5.2. Коммуникации в спортивных организациях

Процесс управления не может успешно осуществляться без информационного обеспечения. Коммуникации – это весь спектр средств, приемов и инструментов эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, то они не смогут вместе работать, формулировать свои цели и достигать их. Работа с информацией часто занимает больше половины рабочего времени руководителей. Неслучайно многие из них считают коммуникации одним из главных препятствий к достижению целей, в том случае, если коммуникативный процесс неэффективен.

Наиболее обширны и разнообразны виды и средства коммуникаций организаций с внешним окружением. Это связи с имеющимися и потенциальными потребителями рынка, общественностью на различных уровнях в зависимости от ранга и положения организации. Все коммуникации в организациях имеют несколько направлений:

? Вертикальные коммуникации с верхнего уровня управления к низшим (сообщения о текущих целях и задачах, процедурах, рекомендации, приказы и др.).

? Коммуникации с низших уровней управления на высшие (обратная информация) в форме отчетов, объяснительных записок и т. п.

? Горизонтальные коммуникации. Любая организация представляет собой систему взаимосвязанных элементов (подразделений). Обмен информацией между ними необходим для координации совместных задач и действий.

В рамках изложенных выше направлений коммуникаций наиболее распространены такие виды, как: руководитель – подчиненный (тренер – спортсмен), руководитель – рабочая группа (тренер – команда). Эта деятельность позволяет повысить эффективность работы группы, поскольку в обмене мнениями участвует большинство ее членов, и каждый высказывает свое видение проблемы и вариант ее решения.

Поскольку каждая организация кроме формальной структуры управления имеет неформальную, то существуют и каналы неформальных коммуникаций, которые называются «слухами». Они имеют место там, где люди собираются группами, – столовая, буфет, раздевалка, трибуны, спортзал, фойе и т. д. И хотя слухи имеют репутацию неточной, искаженной информации, исследования ученых показывают, что часто они оказываются весьма точными. Руководители в определенных ситуациях используют канал слухов в качестве запланированной информации.

Любые данные становятся информацией лишь тогда, когда получают содержание и форму, пригодную для использования.

Информация – совокупность необходимых сведений, характеризующих состояние и поведение объекта и окружающей его среды, которые используются для активного воздействия на систему управления в целях ее развития, совершенствования и повышения эффективности функционирования.

В процессе управления информация преобразуется, перерабатывается и превращается в команду или решение. Процесс управления состоит из трех взаимосвязанных этапов:

– сбор и передача информации о состоянии объекта;

– переработка полученной информации с целью выработки управленческих решений;

– принятие решений в виде управляющих команд и доведения их до исполнителей.

В целом процесс информационного обеспечения управленческой деятельности включает в себя ряд необходимых действий:

– по определению источников и потребителей информации;

– определению состава информации, периодичности и форм ее представления;

– разработке необходимого документооборота;

– выбору комплекса технических средств, который будет использован для сбора, хранения и обработки информации;

– установлению порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Управленческий цикл начинается со сбора исходной информации и заканчивается получением и выдачей управляющей информации в виде решений и команд. Отсутствие и недостаточность информации приводит к субъективным и необоснованным решениям. Для принятия решений или их выработки пользуются плановой, текущей, статистической и отчетной информацией. Плановая информация – информация заранее «заказанная»; текущая – поступающая в настоящий момент, а также систематическая (поступление текущих документов и сведений). Статистическая информация – смешанная, выраженная в цифровом и текстовом материале. Отчетная информация служит основой для отчета. На принятие и выработку управленческого решения могут оказывать влияние полезная, избыточная и ложная информация.

Для повышения качества информации необходимо стремиться к тому, чтобы:

– документ содержал сведения, достаточные для системного анализа исследуемого процесса;

– иметь сведения за отчетный период и плановые задачи;

– иметь сравнительные сведения по различным показателям.

Информация должна быть комплексной, доступной, своевременной и экономичной. Только при соблюдении этих требований информационная система будет эффективной. 70 % информации, как правило, бывает ознакомительной. Достаточность информации определяется степенью потребности для решения конкретных задач.

По направленности информация подразделяется на исходную и управляющую (командную). Командная информация является следствием принятия решений на основе переработки исходной информации. Поэтому качество принимаемых решений во многом зависит от полноты, точности и своевременности получения исходной информации. Исходная информация движется всегда от объекта управления к субъекту, управляющая информация – в обратном направлении.

Возможность оперативного воздействия управляющего звена с целью обеспечения оптимального функционирования объекта управления зависит от периодичности или частоты информации. Это, как правило, отражается на обоснованности принимаемых решений. Поэтому периодичность (частота) информации должна быть, по возможности, постоянной. Информация по-разному сохраняет свое значение во времени. В зависимости от этого она делится на постоянную, условно-постоянную и переменную.

Постоянная информация не изменяет своего значения в течение длительного периода времени (наименование учреждения, его структурные подразделения и т. п.). Условно-постоянная информация сохраняет значение в течение определенного периода времени (нормативы, тесты, сроки отчетности).

Переменная информация формируется на основе данных первичного учета, получаемых путем составления первичных материалов и документации.

Информация бывает также политическая; научно-техническая; экономическая; внешняя и внутренняя; первичная и производная; документальная (письменная); устная; телефонная и т. п. Научно-техническая информация – это сведения по научно-техническому прогрессу и инновациям в сфере ФКиС (новый спортивный инвентарь, оборудование, новые методы и методики спортивной тренировки и т. д.). Экономическая информация отражает отношения между людьми в процессе производства, распределения, обмена и потребления материальных благ.

Внутренняя информация – та, что находится в пределах определенного управленческого звена или системы. Она вырабатывается и потребляется в самом звене управления (сведения о количестве спортсменов, выполнивших разрядные нормативы, проведенных соревнованиях и т. п.). Внешняя информация поступает в звено или систему управления извне в виде директивных распоряжений, плановых заданий и т. д.

Первичная информация – это та информация, которая поступила впервые непосредственно на объект управления (например, необработанная информация о результатах соревнований). В основе информационной службы лежит первичная информация, она определяет достоверность и ценность всей последующей информации и управления в целом. Информация, полученная в результате анализа и переработки сведений, называется производной или вторичной.

Письменная (документальная информация) – это сведения, оформленные в установленном порядке и имеющие в соответствии с действующим законодательством правовое значение (отчетная и командная информация – указания, распоряжения). Телефонная информация – это разновидность устной и документальной информации. Многообразие форм информации, применяемых в физкультурном движении и, в том числе, для обеспечения процесса управления, позволяет нам остановиться на некоторых, только самых основных.

Визуальная информация – воспринимается наглядно (графики, таблицы, табло, экран, печать, приказы и т. д.); аудиоинформация – это табло, экран, печатные материалы; аудиовизуальная информация – совмещение двух предыдущих видов информации в виде звука и изображения (кино, телевидение, репортажи и т. д.); цифровая информация – сведения, приведенные в цифровом материале. Последний вид информации является наиболее емким по форме представления (количество занимающихся физической культурой, разрядников и т. д.); кодированная информация предназначена для сокращения объемов накапливаемых материалов и ускорения их использования с помощью современных технических средств управления. Она помогает собирать, хранить, передавать и обрабатывать полученную информацию (банк информации).

Источником информации являются конкретные подразделения, сферы общественной жизни, отрасли той или иной сферы (например, производство спортивных товаров), первичные звенья (КФК и СК), общественные организации. В системе массовой информации источник зачастую не только передает информацию, но и старается выработать нужное отношение, чтобы оказать определенное влияние на потребителя. В связи с этим необходимо рассмотреть понятия: реклама, агитация и пропаганда (см. параграф 5.3).