8.3. Планирование работы социальных служб и его технология

Внутренняя работа органов управления социальных служб – это часть управленческой деятельности, осуществляемая внутри органов управления социальных служб и имеющая целью упорядочение и рационализацию деятельности самого органа управления, а также входящих в него структурных подразделений и должностных лиц на всех этапах и стадиях процесса управления.

Схематично структура и содержание внутренней работы органов управления социальных служб могут быть представлены так, как это показано на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Структура и содержание внутренней работы

Организация внутренней работы органов управления социальных служб должна включать:

• разграничение функций управления между структурными подразделениями и функциональных обязанностей между должностными лицами;

• укомплектование органов управления специалистами требуемой квалификации с необходимыми деловыми и личными качествами;

• организацию процессов деятельности, рационализацию содержания, методов и способов выполнения различных видов внутренней работы;

• организацию всестороннего обеспечения (информационного, ресурсного, эргономического и т. п.) управленческого персонала, сохранение его здоровья и поддержание высокой производительности труда;

• распределение (уточнение) задач структурных подразделений и обязанностей должностных лиц при выполнении конкретных задач управления;

• выявление и использование резервов экономии труда управленческого персонала.

Технологизация внутренней работы органов управления социальных служб заключается в разработке и применении различных технологий при выполнении тех или иных видов работ с целью обеспечения необходимого качества результатов этой работы. Технологии внутренней работы органов управления определяют целесообразный порядок выполнения конкретных ее видов и даже отдельных операций.

Технологизация внутренней работы в социальных службах предполагает использование технологий:

• планирования работы органов управления;

• планирования личной работы;

• проведения совещаний;

• подготовки выступления

и других.

Планирование работы органов управления социальных служб и его технология. В целях упорядочения деятельности органов управления по формированию и реализации управленческих воздействий для достижения целей организации, а также для обеспечения собственной жизнедеятельности проводится планирование деятельности самих органов управления социальных служб.

Основанием для проведения планирования работы органов управления социальных служб служит «План работы организации в текущем году». Соответственно в каждом органе управления разрабатывается «План работы на год (период)», производится детальное планирование подготовительных и обеспечивающих мероприятий, выполняемых органом управления и направленных на безусловное выполнение соответствующих планов организации и достижение ее целей в указанном году (периоде).

Распределение в «Плане работы органа управления» мероприятий по срокам, масштабам и их содержанию должно быть увязано с целями организации и должно обеспечивать наращивание уровня подготовки органов управления путем перехода от решения простых задач к сложным. При этом, по возможности, «План работы органа управления» должен быть гибким по отношению к возможным корректировкам при изменении обстановки и уточнении задач.

При планировании работы в органе управления должны исходить из принципа приоритетности, поскольку установление приоритетов является фундаментом эффективной управленческой деятельности. В связи с этим заслуживает внимания следующий опыт установления приоритетов. Все задачи рекомендуется разделять на три класса в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленной цели. При этом процентная доля более важных дел от всего их количества остается в целом неизменной. Статистика свидетельствует, что важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % от количества всех задач и дел, которыми занят орган управления (руководитель). Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %. На важные задачи (категории Б) приходится в среднем 20 % общего числа и 20 % значимости всех дел или мероприятий. Менее важные или «несущественные» задачи (категория В) составляют, напротив, 65 % общего числа задач (мероприятий), но имеют незначительную долю – примерно 15 % в общей «стоимости» всех дел. Из всего этого вытекает важный вывод для планирования управленческой деятельности: планировать время следует в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел. Указанный анализ (подход) получил наименование – «АБВ».

Технологическая последовательность планирования деятельности органа управления социальной службы поэтапно представляется в следующем виде:

1. Определение исходных данных, к которым относятся:

• цели деятельности, определяемые из уяснения задач, стоящих перед организацией, и задач на планирование; при этом следует определить иерархию целей – главные, текущие, последующие, первоочередные;

• сроки достижения целей;

• задачи, решаемые организацией в настоящее время и предстоящие в перспективе;

• период или этап деятельности организации;

• состояние организации, достигнутый уровень развития, наличие ресурсов;

• состояние органа управления (укомплектованность, квалификация, распределение специалистов и персонала по задачам, текущим и перспективным, уровень методического обеспечения, обеспеченность оргтехникой и ЭВТ и т. д.);

• участие органа управления в мероприятиях, проводимых вышестоящими организациями;

• перечень задач, в которых орган управления участвует прямо, частично или косвенно, а также другие необходимые данные.

2. Определение замысла работы органа управления (главной задачи деятельности, основных путей и способов ее решения) по управлению подчиненными, а также по обеспечению собственной деятельности.

3. Определение перечня задач, которые следует решить в планируемом периоде, их ранжирование в соответствии с главной задачей и целями деятельности, а также в соответствии с мероприятиями и задачами, решаемыми вышестоящими организациями.

4. Определение мероприятий, проведение которых обеспечит решение задач и достижение целей руководства организацией и функционирование органа управления.

5. Распределение персонала органа управления с учетом загруженности, квалификации и др. по решаемым задачам и мероприятиям с определением сроков и целесообразной последовательности их решения.

6. Распределение ресурсов органа управления для решения стоящих задач.

7. Определение методов, способов и форм деятельности, используемых при решении задач.

8. Определение порядка коммуникаций.

9. Планирование контроля выполнения мероприятий, решения задач и достижения целей, включая контроль исполнения.

10. Определение имеющихся резервов органа управления в целях решения задачи адаптивного управления.

11. Оформление результатов планирования в виде документа требуемой формы и содержания.

Результаты планирования деятельности органа управления социальной службы отражаются либо в соответствующем плане работы организации, либо в плане работы органа управления, либо в различных планах для решения соответствующей задачи.

План работы органа управления социальной службы оформляется согласно требованиям, установленным в соответствующем ведомстве, организации. План подписывается руководителем (начальником) органа управления и утверждается руководителем организации.

Планирование личной работы и его технология. Планирование личной работы должностных лиц служит для обеспечения правильного распределения усилий, времени и используемых ими форм работы в интересах решения поставленных перед организацией задач. Основу планирования личной работы составляет целесообразное определение порядка выполнения должностных обязанностей. Под должностными обязанностями понимается весь комплекс функций и задач, возлагаемых на должностное лицо руководствами, наставлениями, положениями, инструкциями или письменными приказами (директивами).

Планирование личной работы должностным лицом предусматривает разработку системы его работы по выполнению им своих должностных обязанностей и разработку планов личной работы.

Можно представить планирование личной работы в виде следующей последовательности:

• определение всего перечня задач и функций должностного лица;

• выделение из перечня нормированных задач и функций;

• определение сроков и периодичности выполнения остальных задач и функций (нормирование);

• определение порядка и последовательности выполнения задач и функций;

• определение методов, способов, приемов и порядка действий для реализации функций и задач с учетом порядка выполнения должностных обязанностей в течение года, типового порядка личной работы на месяц, типового порядка личной работы на неделю;

• разработка плана личной работы на месяц.

Темы для семинарских занятий

1. Планирование как функция управления.

2. Стратегическое и тактическое планирование в социальной работе.

3. Программно-целевое управление в социальной работе.

Темы для написания докладов и рефератов

1. Прогнозирование и планирование в системе управления.

2. Управленческие подходы к прогнозированию и виды прогнозов в социальной работе.

3. Индикативное планирование в социальной работе.

4. Особенности бизнес-планирования в социальной работе.

5. Планирование и регулирование в развитых зарубежных странах.

6. Информационные технологии в прогнозировании и планировании.

Вопросы для самоконтроля

1. Какие существуют разновидности планов, какие из них целесообразно использовать в социальной работе и почему?

2. Чем планирование отличается от прогнозирования?

3. Что такое индикативное планирование?

4. Расскажите, зачем нужен бизнес-план в социальной работе и что он из себя представляет.

5. Можно ли разрабатывать федеральный бюджет лишь на базе прогнозных оценок?

6. Что такое индекс человеческого развития, и как он рассчитывается?

7. Какие преимущества способны обеспечить современные информационные технологии в планировании и прогнозировании, для чего они используются?

Список литературы

Бурков В. Н., Коргин Н. А., Новиков Д. А. Введение в теорию управления организационными системами. – М.: Либроком, 2009.

Веснин В. Р. Основы менеджмента. – М.: Проспект, 2010.

Вертакова Ю. В., Симоненко Е. С. Управление инновациями. Теория и практика. – М.: Эксмо, 2008.

Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент. – М.: Экономистъ, 2006.

Гусева Е. П. Менеджмент. 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЕАОИ, 2008.

Глухое В. В. Менеджмент. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2008.

Каширин А. И., Тренер В. В., Швырков Ю. М. Концепция стратегического планирования для России начала XXI века. – М., 2010.

Общий и специальный менеджмент / под общ. ред. А. Л. Гапоненко и А. П. Панкрухина. – М., 2010.

Индикативное планирование: теория и пути совершенствования: монография. – СПб., 2000.

Петрова М. Н. Индикативное планирование: вопросы теории и методологии. – Казань, 2000.