Отслеживание документов

Листок отслеживания документа – это бланк для подробного учета отдельных операций и стадий обработки документа, из которых состоит весь процесс или поток создания ценности. Отслеживание документа:

• дает наглядное представление об организационном времени;

• требует участия всех сотрудников, имеющих отношение к процессу;

• помогает тщательно проанализировать процесс на основе времени, фактически затраченного на каждую операцию.

Отслеживание любого документа проводится в восемь шагов:

1. Выберите процесс или поток создания ценности, по которому будут собираться данные.

2. Создайте в Microsoft Word или Excel листок отслеживания документа.

3. Объясните сотрудникам, какую информацию необходимо заносить в листок. Подчеркните, что операции следует описывать словосочетанием «глагол+существительное» (например, «согласовать счет с грузоотправителем», «поместить папку в корзину с входящими документами» и т. д.).

4. Передайте листок для заполнения на самый ранний процесс в потоке создания ценности – туда, откуда он начинается. Это то же самое, что поставить на документе красную точку или прикрепить красную бирку и отследить его через все процессы до момента, когда он пройдет через последний.

5. Собирайте данные в течение четырех-пяти полных циклов, чтобы получить точную информацию. Попросите работников офиса записывать следующее:

• номер этапа обработки – здесь должна использоваться последовательная нумерация;

• имя сотрудника / название отдела;

• дату и время начала операции;

• дату и время завершения операции;

• название задачи/операции;

• время цикла.

6. Проанализируйте данные, чтобы определить оптимальное время цикла для рассматриваемого процесса. После завершения последней стадии обработки выполнивший ее сотрудник должен передать листок отслеживания документа лидеру команды, который, в свою очередь, должен проанализировать его и записать следующую информацию:

• задержку / время в очереди – время с момента завершения предыдущего этапа до начала следующего;

• затраченное время – задержка / время в очереди с предыдущего этапа + время цикла;

• время создания ценности – время, затрачиваемое на действия, создающие ценность с точки зрения клиента;

• время, когда не создается ценность – затраченное время – время создания ценности.

7. Создайте карту стандартизированной работы. При помощи мозгового штурма определите причины, по которым может меняться общее время цикла процесса. Используйте сводную таблицу и карту стандартизированной работы для дальнейшего анализа и документирования процесса.

8. Обучите всех сотрудников работать по новым правилам.