5.4. Процесс, этапы, задачи и функции управления

По своему содержанию управленческая деятельность представляет собой совокупность осуществляемых отдельными должностными лицами или органами управления умственных операций, управляющих и контрольных действий, состав которых зависит от того, на каком этапе процесса управления выполняется та или иная функция управления и какие управленческие задачи при этом решаются. Таким образом, можно утверждать, что содержание управленческой деятельности определяется соответствующими функциями управления и характером решаемых управленческих задач.

В связи с вышеизложенным отметим, что наряду с такими основополагающими понятиями, как управление и цель, в дальнейшем будем использовать ряд дополнительных понятий, обеспечивающих систематизацию управления социальными организациями. К таким понятиям относятся процесс, этап, задача и функция управления. Данные понятия в различных работах трактуются по-разному, поэтому предлагаем один из возможных вариантов понятийного аппарата.

Процесс (от лат. processus – продвижение) – совокупность последовательных действий для достижения какого-либо результата. Таким образом, процесс управления – совокупность последовательных действий для достижения результатов управления.

Расчленяя процесс управления на отдельные элементы (совокупности действий, направленных на достижение промежуточных целей управления), его можно представить в виде последовательно меняющих друг друга этапов, в рамках которых реализуются конкретные функции управления.

Этап (от франц. etape – промежуток времени, отмеченный каким-либо событием) – часть процесса управления, завершающаяся достижением поставленной промежуточной цели за конечный интервал времени. Этапы управления – совокупность взаимосвязанных, логически обусловленных управленческих действий, характеризующихся определенными задачами и составом участников и обеспечивающих достижение промежуточной и конкретной цели. Этапы образуют последовательность, при которой завершение предыдущего этапа создает предпосылки для более эффективного выполнения последующего этапа с более совершенной целью, приближающейся к конечной цели управления. Этапы могут перекрываться во времени, поэтому общая продолжительность всего цикла управления, включающего периоды однократного выполнения всех этапов процесса управления, может быть не равна суммарной длительности этапов. В то же время ни один из предшествующих этапов не может закончиться позже, чем последующий этап процесса управления. Этапы включают отдельные операции или работы, которые могут выполняться последовательно и параллельно. Для каждой работы на основе общей цели управления формируется частная цель, как правило, с конкретными количественными характеристиками желаемого результата и срока его достижения. Такую конкретную цель с дополнительными количественными характеристиками желаемого промежуточного результата называют задачей управления.

Таким образом, процесс управления деятельностью организации находит свое выражение в реализации определенных этапов управления, позволяющих в совокупности осуществлять управляющее воздействие и создавать необходимые условия для решения задач организации. Выполняемые в определенной последовательности, они образуют процесс управления, состоящий из нескольких этапов.

По современным представлениям выделяются следующие основные этапы процесса управления, на которых реализуются соответствующие функции управления:

• анализ и оценка управленческой ситуации;

• определение цели и задач предстоящей деятельности;

• сбор информации и оценка обстановки;

• выработка и принятие управленческого решения о выборе наиболее рационального способа достижения поставленной цели;

• планирование предстоящих действий в соответствии с принятым решением;

• организация выполнения принятых решений и планов;

• непосредственное руководство исполнителями в ходе практической деятельности;

• контроль результатов выполнения принятого решения подчиненными исполнителями, выработка при необходимости корректирующего управляющего воздействия;

• оценка эффективности процесса управления;

• подведение итогов и оценка деятельности персонала.

Выделение этих этапов и указанная их последовательность в значительной мере условны, однако дают общее представление о содержании процесса социального управления как целенаправленного воздействия субъекта управления на управляемую систему для достижения определенных управленческих целей.

Достаточно близким к большинству из вышеизложенных понятий является понятие функции управления.

Функция (от лат. functio – исполнение, осуществление) – деятельность, обязанность, работа, внешнее проявление свойства какого-либо объекта в данной системе отношений, роль, которую выполняют определенные составляющие по отношению к целому. В соответствии с этим процесс управления деятельностью организации находит свое выражение в реализации определенных функций управления – направлениях управленческой деятельности, позволяющих в совокупности осуществлять управляющее воздействие и создавать необходимые условия для решения задач организации и достижения поставленной цели. Выполняемые в определенной последовательности, они образуют управленческий этап, состоящий из нескольких фаз, работ и операций. Таким образом, функции управления – это обобщающее понятие, и в зависимости от рассматриваемой последовательности действий под функцией управления можно понимать весь реализуемый процесс управления или отдельные его этапы и работы. Функции управления характеризуются видом и объемом входной, выходной и обрабатываемой информации и реализуются с использованием специальных устройств в технических системах или с помощью постоянно или временно создаваемых функциональных подразделений в организационных системах управления.

Функциональная структура управленческой деятельности определяет состав и отношения между функциями. Функции являются механизмами процесса разделения деятельности органа управления на взаимосвязанные части, совокупность которых представляет единое целое – процесс управленческой деятельности.

Как известно, в теории управления в качестве общих функций управления выделяются функции планирования, организации, руководства и контроля (рис. 1.6).

Рис 1.6. Общие функции управления

Однако нельзя не подчеркнуть, что общие функции управления потому и называются общими, что они в общем случае проявляются, как правило, обязательно при выполнении любых более или менее самостоятельных управленческих действий и не могут претендовать на строгую последовательность или подчиненность, так как при выполнении каждой из перечисленных функций проявляются остальные общие функции.

Планирование является важнейшей функцией управления, определяющей задачи, наиболее эффективные методы и средства, сроки выполнения поставленных задач, а также исполнителей. Существует множество определений функции планирования, каждое из которых справедливо для определенной сферы применения (государственной, экономической, производственной, социальной и т. д.). Вместе с тем все они согласуются с единым общим определением планирования как функции, в соответствии с которым планирование состоит в определении и ранжировании по важности для выполняемой задачи целей и задач деятельности определенного периода времени, в разработке сбалансированных по необходимым затратам и наличным ресурсам планов действий для их достижения и определении ответственности за исполнение.

Функция организации на практике не является столь однозначной, как планирование, так как она может рассматриваться в двух аспектах. Во-первых, как функция формирования дееспособной системы управления (совокупности органов управления, различных должностных лиц и определенного порядка их взаимодействия) и обеспечения ее деятельности необходимыми силами и средствами; при этом она обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической и правовой сторон деятельности организаций на всех иерархических уровнях. Именно с такой точки зрения мы должны подходить к изучению организации управленческой деятельности. Во-вторых, как функция организации выполнения принятых решений и планов; в этом случае она следует за функцией планирования.

Независимо от последовательности осуществления функций организации и планирования в любых условиях они должны предшествовать выполнению функции руководства.

Руководство, или собственно управление как процесс непосредственного воздействия на управляемые элементы, является в отличие от функций организации и планирования действенной функцией управления, осуществляемой в порядке и целях, установленных при организации и планировании. Эта функция наиболее зависима от изменения условий при выполнении поставленных задач. По этой причине руководство должно быть адаптивным. Оно включает оперативную корректировку действий исполнителей при изменении условий выполнения постановленных задач с учетом результатов текущего контроля их выполнения, а также мотивацию (стимулирование) действий исполнителей. Последнее в полной мере соответствует сугубо научной трактовке функции руководства как совокупности побудительной (мотивационной) и наставнической деятельности. В этом смысле оно сводится к применению руководителем, с одной стороны, знаний, умений и опыта, а с другой – предоставленной ему власти для побуждения и принуждения подчиненных к действиям по выполнению поставленных задач.

Контроль выполнения поставленных задач является завершающей функцией процесса управления на определенном этапе. Эта функция важна по той причине, что процесс управления протекает при постоянно изменяющихся условиях выполнения задач и характеризуется различной степенью неопределенности. Контроль дает ответ на вопросы: достигло ли управляющее воздействие поставленных целей и нуждаются ли управленческие решения в корректировке; он обеспечивает обратную связь в системе управления и тем самым дает возможность оценить качество выполнения задачи как на отдельных этапах, так и по его завершении.

Контроль объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), с изучением информации о процессах и результатах его деятельности (анализ), с диагностикой и оценкой этих процессов и результатов деятельности, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления (оценка). Контроль тесно связан с планированием и руководством как функциями управления. Играя, в основном, роль завершающей функции на определенном этапе управления, контроль, тем не менее, осуществляется и текущим порядком, что дает возможность своевременно скорректировать деятельность объекта управления.

Кроме упомянутых функций, являющихся аналогами общих функций управления, управленческой деятельности присущи функции регулирования и координации, выступающие как функции второго порядка (динамические), уточняющие ранее принятые решения, а также организацию взаимодействия в новых условиях.