8.2. Общая технология планирующей деятельности

Технология по планированию предстоящих действий, направленных на выполнение принятых руководителем решений (далее по тексту «планирующая деятельность») есть не что иное, как совокупность способов и последовательности преобразования информации о проблеме, целях, задачах и условиях ее преодоления в управляющую информацию для объекта управления и его элементов.

Современный взгляд на технологию планирования, в том числе и на технологию планирующей деятельности органов управления социальной службы, состоит в том, что она, как правило, основывается на программно-целевом методе в сочетании с методом сетевого планирования. Реализация этих методов осуществляется также с использованием некоторых играющих вспомогательную роль методов планирования, например, метода итераций, балансового и нормативного методов, графоаналитических методов и других. В первую очередь это относится к перспективному (стратегическому) планированию деятельности социальных организаций достаточно крупного масштаба, имеющих разветвленную структуру. При текущем (оперативном) планировании и планировании деятельности структурных подразделений на первый план выходит метод сетевого планирования.

В общем виде, с технологической точки зрения, реализация функции планирования представляет собой цепь этапов деятельности управленцев, предполагающую логическое продвижение от абстрактного общего предвидения к конкретному прогнозированию (в разных моделях и вариантах), от него к программированию (с использованием логической, математической и иной методологии и методики), а далее к собственно планированию (документальному оформлению решения и его детализации). Технологическими функциями планирования, основанного на программно-целевом методе, являются (рис. 2.3):

• выявление проблем и ограничений;

• предвидение (предположение влияния результатов деятельности на жизнь организации), в деятельностной основе которого лежит прогнозирование (модели и варианты развития событий);

• целеполагание (выбор направления усилий, построение дерева целей и задач);

• программирование (определение того, что надо делать для достижения каждой цели и реализации того или иного варианта в целом);

• принятие решения на основе оптимального (приемлемого) варианта действий;

• детализация и документальное оформление решения – собственно планирование (распределение и увязывание сил, средств и возможностей по задачам).

Рис 2.3. Общая технология планирования

В последующем, при необходимости, в зависимости от условий, складывающихся в процессе достижения цели, осуществляется регулирование, то есть уточнение плана в процессе его выполнения.

Все указанные технологические функции планирования емки по содержанию. Многие из них исследуются, описываются и применяются на базе самостоятельных научных исследований и научных направлений, имеют свои технологии для реализации и изучаются в различных учебных дисциплинах. Кратко охарактеризуем их.

• Предвидение является неотъемлемым условием успешного управления. Оно заключается в оценке будущего состояния или результата либо на основе интуиции, опыта и знаний, либо путем логических умозаключений, либо на основе имеющихся данных и их экстраполяции. В последнем случае предвидение приобретает характер прогноза.

С технологической точки зрения в процессе планирующей деятельности функция предвидения не имеет ограничений по месту в последовательности выполнения других функций при планировании. Это объясняется тем, что предвидение присутствует и при проблемополагании, и при целеполагании, и при оценке возможных результатов реализации различных вариантов решения. В технологии планирующей деятельности поэтому предвидение следует рассматривать как некую общую технологическую функцию, пронизывающую собой другие технологические функции.

Говоря о предвидении, следует говорить о взаимосвязанном предвидении: а) стихийного хода событий; б) определенного эффекта осуществляемых действий и мероприятий; в) возможных средств нашего воздействия на события; г) предполагаемых результатов от выполнения намеченных действий и мероприятий и их влияния на жизнь. Отсюда возникает понимание связанности предвидения с другими технологическими функциями планирования.

Предвидение как общая философская категория заключается в познании возможных, объективно назревших изменений с определением их перспектив в той или иной области деятельности. Прогнозирование (прогноз) – частный случай предвидения; оно основывается на определенных данных, позволяющих в общем случае определить, что, как и при каких условиях может произойти с той или иной степенью вероятности (определенности). Зачастую прогнозы строятся исключительно на субъективных оценках и данных из разных источников информации. При планировании предвидение (прогнозирование) дает нам набор возможных путей и возможных вариантов развития событий при достижении поставленных целей, мысленное создание будущей ситуации. Среди методов прогнозирования выделяются эвристические (логического анализа, экспертных оценок), математические и комбинированные.

Стало афоризмом утверждение, что хорошо сформулировать проблему – значит наполовину решить ее. Как утверждал А. Эйнштейн, «правильная формулировка проблемы более важна, чем ее решение». Сама проблема зачастую в той или иной степени указывает путь решения. Проблема – это та дисгармония, на которую обратили внимание. Если дисгармония существует объективно, но ее не замечают, то, следовательно, для этой организации проблемы не существует либо она занята другими проблемами или, что хуже, псевдопроблемами.

Определить проблему можно как модель дисгармонии в деятельности организации либо как несоответствие между ее потребностями и возможностями. Для описания проблем используют, в основном, две формы: вербальную и математическую; последняя может иметь аналитический, табличный или графический вид. Обычно первоначально постановка проблемы осуществляется вербалъно: «нет чего-либо», «несогласованность (противоречие) одного с другим», «отсутствует что-то вопреки требованиям», «диспропорция частей и целого» и т. д. Соответственно орган управления должен уметь вырабатывать заключение о том, что та или иная проблема существует, определять ее истинность, «выявлять проблемы в зародыше» и принимать меры до того, как она разрослась и стала реальностью, определять ее место в иерархии проблем (определять значимость). Иногда применяют в связи с этим термин «проблемное управление».

Определив проблемы, требующие решения, определяют цели, позволяющие разрешить проблему полностью или частично. Цель – это конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться организация (работник, управленец). Цели определяют направление движения, действия.

Если провести анализ основных шагов процесса планирования, то нетрудно заметить, насколько важен в нем этап постановки целей (рис. 2.4).

Цели при планировании выполняют центральную, организующую функцию, делая процесс реальным и значимым. Они создают основу для плана, с одной стороны, и являются руководством к действию для управления – с другой.

Рис 2.4. Определяющая роль целей в процессе планирования

• Программирование заключается в первоначальном определении с помощью эвристических, математических или других методов правил и порядка достижения целей в тех или иных вариантах и моделях развития событий, то есть составляется программа их реализации, определяются, например, состав и количество мероприятий подготовки войск и т. д. для реализации каждой из возможных моделей. Это дает представление о ее реальности, простоте, доступности и т. п. и в конечном итоге позволяет оптимизировать принятие решения, то есть выбирать лучший из вариантов (путей) достижения цели для реализации на практике.

• Принятие решения является непреложной частью всего процесса управленческой деятельности и входит именно в планирование как его неотъемлемая часть. Выбор проблемы – решение, определение целей – решение, выбор из альтернативных вариантов прогнозируемого развития событий – также решение. Даже уход от принятия решения есть решение. Принятие решений – процесс выбора курса действий из альтернатив. Решение – это сознательный выбор того, как себя вести или мыслить определенным образом в данных обстоятельствах. Если выбор сделан – решение принято.

В нашем случае при принятии решения производится оценка результатов возможной реализации его вариантов путем их прогнозирования и выбор рационального (наиболее приемлемого) варианта действий (плана) с учетом реальных условий и ограничений. Определение рационального (наиболее приемлемого) варианта решения (плана) осуществляется с помощью методов оптимизации.

Представленные выше технологические функции и порядок их осуществления позволяют придать планирующей деятельности характер объективных, реальных, осознанных действий, поэтому осуществление функции планирования логически предполагает завершение процесса конкретным распределением сил и средств по целям и задачам, увязыванием и координацией действий, возможностей, методов и способов. На этом этапе проверяется реальность целей и задач, решение детализируется и оформляется в организационно-распорядительный документ. В случае обнаружения каких-либо нестыковок, рассогласования (например, целей и возможностей) возвращаются к предыдущим этапам, вплоть до пересмотра проблем и целей.

Спроектированная технология планирующей деятельности подлежит регламентации, то есть закреплению в нормативной форме, требующей обязательного выполнения. В качестве формы регламентации могут выступать блок-схемы состава работ по функции планирования (подфункциям планирования), процедуры выполнения управленческих действий по планированию, операционно-технологические карты, оперограммы, методические разработки и указания, различного рода инструкции и т. п.

В большинстве случаев планирование в той или иной мере осуществляется и при реализации уже разработанных и принятых к исполнению планов, то есть в ходе выполнения следующей функции управления, а именно: организации выполнения планов (решений) и заключается, при необходимости, в корректировке планов, их уточнении (регулировании) вплоть до отмены. В последнем случае процесс может возвращаться к этапам проблемополагания и целеполагания.