О чем эта глава

В этой главе мы обсудим такие понятия, как канбан / система документооборота, выравнивание рабочей нагрузки, стандартизированная работа и визуальный питч. Инструменты, описанные в восьмой главе, играют ключевую роль при создании бережливого офиса. У бережливой системы документооборота много общего с канбан для канцелярских принадлежностей, именно поэтому использование канбан обсуждалось в предыдущих главах. В шестой главе мы говорили, что для каждого вида канцелярских принадлежностей необходимо завести карточку канбан. Когда количество тех или иных принадлежностей снижается до заранее определенного минимального уровня, карточку помещают в специально отведенное место, и это сигнализирует о необходимости заказать определенное количество канцелярских принадлежностей так, чтобы пополнить запас до заранее установленного максимального уровня. В случае с документами канбан работает так же – визуально сигнализирует о том, сколько работы надо выполнить, куда и когда необходимо направить.

Бережливая система документооборота подразумевает создание трех папок: системной папки, папки процесса и справочной папки. В каждой из папок будет находиться текущая работа или справочная информация, необходимая для того, чтобы удовлетворить потребительский спрос.

Шесть шагов к созданию бережливой системы документооборота:

I. Создайте системную папку, или основной канбан процесса.

II. Создайте папку процесса, т. е. канбан работы.

III. Разместите папки в офисе.

IV. Сбалансируйте рабочую нагрузку.

V. Стандартизируйте работу.

VI. Контролируйте поток с помощью визуального питча.

На создание бережливой системы документооборота у вас уйдет больше времени, чем на любой другой инструмент, описанный в этой книге. Не торопитесь. Каждый из этапов имеет большое значение и требует согласованной работы всех членов команды. Будьте терпеливы, пытаясь договориться с остальными, поскольку на данном этапе вы примете много важных решений, касающихся обработки информации. В дальнейшем это послужит фундаментом для создания эффективного потока работы с документами. Кроме того, не забывайте о развитии компьютерных технологий и увеличении объема информации, обрабатываемой электронными средствами. Подумайте, как описанные в этой главе принципы можно использовать при создании баз данных.