10.1. Технологический аспект контролирующей деятельности

Контролирующая деятельность – это вид управленческой деятельности, направленный на реализацию функции контроля в общем процессе управления. Подобно другим видам управленческой деятельности (планирующей, организаторской и т. п.) контролирующая деятельность не является самоцелью; она представляет собой часть управленческого цикла и осуществляется в интересах достижения общей цели управления путем своевременного получения информации о действительном состоянии или реальных результатах действий объекта управления и обеспечения тем самым необходимых координирующего и регулирующего воздействий в случае недопустимого отклонения этого состояния или результатов действий от расчетных (плановых).

Основным содержанием контролирующей деятельности является организация получения и формирование информации о состоянии и функционировании (действиях) объекта управления, в качестве которого может выступать социальная служба, организация социального обслуживания, обработка полученной информации, ее анализ и приведение к виду, пригодному для получения сравнительных данных для принятия решения о применении необходимого регулирующего воздействия и его характере.

Контролирующая деятельность весьма разнообразна по содержанию, что определяется различием в объектах и целях контроля, сроках, формах и способах его проведения. В связи с этим имеет смысл выделить контролирующую деятельность по контролю состояния социальной службы, ее структурных подразделений или отдельных направлений (видов) их деятельности; такой контроль проводится чаще всего как индивидуальный или групповой. Последний проводится, как правило, в форме различных проверок, которые могут проходить комплексно или по отдельным элементам (вопросам) и т. п. Кроме того, выделяют контролирующую деятельность по проверке состояния оборудования и различных технических средств, а также по контролю исполнения, занимающему некоторое обособленное положение. В каждом из перечисленных случаев контролирующая деятельность будет характеризоваться общими чертами и отличаться спецификой.

Контролирующую деятельность следует организовывать как инструмент наблюдения за процессом функционирования и подготовку к возможному корректирующему воздействию, а не как средство давления и ограничения свободы (инициативы) подчиненных. При этом необходимо периодически переоценивать ее роль и уточнять содержание.

В настоящей главе речь пойдет главным образом о контролирующей деятельности по контролю состояния социальной службы и видов ее деятельности.

Основными требованиями, предъявляемыми к контролирующей деятельности, являются ее целенаправленность, экономичность, действенность, а также конкретность результатов. Поэтому она должна быть, в свою очередь, соответствующим образом спланирована и организована, а ее осуществление должно быть всесторонне обеспечено.

Исходя из последовательности выполнения этапов процесса контролирующей деятельности она может осуществляться в виде предварительного, направляющего, фильтрующего и последующего контроля.

• Предварительный контроль осуществляется до начала выполнения операции (принятого решения, поставленной задачи); его содержание состоит в выявлении правильности формулировки цели (подцели, задачи), определении сил и средств, предпосылок и стратегий и т. д. С его помощью определяются необходимость и возможность достижения желаемой цели подготовки выполнения принятого решения (поставленной задачи), а также качественные, количественные и структурные характеристики оптимального варианта ожидаемого результата.

• Направляющий контроль применяется от начала практического выполнения принятого решения (поставленной задачи) до момента достижения требуемого результата. В процессе направляющего контроля осуществляется измерение, сравнение, оценка контролируемого объекта, а также вырабатываются и выполняются корректирующие действия, позволяющие в срок и с необходимым качеством достичь нужных конечных результатов. Отличительной чертой направляющего контроля является непрерывное слежение за состоянием контролируемого объекта. Направляющий контроль широко используется в непрерывных технологических процессах в крупных технических системах. Вместе с тем при внедрении в управление средств ЭВТ возможно его применение и в контроле выполнения принятых решений (поставленных задач) подчиненными органами управления, воинскими формированиями.

• Фильтрующий контроль применяется, как правило, при контроле (проверке) осуществления задач (мероприятий) обеспечения (хозяйственной деятельности). Если деятельность не соответствует установленным нормам, то ее прерывают до тех пор, пока она не будет приведена в соответствие с установленными требованиями.

• Последующий контроль проводится после завершения определенного действия (выполнения решения, поставленной задачи).

В общем случае контролирующая деятельность органа управления социальной службы представляет собой процесс, включающий: определение целей, задач, требований (стандартов, нормативов) и принятие решения на проведение контроля; получение данных о фактическом состоянии и действиях контролируемого объекта; сравнение данных, характеризующих реальное состояние и действия контролируемого объекта, с требуемыми (стандартами, нормативами); определение корректирующих воздействий и принятие решения на устранение выявленного несоответствия состояния и действий контролируемого объекта требуемым.

Контролирующая деятельность не может быть абстрактной; она всегда представляется в виде определенного целенаправленного процесса, характеризующегося определенными начальными и конечными условиями, последовательностью соответствующих этапов, работ и операций, применяемыми при их выполнении методами (способами) и используемыми средствами. Все это в своей совокупности в конкретных условиях осуществления представляет собой технологию контролирующей деятельности в общем ее понимании.

Важными этапами (стадиями, технологическими функциями контроля), работами, операциями, определяющими существо и содержание контролирующей деятельности, являются:

• определение концепции контролирующей деятельности и ее подготовка;

• сбор информации (данных) о фактическом состоянии чего-либо, о фактических результатах хода выполнения принятого решения (поставленной задачи) по установленным (выбранным) показателям в конкретных точках и ее передача должностному лицу или органу управления, осуществляющему контроль;

• обработка и анализ собранной информации с целью приведения ее к виду, удобному для сравнения фактических результатов контроля в контрольных точках с расчетными (запланированными) результатами или установленными стандартами;

• сравнение фактических результатов контроля с расчетными в контрольных точках по установленным показателям и выявление их рассогласования;

• анализ выявленных отклонений с целью оценки уровня достижения желаемого результата и того, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения для последующей выработки соответствующих мер для устранения недопустимых отклонений.

В общем случае осуществление основных технологических функций контроля, как и осуществление управленческих функций, всегда начинается с постановки цели. Это позволяет определить, с какой целью (задачами), в какой форме и по каким показателям нужно осуществлять контролирующую деятельность. Эти показатели должны соответствовать нормам, по которым оцениваются повседневная деятельность организации, состояние или ход реализации принятого решения в соответствии с принятым критерием. Они обычно встроены в систему информации, используемой в процессе контроля, и являются составной частью отчетности. Нормы деятельности (действия) должны соответствовать таким требованиям, как обоснованность, гибкость, сопоставимость, а также установленным требованиям руководящих документов и др.

Когда цель (подцели, задачи) известна, необходимо выразить, если это возможно, желаемый (уяснить запланированный) результат в измеряемых величинах (количественных, качественных, дискретных, непрерывных и т. д.). Его определение предполагает выбор исходных показателей, а также требуемого уровня их достижения, возможных отклонений. Кроме того, для контроля достижения поставленной цели (подцели, задачи) и степени выполнения поставленной задачи необходимо определить критерии контроля, объем предстоящих контрольных мероприятий и необходимых затрат, а также требуемые ресурсы и их размер.

В процессе выполнения технологических функций контроля контролирующие субъекты руководствуются соответствующими принципами, основными из которых являются:

• личное участие должностных лиц – руководителей в осуществлении контроля (проверок);

• концентрация контроля на объектах и предметах, определяющих достижение целей;

• комплексность осуществления контроля, обеспечивающая выявление причинно-следственных связей;

• упреждающий характер контролирующей деятельности по отношению к возможному отклонению в действиях подчиненных.

Кроме того, руководящими документами, регламентирующими контролирующую деятельность (проведение проверок), предусмотрена необходимость сочетания контроля с оказанием помощи в устранении выявленных недостатков.

Технологические функции контроля, выполняемые с использованием указанных соответствующих принципов контроля, осуществляются различными методами. Независимо от контролирующего субъекта и вида контроля методы контроля можно классифицировать исходя из сущности выполнения технологических функций контроля, последовательности выполнения этапов процесса контроля и др.

В зависимости от сущности выполнения технологических функций контроля выделяют машинные (автоматизированные и неавтоматизированные) и немашинные (аналитические и ситуационно-логические) методы.

• В последнее время широко используются автоматизированные системы контроля, на основе которых строятся методы внутреннего административного контроля. Они представляют собой человеко-машинные системы на основе использования современных средств вычислительной техники и связи, обеспечивают отслеживание хода и результатов выполнения поставленных задач и, при необходимости, корректирующее воздействие на управляемый объект. Подчиненные звенья регулярно и оперативно представляют в эту систему соответствующую информацию о ходе выполнения решений (поставленных задач), их завершении или продлении сроков, а также данные об исполнительской дисциплине.

• Неавтоматизированные методы контроля предусматривают использование соответствующих средств (локальные сети и управленческие табло, графические приборы и т. п.) и находят достаточно широкое применение при выполнении тех или иных функций контролирующей деятельности.

• Среди аналитических методов контроля наиболее широкое применение получили методы проверки, наблюдения и самоконтроля. Метод проверки используется как при внутреннем, так и при внешнем контроле во всех его видах и формах; при этом решаются как общие, так и частные задачи контроля.

Наблюдение – достаточно эффективный, широко применяемый аналитический метод контроля. Оно осуществляется постоянно или в течение времени, необходимого для достижения целей контроля. Наибольшее распространение этот метод получил при контроле выполнения в организации принятых руководством решений; применение метода наблюдения не исключается в сочетании с другими методами контроля. Различают сплошное, выборочное, частное наблюдение, а также наблюдение по ключевым параметрам.

С точки зрения повышения эффективности процесса управления большое значение для выполнения принятых решений играет метод самоконтроля. Его основой является все то же сопоставление действительного (фактического) положения дел с принятыми (запланированными) нормами, установленными требованиями. Однако оценка реальности производится самим должностным лицом-исполнителем, что является достаточно веской предпосылкой для субъективизма. Вместе с тем без объективного анализа фактов и на их основе соответствующих обобщений результатов своих действий не может быть не только действенного самоконтроля, но и контроля как такового вообще.

Рис 2.6. Общий технологический порядок контролирующей деятельности

• Ситуационно-логические методы контроля занимают особое место в системе контролирующей деятельности. Во-первых, они применяются в основном непосредственно должностными лицами-руководителями, во-вторых, являются, с одной стороны, средством анализа складывающейся реальной ситуации, а с другой – результатом интуиции. Ситуационно-логические методы в большей мере применяются должностным лицом-руководителем для контроля выполнения собственных тактических решений. Из этого следует, что основой возможности использования этих методов могут служить личный опыт, особенности характера, способности общения и, главное, предвидения должностного лица-руководителя.

Методы, применяемые в технологиях контролирующей деятельности, предполагают использование соответствующих технических средств, к которым можно отнести различного рода индикаторы, управленческие табло, графические приборы, соответствующую ЭВТ, локальные сети, линии связи, программное обеспечение, современные универсальные системы контроля исполнения и др.

Действенным техническим средством, применяемым в контролирующей деятельности органов управления, являются современные универсальные системы контроля исполнения. Они могут выполнять следующие функции: запоминать решения; доводить их до исполнителей с указанием сроков выполнения; фиксировать контрольные сроки выполнения; выдавать напоминание о контрольных сроках; вести учет выполнения решений, поставленных задач и др.

Общий технологический порядок контролирующей деятельности представлен на рис. 2.6. Выполнение (реализация на практике) составляющих общей технологии контроля в определенной последовательности, взаимосвязи и взаимозависимости позволяет правильно организовать контроль.