II. Создайте папку процесса, т. е. канбан работы

Теперь пришло время организовать всю информацию, собранную на первом этапе, в отдельные папки: для каждого процесса нужно создать свою папку. Эти папки называют папками процессов, канбан работы или просто – канбан. В каждой будут храниться следующие документы:

• журнал учета времени создания ценности;

• схема процесса;

• документы, необходимые процессу.

Папки процессов должны находиться рядом с тем местом, где будет выполняться работа (т. е. в месте использования). В них хранятся документы, необходимые для того, чтобы работники последовательно выполняли все операции и соблюдали правила, установленные ответственным за процесс. Информация, хранящаяся в папках процессов, поможет добиться единообразия, устранить потери и тем самым существенно увеличить производительность и обеспечить предсказуемый результат.

Если одну и ту же работу выполняет несколько групп сотрудников, создайте для каждой из них отдельную папку. Ответственный за процесс должен обновлять содержимое каждой папки и документировать изменения, которые вносятся в процесс для его совершенствования.

В папках процессов хранятся все знания, касающиеся каждого процесса. Они отражают то, какая работа фактически требуется клиентам. Для каждого процесса, перечисленного в основном списке, следует создать свою папку. Папка процесса:

• содержит детальную информацию обо всех операциях, необходимых для завершения соответствующего процесса;

• служит визуальным инструментом обеспечения системности в работе;

• помогает обеспечить предсказуемый результат;

• способствует непрерывному совершенствованию;

• позволяет организации взять под контроль знания о соответствующем процессе.