2. Оценка текущего положения дел

Оценка текущего положения дел – это важнейший шаг на пути к построению бережливого офиса, когда сотрудники уже знакомы с этапами развития команды. В этом разделе мы расскажем о том, как донести до сотрудников мысль о ценности времени. Объяснить необходимость и важность этого этапа – обязанность менеджера или другого линейного руководителя. В сборе данных должны участвовать все работники офиса. Как только информация будет собрана, станет ясно, чем занимаются ваши сотрудники на своих рабочих местах.

Цель оценки:

• привлечь внимание работников к важности времени;

• задействовать всех сотрудников в сборе требуемых данных;

• донести до каждого мысль о необходимости перемен;

• начать делиться организационными знаниями.

Преимущества, которые дает оценка текущего положения дел:

• позволяет повысить сосредоточенность и производительность труда;

• помогает повысить качество выполняемой работы;

• помогает сократить стресс на рабочем месте.

Информация, собранная с помощью инструментов, описанных в этом разделе, должна быть в дальнейшем проанализирована с тем, чтобы более точно сформулировать миссию команды и содержание устава (см. предыдущую главу). Помните, что устав – это документ, который следует корректировать по мере поступления новых данных или фактов.

Для оценки текущего положения дел используются следующие инструменты (т. е. формы):

1. Форма учета рабочих процессов

Представляет собой документ Microsoft Word, который применяется для выявления текущих рабочих процессов. Используйте данную форму в течение первого месяца построения бережливого офиса.

2. Журнал учета остановок и незапланированных заданий

Представляет собой документ Microsoft Word, в котором фиксируется, как часто и кем работа прерывается. Используйте данную форму в течение первого месяца построения бережливого офиса, а затем через каждые полгода.

3. Журнал учета звонков и сообщений

Документ Microsoft Word, в котором фиксируются все телефонные разговоры и/или электронные сообщения. Используйте данную форму на всех этапах создания бережливого офиса.

4. Вопросник «Необходимость перемен»

Помогает донести до сотрудников мысль о том, что стандарты, методы управления и оптимизации процессов можно улучшать. Используйте данную форму в течение первой недели построения бережливого офиса.

Все эти инструменты необходимы для учета текущих процессов и выполняемых персоналом офиса операций. Кроме того, с их помощью ваши сотрудники получат представление о том, на что уходит их рабочее время, поскольку все остановки, прерывающие выполнение процессов, будут фиксироваться.