Основные ошибки при организации работы с информационной системой

1. Ошибка первая: системы нет. Ее совсем нет, и весь учет ведется в тетрадях или, если повезет, в таблицах Excel. «Так не бывает», – скажете вы. Бывает, мы встречали. Существовать такая компания может только при отсутствии конкурентов (например, небольшой частный магазин в поселке). Подобной компании пока нет надобности во внедрении категорийного менеджмента, поэтому мы этот вариант рассматривать не будем.

Но как только масштаб деятельности выйдет за пределы одного магазина, возникнет потребность в учете, и тогда владелец обычно задает себе вопрос о наличии информационной системы. Как правило, он выбирает для работы самую недорогую и универсальную версию наподобие «1С: Бухгалтерия». Тогда при развитии компании до уровня сетевой могут возникнуть условия для категорийного управления. Но тут может помешать вторая, очень распространенная ошибка.

2. Ошибка вторая: несовершенная информационная система. «Выйдите все из сети, я остатки снимаю!» – кричит товаровед, пытаясь получить отчет по остаткам. Полчаса-час система грузит данные, и если кто-то в этот момент начнет загружать свою статистику… Система виснет, люди часами ожидают отчета, а в этот момент звонит поставщик и спрашивает, что догрузить в машину. И товаровед, не дождавшись отчета, на свой страх и риск, по памяти (по вчерашним остаткам) отвечает – «две коробки Palmolive», и хорошо, если он угадал.

То есть система есть. Но она или слишком медленная (например, 1С.8 начинает «тормозить», когда в сети больше 20 магазинов), или не умеет строить нужные отчеты (элементарный АВС-анализ или отчет по оборачиваемости), или массив данных в этой системе невозможно разнести по уровням и категориям, нет системы фильтров и отбора товаров по параметрам (нельзя проанализировать продажи в разрезе брендов, по ценовым сегментам, по поставщикам, по магазинам, по форматам, по свойствам и т. д.). Поэтому приходится долго строить отчет, и переносить его в Excel, и затем уже вручную (!) анализировать.

Что делать? Все зависит от стратегии компании. Если понимающий владелец ставит своей целью развитие своего предприятия и планирует расширение бизнеса, то заранее, на уровне десяти магазинов он вложит средства в систему, которая учитывает особенности категорийного управления.

Если же сеть большая и система, с которой компания работает, устарела, то можно:

а) «снести» старую систему и купить новую. При этом придется потерять статистику (скорее всего мы ее потеряем, потому что переносить статистику от нескольких тысяч товарных позиций вручную в новую систему – адский труд). Но это меньшее зло, чем иметь полную неразбериху с учетом товара;

б) обновить старую систему, дописав все модули, фильтры, карточки, добавив уровни и возможность различных видов анализов. То есть превратить ее в новую собственную разработку. Для этого потребуется грамотный и трудолюбивый системный администратор, постоянно работающий в компании и лояльный к ней (потому что потеря этого сотрудника выльется в то, что никто не будет знать, как с системой управляться), грамотно составленное техническое задание, категорийные менеджеры, которые точно знают, чего хотят, много времени и некоторое количество денег. Мы знаем несколько компаний, где 1С.8 превратилась в достойную, быструю и удобную для работы систему. Но в этих компаниях работают крайне толковые айтишники, разумные руководители, которые сами разбираются в программировании, и работа коммерческого отдела нормально организована.

3. Ошибка третья: хаос в системе.

Как выглядит:

а) в компании нормальная IT-система, может быть и «Астор», и «Домино», и своя разработка, или даже дорогие и мощные Axapta и SAP. Но проблема в неструктурированных данных, которые занесены в эту систему. То есть изначально массив данных не приведен в порядок и вся номенклатура свалена в кучу – не выделены категории, учет ведется только по поставщикам, в карточку товара данные не заносятся. Результат: нет структуры ассортимента, нет классификатора и нет возможности получать отчеты, фильтровать и т. п. (все, что говорилось ранее). Как если бы мы купили новейший и дорогой «Мерседес» и возили бы на нем картошку на базар;

б) система есть, она хорошая, дорогая, возможно, даже массив данных структурирован. Но никто не умеет системой пользоваться. По старинке выгружаем остатки в Excel. Сотрудники не знают, как построить отчет, как задать фильтры для анализа, как сделать автозаказ и другие элементарные вещи.

Что делать? Сначала устраняем разруху в головах, а затем уже в IT-системе. То есть приводим в порядок структуру – делаем классификатор, подбираем людей, обучаем их, определяем, как должен строиться ассортимент, разрабатываем классификатор (лучше всего пробные варианты делать в том же Excel, так как там можно вносить корректировки и проверять, насколько нас устраивает классификация). После того как мы привели в порядок оргструктуру, можно вносить все данные в компьютер.