6. Планерки

Планерки (короткие совещания, как правило, утренние) проводятся с целью распределить объем работы на день и поставить общие задачи. Такие совещания служат постоянным (ежедневным) напоминанием о тех вопросах, которые находятся под непрерывным контролем (т. е. о контрольных показателях, а также необходимости оказания поддержки в случае прогнозируемого увеличения потребительского спроса).

Проводить планерки следует с самого начала проекта по созданию бережливого офиса. Это позволит повысить взаимообмен информацией и степень участия сотрудников. На первоначальном этапе проводить совещание должен старший сотрудник или руководитель отдела. Со временем эту обязанность можно начать передавать каждому из сотрудников по очереди.

Ниже приведены несколько рекомендаций по проведению планерок:

• Проводите совещания по утрам в течение не более 10 минут. Это позволит всем получить информацию о задачах на день, возможных проблемах, текущих вопросах и отметить отсутствующих.

• Готовьтесь к совещанию вечером предыдущего дня или утром до его начала.

• Передавайте обязанности по приему телефонных звонков, ранних посетителей, больных и т. п. сотрудникам по очереди, чтобы у каждого была возможность посещать утренние совещания. При этом не должно возникать никаких задержек и перерывов в обслуживании клиентов.

• Начинайте планерку с позитивной информации: например, сообщите о выполнении того или иного показателя накануне, о визите клиента или похвалы в адрес сотрудника, преуспевшего в построении бережливого офиса.

• Не допускайте прерывания совещаний.

• Старайтесь сконцентрировать внимание сотрудников на работе, запланированной на текущий день, чтобы они не думали о том, что произошло вечером предыдущего дня или утром по дороге в офис.

• Обсудите контрольные показатели и основные тенденции.

Короткие совещания имеют огромное значение для повышения мотивации сотрудников, а также признания их достижений и результатов работы. Они становятся особенно важными, когда система бережливого офиса начинает функционировать.

Преимущества утренних планерок:

• позволяют задать вектор работы команды в начале рабочего дня;

• позволяют обсудить имеющиеся вопросы в начале дня и предотвратить проблемы с коммуникацией в течение дня;

• позволяют сообщить всем новости компании;

• позволяют обсудить контрольные показатели;

• позволяют быстро обучать сотрудников (например, новым операциям и т. д.).