации;

• география и масштабы деятельности организации;

• используемые организацией технологии и конкурентные стратегии;

• деловой имидж организации;

• финансовые, материально-технические и иные ресурсы организации;

• структура производственного потенциала и т. д.

Наиболее четко позволяет представить внутреннюю структуру организации системный подход.

Для поддержания организационной системы в рабочем состоянии необходимо взаимодействие ряда внутренних компонентов организации, или ее структурных составляющих.

На рис. 1.5 показана упрощенная схема взаимодействия составных компонентов организации. Данная базовая модель позволяет понять структурные части организации и их системное взаимодействие. При этом системное взаимодействие внутри организации следует рассматривать как взаимозависимость шести внутренних подсистем (компонентов): целей организации, социальной структуры организации, технологий, персонала, или членов организации, управления и финансов.

Рис 1.5. Основные структурные компоненты внутренней среды организации

Цель. Ни одна организация (как формальная социальная структура, так и неформальное общественное объединение) не сможет сформироваться и тем более существовать далее, если не будет определена ее цель – то, ради чего организация формируется и будет действовать в дальнейшем. Определение цели может быть дано двояким образом – для внешних потребителей продукции организации и для ее собственных сотрудников, включенных в процесс функционирования.

Структура. Элемент, без которого не может существовать ни одна организация, – ее структура. Этим понятием описывается внутреннее строение организации, ее «морфология» или «архитектоника», наличие отдельных частей и соотношения между ними, степень жесткости/гибкости организационной конфигурации, типы взаимодействий между внутренними элементами. В литературе и управленческой практике выделяются три основных типа организационной структуры:

1) линейная;

2) функциональная;

3) адаптивная.

Технология. Очень часто «базисной» характеристикой организации, определяющей ее differentia specifica, является используемая технология, то есть способ преобразования сырья в искомые продукты и услуги. Этот элемент организации нередко воспринимается сотрудниками как некий механизм работы организации по превращению исходных предметов труда в итоговые результаты, корреспондирующие с целями деятельности организации. В истории можно выделить несколько уровней технологичности, которые проходило производство.

Финансы. Под финансами как элементом организации чаще всего понимаются не только денежные, но и другие ресурсы, которыми располагает или которые может привлечь организация для осуществления собственной деятельности. Ресурсы организации – это все ее средства: орудия и средства труда сотрудников, в том числе сам труд, время, территория, а также занимаемое пространство. Все ресурсы организации делятся на два компонента: ресурсы, предназначенные для преобразования; ресурсы, предназначенные для деятельности по преобразованию.

Управление. Рассматривая систему управления как элемент организации, мы в первую очередь должны обратить внимание, на решение каких задач она направлена и какие методы при этом используются. Современное понятие «управление» означает процесс координации различных деятельностей с учетом их целей, условий выполнения, этапов реализации. С функциональных позиций «управление» означает сознательную деятельность, направленную на обеспечение трех видов деятельности (сознательной и неосознанной) объекта управления и организации в целом: получение ресурсов извне; преобразование полученных ресурсов в продукт деятельности (приведение организации в готовность к оказанию услуг); передачу продукта во внешнюю среду (оказание услуги).

Главной задачей управления является мобилизация внутренней среды организации, ее усилий на такое преобразование выделенных ресурсов, которое наиболее полно удовлетворит потребности внешней среды.

Персонал. С точки зрения управления организацией важнейшей составной частью ресурсов организации становится персонал, или «человеческий капитал». Под персоналом мы будем понимать совокупность всех человеческих ресурсов, которыми обладает организация. Это сотрудники организации, а также партнеры, которые привлекаются к реализации некоторых проектов, эксперты, которые могут быть привлечены для проведения исследований, разработки стратегии, реализации конкретных мероприятий и т. д.

Именно организация эффективной деятельности персонала и является основной заботой управления персоналом организации и соответственно специалистов по управлению персоналом.

Все основные компоненты организации могут эффективно взаимодействовать только в рамках определенных культурных норм и ориентироваться на определенную систему ценностей. Другими словами, организационная культура оказывает существенное влияние на деятельность организации. Культура организации – это совокупность принятых и усвоенных норм, правил поведения, обычаев, традиций, характерных для данной организации. Было бы ошибкой считать культуру организации оторванной от других культур, прежде всего культуры общества. Напротив, корни культуры организации – в культуре общества, но в ходе осуществления своей деятельности культура организации приобретает специфические черты, отличающие ее от культур других организаций. Например, сравнение бюрократической культуры министерства или органа законодательной власти и обладающей многими свободами академической культуры университета показывает, что представители этих культур проявляют различные образцы поведения, придерживаются различных норм и ориентированы на различные ценности.

Особое место среди характеристик среды организации занимает ее имидж. Имидж принадлежит организации, отражает ее черты и деятельность, но складывается в сознании внешних субъектов и непосредственно определяет отношение к ней контрагентов, а опосредованно – и поведение сотрудников, групп внутри организации.

Следует отметить, что основные компоненты организации невозможно рассматривать изолированно, без учета контекста внешнего окружения. Современные исследователи в области теории организаций полагают, что организацию (выделенную как единое целое и обладающую четкими границами) следует представлять только в виде открытой системы. Это означает, что руководству организации недостаточно наладить взаимосвязи между ее отдельными внутренними компонентами; в организации нужно применять определенные виды стратегии относительно различных составляющих внешней среды.