Электропочта: работай, как электровеник

У меня был период («австрийский период», как я его называю: три года моей работы в венском офисе компании Avaya), когда каждый рабочий день я получал не меньше 100 (не спам!) писем – от моих коллег, сотрудников, начальства, поставщиков и бизнес-партнеров. Бывало – и?нередко, – что количество писем достигало 150 и больше. Подписка на информационные сайты давала еще 10–20 писем в день.

Я до сих пор сам себе удивляюсь: как я с этим справлялся? Ницше был прав: «Все, что не убивает нас, делает нас сильнее».

Когда вы становитесь директором, вы сразу же начинаете получать электронных писем в несколько раз больше.

В этой главе я хочу рассказать вам о тех основных приемах, которые помогли в свое время мне. Просто начните пользоваться теми, которые вам подойдут. Так выработаются хорошие привычки, которые помогут вам справиться с проблемой электронной почты.

Вот пять приемов, которые в свое время помогли мне.

Во-первых, здорово помогает карманный компьютер, который синхронизирует почту (работаешь над документом и видишь на экране КПК, сколько писем пришло и от кого) и дает возможность работать с почтой, когда под рукой нет лэптопа.

Во-вторых, мы с коллегами старались руководствоваться совместно выработанными правилами. Следование этим правилам значительно облегчало жизнь – и нам, и тем, с?кем мы переписывались.

Вот эти девять правил работы с электронной почтой.

1. Одна тема – одно письмо.

2. Если в результате переписки тема письма изменилась – измени Subject письма.

3. Если ты отправил три письма, а ответа нет – позвони.

4. Ставь других в копию, если: a) они сами тебя об этом попросили б) они должны получить это письмо. Будь готов к тому, что многие не читают письма, где они поставлены в копию.

5. То, о чем ты просишь или что предлагаешь, должно быть в первых строчках.

6. Мы все из маркетинга, и писать письма должны так же, как пишем рекламу. Люди не читают длинные, скучные и неинтересно написанные письма.

7. Скажи, что тебе нужно, в Subject.

8. Прочти свое письмо, прежде чем нажмешь Send it (и проверь «ашипки»).

9. Архивируй большие приложения (от 0,5 Mb).

Говорит Сергей Хромов-Борисов: «Распаковка – не меньшая проблема, чем перекачка.

Не архивируй то, что не сжимается! Пример – презентации PowerPoint последних трех версий и PDF-файлы (но не все!). Не поленись проверить размер архива до и после.

И не выпендривайся! Архивируй только ZIP’ом. Он есть у всех».

В-третьих, меня спасала правильная организация Inbox?– папки, подпапки, правильные названия… просто удивительно, как много людей этим не пользуется.

В-четвертых, здорово помогает такой прием: начинаешь писать ответ, затем сохраняешь его в Drafts, потом к нему (к?ним – к начатым письмам) возвращаешься и «добиваешь». Скорости в работе с электропочтой (спасибо за термин Артемию Лебедеву) этот прием прибавляет прилично. Быстро пишешь ключевую мысль ответа, сохраняешь в Drafts, перепрыгиваешь к следующему письму. Вечером заходишь в Drafts – когда уже работа не требует напряжения?– и просто отвечаешь, отвечаешь и отвечаешь…

В-пятых, мне лично нравится, когда в Inbox меньше 30 сообщений – ничего не заползает вниз, за край монитора, и?складывается ощущение, что все под контролем (надеюсь, так оно и есть).

Говорит Сергей Сухов: «Я предложу более радикальное правило, которому сам следую. Inbox всегда должен быть пустым. Почтовая программа – это не хранилище информации, а транспорт для нее. Любые письма должны переходить из вашего ящика в другие накопители (например, в корпоративный портал). Тогда они, во-первых, не потеряются, а, во-вторых, будут общедоступны. Это очень важно. Думаю, что многие попадали в ситуацию «сотрудник заболел и теперь никто не знает, о чем он переписывался с клиентом». Пустой Inbox – первый шаг к тому, чтобы такого никогда не случалось».

Конечно же, у каждого свои приемы, свои подходы. Берите все, что вам подходит.

Электронную почту многие проклинают: никуда от нее не деться.

Выбор простой: или вы, или она (электропочта).

Лучше победить. Учитесь этому быстро.