6.3. Эффективность процесса управления

Для оценки результатов функционирования социальной организации используется понятие «эффективность». При определении эффективности целесообразно соотнести результат (эффект), полученный социальной организацией в соответствии с ее целевым назначением, и затраченные на достижение этого результата временные и материальные ресурсы (запасы сырья, технические и денежные средства и т. п.).

Здесь мы возьмем за основу смысл слова «эффект»: впечатление, производимое кем-либо или чем-нибудь на кого-либо; действие как результат чего-нибудь, следствие чего-нибудь; средство, с помощью которого создается какое-нибудь впечатление. Чтобы достичь эффекта (результата) в деятельности, необходимо выбрать и реализовать конкретный способ достижения цели, то есть определить конкретные силы и средства (активные ресурсы), которые будут задействованы, объекты приложения усилий, а также условия исполнения предписанных действий, то есть порядок, последовательность, методы и приемы использования сил и средств.

Эффект от воздействия на субъекты деятельности приводит к тому, что у этих субъектов изменяются мнения относительно чего-либо, суждения о чем-либо или впечатления и оценки.

Соотношение эффекта (результата) и затрат характеризует эффективность какой-либо деятельности или, иными словами, степень достижения цели деятельности.

В соответствии с этим эффективность системы есть степень соответствия реальных результатов применения системы требуемым или степень достижения цели применения системы.

Суть критериев и показателей оценки эффективности выражается в соотношении полученных полезных результатов к объему используемых ресурсов, в том числе финансовых (как частный, но широко распространенный случай: к текущим издержкам). Общая формула эффективности:

Э = Полезные результаты / Использованные ресурсы

Социальная эффективность отличается от экономической прежде всего спецификой числителя: здесь используются показатели, с разных сторон характеризующие изменение качества жизни людей: показатели смертности, рождаемости, реальных доходов населения, количества студентов и т. д.

Повысить эффективность можно двумя способами: увеличивая полезные результаты опережающими темпами по сравнению с ростом затрат и экономя ресурсы (снижая издержки). В прошлом главный упор делался на снижение издержек. Магистральный путь на будущее – улучшение качественных параметров выпускаемых товаров и услуг (повышение их потребительской ценности и тем самым верхнего предела рыночной цены) за счет материализации успехов науки и других достижений человеческой мысли.

Эффективность процесса управления или просто управления есть степень соответствия реального (фактического или ожидаемого) результата управления требуемому (желаемому) или, иными словами, степень достижения цели управления.

Ключевым в данном определении является слово «степень», которое в соответствии с толковым словарем русского языка означает сравнительную величину или меру, характеризующую в данном случае близость достигнутых результатов поставленной цели управления. С учетом этого для количественной оценки эффективности необходимо:

• задать цель управления;

• определить функцию соответствия цели и реальных результатов управления;

• на основании функции соответствия определить показатель эффективности;

• обосновать множество требуемых значений этого показателя;

• сформировать критерий эффективности.

В соответствии с понятиями общей теории управления цель управления определяется как желаемое (требуемое) множество состояний системы управления и активно взаимодействующих с ней элементов окружающей среды в желаемые моменты времени.

Степень соответствия результата управления цели управления оценивается с помощью функции соответствия. Функция соответствия представляет собой вектор-функцию, которая включает множество частных функций, определяющих степень соответствия между частными показателями всех исследуемых состояний системы управления и их желаемыми (целевыми) значениями. Функция соответствия определяет показатель эффективности управления.

Из анализа приведенных понятий можно сделать следующий вывод: с одной стороны, эффективность процесса управления зависит от степени соответствия (близости) достигнутого результата управления поставленной цели, от свойств системы управления, реализующей данный процесс, затраченных ресурсов, времени и условий реализации, то есть внешних факторов; с другой стороны, на эффективность управления влияют свойства самого процесса управления, и прежде всего качество принятого решения. Поскольку основу процесса управления составляет управленческое решение, рассмотрим основные понятия, касающиеся эффективности самого решения.

Эффективность управления есть степень соответствия реального (фактического) результата управления, достигнутого в соответствии с принятым решением, требуемому (желаемому) или, иными словами, степень достижения цели управления, осуществляемого в соответствии с принятым решением (рис. 1.13).

Любая деятельность протекает в рамках определенной материальной системы, включающей всю совокупность элементов, которые оказывают непосредственное влияние на ход и исход деятельности. Основными элементами подобной системы могут являться: 1) руководитель (ЛПР) – субъект управления, осуществляющий выбор эффективных стратегий или способов достижения поставленной цели; 2) органы управления, осуществляющие текущее управление ходом деятельности в соответствии с выбранным способом достижения поставленной цели; 3) активные средства деятельности или управляемые элементы, на которые воздействуют органы управления при выполнении деятельности (вещественные, энергетические, информационные, людские ресурсы и т. п.); 4) элементы, формирующие условия проведения операции (природно-климатические, географические и др.), и различного рода ограничения на используемые ресурсы; 5) элементы, активно противодействующие достижению цели (конкуренты) (рис. 1.13).

Рис. 1.13. Эффективность управления

Эффективность управления носит условный характер, так как результат управления будет зависеть не только от качества принятого решения, но и от организации его выполнения, текущего управления активными средствами, появления новых непрогнозируемых условий реализации процесса управления и других факторов, которое практически невозможно предусмотреть в принимаемом решении. Решение принимается априорно, поэтому его эффективность можно оценить путем моделирования выполняемых целенаправленных действий на основании иногда весьма нечеткой исходной информации, определяющей предполагаемые условия реализации процесса управления. В соответствии с этим может оказаться, что уже на начальном этапе процесса управления, выполняемого с учетом принятого решения, его реальная эффективность при появлении новых условий функционирования системы управления будет значительно ниже расчетной. Это обстоятельство вынуждает корректировать ранее принятое решение или выбирать другую стратегию, учитывающую новые условия. Подобные уточнения или изменения ранее принятых решений, совершаемые многократно, особенно в ходе реализации сложных продолжительных процессов управления, определяют новую область исследования, связанную с адаптивным процессом управления, который реализуется в виде итеративного алгоритма, предусматривающего периодическую корректировку не только принимаемых решений, но и общей цели управления (цели, преследуемой ЛПР), которая может изменяться уже в процессе выполнения ранее принятого решения вследствие появления новых экономических, политических и других факторов.

Исходя из приведенных толкований и примеров, под эффективностью управления будем понимать степень полезности для руководителя, управленца, ЛПР предлагаемого (будущего) или действительно полученного в результате деятельности эффекта. Суждение об эффективности управления может быть вынесено руководителем, ЛПР, например, в качественной шкале и отражать как минимум три градации предпочтительности ожидаемого или полученного эффекта:

• «положительный эффект» (полезный);

• «нулевой эффект»;

• «отрицательный эффект» (вредный).

Следовательно, получается, что эффективность управления – это субъективная оценка его качества, оценка, с точки зрения ЛПР, полезности рассматриваемого управленческого решения для достижения цели деятельности. Такую оценку ЛПР выносит для себя перед ответственным моментом – принятием решения о том, какую из альтернатив предпочесть. Именно эта оценка и является рациональной основой для осмысленного выбора. Окончательно примем, что эффективность управления – это степень соответствия реального уровня полезного эффекта для ЛПР от осуществления деятельности желаемому (идеальному) уровню полезности. Экспликацию понятия «эффективность управления» иллюстрирует рис. 1.14.

Рис. 1.14. Экспликация понятия «эффективность управления»

Анализ категории эффективности, факторов, ее определяющих, содержания и результатов управленческого труда позволяет сделать вывод, что адекватными содержанию и формам проявления эффективности являются группы показателей, которые могут выступать в качестве измерителя, критерия эффективности в зависимости от назначения организации и условий ее функционирования. Каждому варианту системы управления соответствует определенное значение критерия эффективности, и задача управления состоит в том, чтобы найти такой вариант управления, при котором соответствующий критерий принимает наивыгоднейшее значение. Эффективность управленческой деятельности применительно к субъекту управления может характеризоваться количественными (экономический эффект) и качественными показателями (социальная эффективность).

Количественные показатели эффективности

Количественные показатели деятельности системы управления включают:

• комплекс трудовых показателей – экономия живого труда в сфере управления (численность, сокращение трудоемкости процессов управления) и др.;

• финансовые показатели деятельности системы управления (сокращение расходов на управление и т. п.);

• показатели экономии времени (сокращение продолжительности циклов управления в результате внедрения информационных технологий, организационных процедур).

Качественные показатели эффективности

Особо важное значение имеют показатели социальной эффективности управления (качественные):

• повышение научно-технического уровня управления;

• уровень интеграции процессов управления;

• повышение квалификации менеджеров;

• повышение уровня обоснованности принимаемых решений;

• формирование организационной культуры;

• управляемость системы; удовлетворенность трудом;

• завоевание общественного доверия;

• усиление социальной ответственности организации;

• экологические последствия.

Если в результате рационализации управления удается достичь высокого уровня указанных выше показателей, то происходит положительный сдвиг в организации системы управления и достигается экономический эффект. В общем виде эффективность управленческой деятельности (Э) выражают следующей формулой:

Э = Р/З,

где Р – результат функционирования системы управления (результирующая составляющая);

3 – затраты на управленческую деятельность или объем использованных ресурсов (затратная составляющая).

Таким образом, недостаточно принять грамотное управленческое решение, важно добиться его реализации. Необходимо осуществить социальный контроль за его выполнением, оценить его эффективность и внести всегда необходимые коррективы, чтобы следующий цикл управленческой работы был еще более результативным, чем предыдущий. В широком смысле слова социальный контроль – это совокупность средств и методов, с помощью которых общество гарантирует, что поведение его членов, отдельных социальных групп, субъектов управления будет осуществляться в соответствии с установленными общественными нормами и ценностями.

Контрольная функция управления пронизывает все стадии управленческой деятельности, выступает как интегральная и объединяет их в едином ансамбле управления. По существу социальный контроль – один из главных механизмов регулирования отношений между обществом и личностью, государством и обществом, государством и социальными институтами. Его функция в этом смысле – обнаружение возможных отклонений от заданных целей, своевременное принятие упреждающих мер по ликвидации возникающих диспропорций.

Суть эффективности управления состоит в том, что управление обеспечивает достижение целей, решение поставленных задач в возможно более короткий срок при наименьших затратах ресурсов. Универсальной схемой оценки эффективности является построение оптимальной теоретической модели, которая служит не только для оценки проблемной ситуации, но и для выработки критериев, показателей и индикаторов, которые позволяют количественно и качественно оценить происходящие перемены.

Темы для семинарских занятий

1. Процесс социального управления.

2. Основные этапы процесса социального управления.

3. Методология выработки и принятия управленческого решения.

Темы для написания докладов и рефератов

1. Общая проблема управления и разработки управленческих решений.

2. Информационное обеспечение процесса управления.

3. Анализ и оценка деловой обстановки.

4. Планирование как функция управления.

5. Организация выполнения принятых решений и планов.

6. Модель проблемной ситуации.

7. Процесс разработки решений в сложных ситуациях.

8. Содержание процесса контроля.

9. Коммуникации в процессе разработки решений в сложных ситуациях.

10. Эффективность управления.

Вопросы для самоконтроля

1. Что понимается под процессом управления?

2. В чем состоят цели управления?

3. Какие факторы оказывают влияние на управление организацией?

4. Назовите известные вам функции управления организацией.

5. Что такое управленческая ситуация, и чем она характеризуется?

6. В чем заключаются особенности определения цели предстоящей деятельности?

7. Расскажите об информационном обеспечении управления.

8. На чем основываются методы принятия решения?

9. Перечислите основные функции управления.

10. Дайте характеристику функции выработки и принятия управленческого решения.

11. Нужна ли, на ваш взгляд, функция контроля? Почему?

Список литературы

Ансофф И. Стратегическое управление / пер. с англ. – М., 1989.

Атаманчук Г. В. Государственное управление: учеб. пособие. – М., 2000.

Афанасьев В. Т. Социальная информация и управление обществом. – М.: Политиздат, 2005.

Булыгин Ю. Е., Волковский В. И. Основы теории организации социального управления: учеб. пособие. – М.: ЧеРо, 2000.

Веснин В. Р. Основы менеджмента: учебник. – М., 2006.

Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю. М. Черкасова. – М: ИНФРА-М, 2001.

Казакевич Д. М. Экономические методы в управлении / отв. ред. А. Г. Аганбегян. – 2-е изд., перераб. и доп. – Новосибирск: Наука, 2002.

Кинг В. Системный анализ и целевое управление / пер. с англ. – М., 2004.

Ляхов И. И., Горячев Г. Д. Социологические и психологические методы управления. – М.: Знание, 2003.

Одинцов А. А. Менеджмент организации: введение в специальность: учеб. пособие для вузов. – М.: Экзамен, 2004.

Румянцева З. А. Общее управление организацией. Теория и практика: учебник. – М: ИНФРА-М, 2001.