4. Буферные и страховые ресурсы

Привлечение буферных и страховых ресурсов – это временная мера, позволяющая удовлетворить потребительский спрос. В бережливом офисе она рассматривается в качестве компромиссного варианта. Дополнительные ресурсы следует использовать только в экстренных случаях, и надо отказываться от них, как только будут обнаружены и устранены потери в соответствующем производственном процессе.

Бережливый офис должен располагать буферными ресурсами, чтобы быть готовым к колебаниям потребительского спроса. К примеру, при снижении процентных ставок на 1/4 пункта высока вероятность временного увеличения количества заявок на ипотечное кредитование. Приток новой работы возникнет помимо уже имеющихся объемов. Хорошим решением в такой ситуации будет временно привлечь к обработке заявок дополнительных сотрудников (буферный ресурс) с целью удовлетворить возникший скачок спроса. При принятии решения об использовании буферных ресурсов лидер проекта должен проанализировать имеющуюся у него информацию, чтобы определить обоснованность такого решения. Кроме того, всегда следует заранее обозначить период, на который буферные ресурсы привлекаются.

Страховые ресурсы используются в бережливом офисе в случае возникновения внутренних проблем или снижения эффективности работы, что препятствует удовлетворению потребительского спроса. При принятии решения об использовании страховых ресурсов лидер проекта должен проанализировать имеющуюся у него информацию, чтобы определить обоснованность такого решения. Для страховых ресурсов также важно заранее обозначить период, на который они привлекаются.

Некоторые примеры буферных и страховых ресурсов:

• сверхурочная работа;

• наем временных сотрудников;

• заключение гражданско-правовых договоров с требуемыми специалистами;

• привлечение к работе сотрудников, вышедших на пенсию, или добровольцев;

• постановка временных задач перед другими подразделениями внутри компании;

• непосредственное участие линейных руководителей и менеджеров в решении возникших задач;

• изменение графика работы – возможно, кто-то из сотрудников сможет работать до 19.00 на текущей неделе, а на следующей неделе ему можно предоставить дополнительный выходной.

Использовать буферные и страховые ресурсы следует достаточно осторожно и с определенной долей изобретательности. Их следует привлекать с минимальными затратами для организации и строго учитывать по мере использования. Одновременно следует продолжить внедрение инструментов бережливого производства, чтобы потребности в дополнительных ресурсах больше не возникало.

Преимущества буферных и страховых ресурсов:

• позволяют отдавать приоритет потребительскому спросу и удовлетворять его;

• для уменьшения потребности в дополнительных ресурсах применяют технику кайдзен;

• предотвращают «выгорание» сотрудников на работе и помогают снизить уровень стресса в офисе;

• помогают выровнять рабочую нагрузку при увеличении объемов работы.