Утвердите единые для компании Стандарты взаимодействия

Это важно, потому что любой человек работает в коллективе, и невозможно быть организованным и управлять своим временем, если вокруг никто этого не делает и все обращаются друг к другу тогда, когда вздумается. План любого исключительно организованного человека «накроется медным тазиком». Установите стандарты общефирменного управления временем, стандарты, которые будут обязывать всех без исключения быть более организованными в расходовании своего времени и времени своих коллег, в том числе определите временные периоды для подписания документов и четко придерживайтесь установленного порядка. Это научит персонал ценить свое и чужое рабочее время, повысится управляемость компании и, конечно, эффективность работы каждого.

Пример. Временной стандарт

Сотрудники распределяют рабочее время в соответствии с приоритетностью задач:

– 20 % – на стратегически важные несрочные задачи,

– 60 % – на важные и срочные,

– еще 20 % резервируют на случай форс-мажора.

У каждого руководителя есть официально выделенные:

– фиксированные «закрытые» часы (20 % рабочего времени) для стратегического и текущего планирования, когда его нельзя отвлекать;

– определены временные затраты на выполнение каждой задачи (например, сколько часов менеджер по продажам тратит в день на звонки, а сколько – на составление отчета);

– определены часы и дни, когда надо решать ту или иную задачу. Например, счета на оплату и другие документы подписываются с 11:00 до 12:00.

– каждый день начинается с составления дневного плана, для чего сотрудникам выделяют 30 минут;

– каждый день заканчивается анализом проделанной работы, на что коллективу выделяют 15 минут.

Если подчиненный хочет заняться непредвиденной задачей, он обязан получить на это разрешение руководителя. Если же руководитель поручает сотруднику незапланированную работу, то должен освободить его от выполнения планового задания, сократить или перенести это задание на другое время.