8.1. Сущность планирования в социальной работе

Планирование – это вид управленческой деятельности, направленный на реализацию функции планирования в общем процессе управления, сущность которого состоит в начертании пути движения социальной службы к стоящим перед ней целям, установлении связи между нынешним состоянием организации и тем, которого нужно достичь.

Соответственно задачами, решаемыми органами управления в процессе планирующей деятельности, являются:

• перспективная оценка и своевременное выявление проблем развития социальной службы в целом и всех ее структурных подразделений;

• обеспечение целенаправленного развития социальной службы;

• согласование действий структурных подразделений социальной службы, органов управления и должностных лиц при подготовке планов и их выполнении;

• информационное обеспечение органов управления и должностных лиц социальной службы;

• создание объективной базы для эффективного контроля.

Результатом планирующей деятельности является, в основном, принятие определенного решения, письменного или устного, в котором перед объектом управления социальной службы будут поставлены та или иная цель, задача и определены основные пути достижения, а также ее детализация и оформление в виде плана.

Решения, которые принято относить к плановым, могут быть связаны с постановкой целей и задач, разработкой стратегии, определением стандартов деятельности в предстоящем периоде. В подготовке и принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле. В узком смысле планированием является составление специальных документов – планов, определяющих конкретные шаги организации в деле осуществления принятых решений.

Планом называется официальный документ, в котором отражаются: прогнозы развития организации в будущем; промежуточные и конечные задачи и цели, стоящие перед ней и ее отдельными подразделениями; механизмы координации текущей деятельности.

Существует три основных типа планов. Во-первых, это планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов в будущем. Такие цели согласовываются и ранжируются, однако никогда не связываются ни с конкретным способом достижения, ни с необходимыми для этого ресурсами. Планы-цели используются при больших сроках либо принципиальной непредсказуемости конкретных событий в будущем.

Во-вторых, планы для повторяющихся действий, предписывающие их сроки, а также порядок осуществления в стандартных ситуациях.

В-третьих, планы для неповторяющихся действий, составляемые для решения специфических проблем, возникающих в процессе развития и функционирования организации.

По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся в основном к категории планов-целей; среднесрочные (от 1 до 5 лет). Они выполняются в виде различного рода программ, сетевых графиков и др. Разновидностью краткосрочных планов являются оперативные, составляемые на срок до одного месяца.

К планированию сегодня предъявляется ряд требований. Эти требования получили название принципов планирования, то есть правил, которые необходимо учитывать в процессе его осуществления.

• Принцип единства заключается в том, что социальная служба – это целостная система, и все составные части системы должны развиваться в едином направлении. Плановая деятельность любого звена социальной службы поэтому должна быть связана с плановой деятельностью всей социальной службы. Любые изменения в планах одного подразделения должны быть соответствующим образом отражены в планах других подразделений. Все планы, разрабатываемые в организации, – не просто набор документов, а их взаимосвязанная система.

• Принцип участия – один из основных принципов. Он означает, что процесс планирования должен осуществляться с участием максимального числа сотрудников в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления. Это связано с тем, что люди скорее и охотнее будут выполнять те задачи, которые сами себе поставили, чем «спущенные сверху».

• Принцип непрерывности означает, что планирование должно быть не разовым действием, а постоянно повторяющимся процессом. В его рамках все текущие планы разрабатываются с учетом выполнения прошлых, а также того обстоятельства, что сами они послужат основой составления планов в будущем. Этим обеспечивается их преемственность.

• Принцип гибкости тесно связан с принципом непрерывности. Эффективное планирование требует гибкости. Она достигается возможностью пересмотра в любой момент ранее принятых плановых решений в соответствии с изменяющимися обстоятельствами.

• Принцип координации и интеграции. Единство и взаимосвязанность отдельных частей организации требует согласования ее планов в форме координации и интеграции. Координация осуществляется «по горизонтали», то есть между подразделениями одного уровня, а интеграция – «по вертикали» между выше– и нижестоящими.

• Принцип точности состоит в том, что любой план должен быть составлен с такой степенью точности, которая возможна.

Наконец, планирование должно подкрепляться созданием необходимых условий для выполнения плана.

В зависимости от того или иного признака выделяются различные виды планирования:

по степени охвата:

• общее планирование, охватывающее всю сферу деятельности организации;

• частное планирование, охватывающее определенные сферы деятельности организации;

по содержанию планирования:

• стратегическое (поиск новых возможностей);

• тактическое (создание определенных предпосылок);

• оперативное (реализация возможностей);

по предмету планирования:

• целевое планирование (определение целей);

• планирование средств (трудовые ресурсы, финансы);

• программное планирование (планирование программ реализации деятельности);

• планирование действий (маркетинг);

по сферам функционирования;

• планирование производства;

• планирование персонала;

• расширенное общее планирование;

по срокам:

• краткосрочное планирование (полугодовое, квартальное, месячное, недельное);

• среднесрочное планирование (на срок от 1 до 5 лет);

• долгосрочное планирование (на срок от 5 и более лет);

с точки зрения структуры управления:

• общее планирование организации;

• планирование видов деятельности;

• планирование работы подразделений организации;

по возможности изменения планов:

• жесткое планирование;

• гибкое планирование.

Весь процесс планирования в социальной службе делится на две стадии: разработка стратегии (перспективное, стратегическое планирование) и определение тактики (оперативное, тактическое планирование).

Стратегическое планирование предусматривает выдвижение таких целей в стратегии развития социальной службы, реализация которых обеспечит ее эффективное функционирование в долгосрочной перспективе. Стратегическое планирование осуществляется руководителями высшего звена.

Тактическое планирование – текущее исполнительское планирование на короткие отрезки времени, ориентированное на дополнение, детализацию, внесение коррективов в намеченные ранее планы.

С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в социальной службе. Планирование помогает руководителям лучше справляться с неопределенностью в будущем и более эффективно на нее реагировать.