IT-система в управлении ассортиментом

Трудно будет разобраться с ассортиментом даже при наличии прекрасного классификатора и ассортиментной матрицы, если наш персонал не умеет пользоваться автоматизированной системой управления или вообще IT-система в компании по каким-то причинам отсутствует.

Эта система должна быть современна, чтобы структурировать товар в соответствии с задачами магазина. Она должна быть понятна и легка в управлении. Она как минимум должна быть! На практике часто бывает, что компания в начале своего развития экономит на информационной системе и заказывает либо систему без некоторых модулей, либо систему только для центрального распределительного склада. А всю необходимую информацию специалисты по закупкам или менеджеры, управляющие товаром, вносят вручную в таблицы Excel. Или не вносят совсем, «справедливо» полагая, что ни к чему делать лишнюю работу.

Ниже представлены варианты требований к автоматизированной системе управления ассортиментом. Эти параметры необходимы, чтобы выбрать ту систему, которая максимально полно сможет группировать данные и строить нужные для анализа отчеты.

Образец требований к автоматизированной системе управления ассортиментом

? Единая (совместимая) система для всех подразделений компании: магазины, склад, розничный отдел офиса (закупки, бухгалтерия), логистика, маркетинг и т. д.

? Возможность автоматического формирования заказа товара с учетом объема продаж, минимального остатка, торговой статистики, документов скорости продаж и ассортиментного перечня.

? Управление запасами и ассортиментом, нормирование запасов (расчет страхового запаса, точки перезаказа, оптимальная величина заказа и т. п.).

? Доступность данных в режиме онлайн по всем магазинам сети с учетом планов роста.

? Возможности электронного подтверждения заявки на товар со склада.

? Система фильтров доступности информации для разных должностей.

? Возможности для достоверного анализа следующих показателей.

Анализ ассортиментной матрицы:

? установка фильтра по магазинам и отражение форматов магазинов в матрице, возможность фильтра по всем матрицам (в зависимости от формата сети);

? возможность анализа ассортимента на различных уровнях (классов, групп, категорий, подкатегорий, товарных позиций);

? возможность анализа ассортимента по другим параметрам (по поставщикам, брендам, менеджерам, различным свойствам).

Почековая аналитика:

? средний чек по сумме за период;

? статистика по видам оплат;

? статистика по магазинам;

? динамика выручки.

Товарный анализ:

? товары в составе крупных покупок;

? товары высокооборачиваемые;

? товары сопутствующие и комплектные;

? неликвидные и низкооборачиваемые товары;

? периодичность спроса;

? оборот и прибыль на м²;

? рейтинги и иные показатели по ассортименту (АВС по обороту и прибыли и ХYZ, совмещенный ABC–XYZ-анализ по группам, категориям, брендам, товарным позициям, периодам).

Скидки и покупатели:

? отчеты по видам скидок;

? отчеты по чекам со скидкой;

? отчеты по товарам со скидкой;

? обороты по кварталам;

? реестр покупателей и клиентов;

? посещаемость торгового зала.

Работа персонала (например, кассиров):

? оценка работы кассиров;

? корректировки чеков;

? перерывы в работе (загрузка ККМ);

? выработка по суммам и часам.

Ценовой анализ товарных позиций (анализ структуры цены, сравнение уровня наценки и себестоимости, а также ценового диапазона).

Предоставление информации, необходимой для начисления заработной платы в соответствии со схемой материальной мотивации для сотрудников всех уровней.

Оптимальная скорость обработки данных.

Возможность работы с несколькими юридическими лицами.

Регистрация договоров поставки с полной информацией о поставщике, сроках и видах оплаты, ценам по спецификации.

Полная автоматизация взаиморасчетов на основании товарных отчетов, бухгалтерских документов, плановых данных по срокам оплаты.

Поддержание системой функции производства собственной продукции, разделки, фасовки, комплектации и разукомплектации.

Настройка дополнительных функций системным администратором в случае необходимости.

Своевременная и недорогая поддержка со стороны разработчиков.

Возможность безболезненного внедрения и использования во всех магазинах, включая региональные, с учетом необходимости обучения сотрудников на местах.

Пример: набор посуды поступает с центрального склада в пять сетевых магазинов, и там, на месте, товар приходуется под разными наименованиями – в зависимости от понимания задачи менеджером операционного отдела каждого магазина. Например, изначально набор значится как «Набор посуды Лимон 12 перс., желт., пр-во Lima, Китай, АХ-134». При поступлении на склад одного сетевого магазина приходуется как: «Посуда лимон, Лима, 12 перс. желт.», а на другом он же становится «АХ-134 Лимон, набор, 12, жел., Китай». При попытке проанализировать продажи в каждом магазине мы будем иметь как минимум две, а то и пять разных позиций, ни в коем случае не отражающих реальную картину продажи.

Любая система – лишь отражение информации, которую внесли в нее специалисты.

Неточные данные могут быть внесены в базу данных по причине изменения названия поставщика или изменения поставщиком артикула. Все это должно быть отражено в информационной системе, и персонал должен понимать важность единообразного подхода к вводу данных. Единая система кодов не даст возможности дублировать позиции или заносить их в неверные группы и категории.

Например, для аптечной сети код товара может выглядеть так: 0102–0306– 181114, означает 01 – класс «БАДы и витамины», 02 – группа «Витамины», 03 – категория «Для беременных», 06 – подкатегория «Комплексные», 18 – марка Витрум, 11 – свойство (упаковка), 14 – порядковый номер.

Данные из информационной системы должны совпадать с реальными данными на складе. Все данные могут быть идеальными на бумаге, но важно только то, что реально можно снять с полки и отдать покупателю. Поэтому обязательно проведение своевременных инвентаризаций и поддержание порядка на складе. Все внутренние и внешние перемещения товара должны отслеживаться и осуществляться только с использованием документов и занесением товародвижения в информационную систему.