Digital в HR

«Идеальная» система для ведения учета подбора персонала

Активное влияние цифровых технологий долгое время обходило рабочие процессы в сфере HR стороной. Следуя максиме «работа с людьми – это не для компьютеров», российские HR-менеджеры использовали digital-инструменты лишь для коммуникации с соискателями и кадрового учета, но не для автоматизации и тем более анализа.

Digital-поворот в HR начался со сферы рекрутмента, когда у менеджеров появились программные возможности обработки личных данных пользователей и работы с различными онлайн-сервисами. Сегодня наступление цифровой реальности в HR идет по всем направлениям – помимо рекрутмента, уже существуют и с успехом используются цифровые инструменты для обучения, аналитики, тестирования, управления стажировками и почти всего, о чем нужно беспокоиться работнику среднестатистического HR-отдела.

Из базовых функций за человеком остаются общение с кандидатом и экспертная оценка, но с развитием технологий искусственного интеллекта и машинного обучения и они могут подвергнуться частичной автоматизации. Однако о полной замене HR-менеджера компьютером речь вряд ли идет, ведь на самом деле автоматизация базовых функций просто дает возможность специалистам переключиться на решение задач другого уровня. Высвобождение ресурсов позволяет заниматься такими вещами, как HR-аналитика и расчет воронки подбора, развивать системы обучения, мотивации, оценки, компенсаций и льгот, продвигать HR-бренд и так далее.

Аналогичные изменения давно произошли в ИТ-сфере, где низкоуровневое программирование было отдано на откуп вспомогательным инструментам. Сфера HR медленно, но неуклонно дрейфует в сторону ИТ, и специалисты в ней постепенно приспосабливаются к новой реальности.

Инструментарий современного HR-менеджера чрезвычайно широк. Рынок цифровых технологий в HR пестрит предложениями, и из-за этого порой сложно разобраться, какие из них подходят для решения конкретных задач наилучшим образом. В этой статье речь пойдет об автоматизации рекрутинга, а именно – системе учета подбора персонала. Мы решили подробнее узнать про то, какой подобную систему видят HR-менеджеры в своем идеальном представлении. Для этого мы опросили 276 представителей различных компаний на российском рынке труда в период с января по февраль 2017 года.

Оказалось, что одними из самых популярных инструментов для ведения учета подбора персонала остаются Excel и Word. Первым пользуется половина компаний на рынке труда, вторым – одна треть. Но при всей популярности продуктов пакета Microsoft Office менеджеры недовольны ими больше всего.

Этот факт не удивителен, ведь, по сути, Word и Excel никак на автоматизируют работу HR-менеджера, а являются чем-то вроде цифровой замены старому доброму архиву резюме. Работа с резюме и кадровый учет в Word и Excel так же однообразны, как и бумажный труд.

Сегодня на рынке можно найти множество цифровых систем для рекрутинга, позволяющих в значительной мере автоматизировать процесс подбора персонала. Подобные системы позволяют не только хранить и в любой момент обращаться к нужному резюме, но и собирать отклики с работных сайтов, коммуницировать с кандидатами, вести сбор статистики и планировать встречи, интегрируя расписание с рабочим календарем.

Такими автоматизированными системами в России пользуется 41 % компаний на рынке, и в дальнейшем их доля будет расти. Каждая десятая компания ведет учет подбора только на работных сайтах, и пользователи в целом довольны их функционалом.

Главные проблемы существующих кадровых систем – это отсутствие интеграции между ними, неудобная система отчетности и аналитики, а также ограниченный функционал. Каждый из этих недостатков отметили по трети опрошенных.

Только 18 % HR-менеджеров все устраивает в работе с системами учета подбора персонала. Несмотря на множество предложений, на рынке кадровых систем нет игрока с массовым продуктом, который бы всех устраивал. Автоматизация рабочих процессов в HR – все еще открытое поле для бизнеса.

Треть компаний никак не решает вопрос хранения и обработки персональных данных соискателей, притом что делать это обязывает закон, согласно которому с каждым кандидатом должно подписываться соответствующее соглашение.

В случае если кадровый учет ведет агентство или же обработка и хранение данных осуществляются только на работном сайте, отдельное соглашение между работодателем и соискателем не требуется.

Чтобы выяснить предпочтения самих HR-менеджеров, мы попросили наших респондентов описать идеальную систему учета подбора персонала, указав на ее наиболее полезные функции, а также рассказать про недостатки тех систем, с которым им доводилось иметь дело.

Ключевыми характеристиками идеальной системы опрашиваемые назвали возможность поиска внутри базы кандидатов, а также простой импорт информации из внешних источников. Еще одной важной функцией по обработке персональных данных является автоматическая идентификация «двойников», позволяющая не тратить время на их ручное обнаружение. Также желательно, чтобы кандидаты сами перемещались по разным этапам отбора в базе.

Важность ведения аналитики в системе учета подбора кандидатов понимают 70 % HR-менеджеров. Наличие модулей анализа и отчетности, позволяющих использовать воронки подбора, отслеживать сроки закрытия вакансии и анализировать эффективность, входит в пул наиболее важных пожеланий к системе. Для HR-менеджеров также важно, чтобы в отчетах можно было фиксировать результаты обучения, стажировок или испытательного срока работников.

В категорию желательных также попали функции интеграции рабочего календаря с расписанием встреч и собеседований и возможность снабжать информацию о кандидатах тегами, облегчающими поиск.

Пожелания к функционалу системы учета подбора персонала у пользователей Word и Excel, а также пользователей автоматизированных систем практически не различаются, что говорит об универсальности этих требований – они являются базовыми для любой системы.

Помимо HR-менеджеров к идеальной системе учета подбора персонала доступ должен быть как минимум у еще одного человека – внутреннего заказчика. По крайней мере, такого мнения придерживаются 43 % опрошенных. В то же время вполне приемлемо, если пользоваться такой системой будут только сотрудники HR-департаментов.

Респонденты отмечают, что оптимальное число сотрудников, имеющих доступ к системе учета подбора персонала, должно быть от 4 до 10 в зависимости от размера компании и HR-департамента. Более трети опрошенных склонны полагать, что оптимальное число пользователей – 1-3 человека.

Автоматизация процессов в HR

Среди структурных подразделений бизнеса сфера управления персоналом подключилась к digital-революции одной из последних, поэтому процесс перехода на цифровые рельсы здесь еще далек от завершения. Как мы выяснили ранее, всего 41 % компаний на российском рынке труда пользуется автоматизированными системами учета подбора персонала. Однако доля работодателей, кто в том или ином виде автоматизировал хотя бы некоторые из HR-процессов, стремительно растет.

Это видно из сравнения данных по автоматизации различных HR-процессов за 2017 и 2016 год, которые мы получили в ходе онлайн-опроса в июне-июле 2017 года. В опросе приняли участие 156 представителей различных компаний на российском рынке.

Рост популярности использования digital-инструментов наблюдался в прошедшем году по всем позициям, но самый быстрый – в деле обучения и развития (+24 процентных пункта), а также HR-брендинга (+23 п.п.). Количество пользующихся цифровыми инструментами для формирования и продвижения HR-бренда увеличилось в два раза – теперь таковых ровно половина от всех компаний.

Медленнее всего росла доля автоматизации в рекрутменте, но это связано с насыщением рынка – доля автоматизированных процессов здесь уже была на относительно высоком уровне. Чаще всего автоматизация рекрутмента встречается в маленьких компаниях со штатом до 100 человек и крупных, численностью более 500 сотрудников, реже всего – в средних. В больших компаниях высока доля автоматизации в HR-аналитике, а также в расчете компенсаций и льгот.

В сфере рекрутмента растет представительство современных информационных технологий. Драйверы развития современного рынка ИТ – облачные и мобильные технологии – стали почти в два раза чаще встречаться в процессах рекрутмента в 2017 году. Среди прочих современных тенденций – использование ATS-систем, позволяющих автоматизировать задачи подбора, а также машинное обучение.

Также из опроса мы узнали, что две трети HR-менеджеров стали использовать социальные сети в деле поиска и подбора кандидатов. Причем делают это все компании одинаково, независимо от размера штата или территориального расположения. Эту практику уже можно назвать общепринятой.

Чем крупнее компания, тем больше вероятность, что она использует ERP-системы для планирования рекрутмента. Доля компаний, внедривших ERP-систему за последний год, также выше в московских компаниях. То же самое можно сказать и про машинное обучение – в Москве оно встречается в сфере рекрутмента в пять раз чаще, чем в регионах.

Только каждая пятая компания среди тех, кто не использует машинное обучение в рекрутменте, заинтересована в том, чтобы поменять ситуацию. Тех, кто не видят в этом необходимости, примерно в два раза больше, причем как среди небольших, так и среди крупных компаний.

Именно подбор кандидатов считается одним из самых перспективных направлений для использования искусственного интеллекта уже сегодня. В Москве технологичных компаний оказывается чуть больше, чем в регионах – здесь машинное обучение в 2017 году планирует использовать каждая четвертая компания, а не планирует – каждая третья.

Причина невысокой популярности машинного обучения скорее кроется в неразвитости инструментария, чем в недоверии к технологии как таковой – 70 % опрошенных уверены, что рано или поздно искусственный интеллект сможет заменить HR-менеджеров в деле выполнения большинства их сегодняшних обязанностей. Причем в сумме почти половина опрошенных считает, что это произойдет максимум через 5 лет, то есть в относительно недалекой перспективе.

Еще одним камнем преткновения в деле внедрения машинного обучения в HR является отсутствие потребности в данной технологии. Среди тех, кто не собирается применять машинное обучение в HR, половина отказывается от него именно по причине ненужности.

У четверти нет соответствующих бюджетов, еще четверть не знает, как именно может быть применена эта технология. Очевидно, что компаниям не хватает конкретной информации о продуктах, связанных с машинным обучением.

Почти половина опрошенных компаний предпочла бы автоматизацию раздуванию штата специалистов в HR-отделе при схожих затратах в первый год. Противоположного мнения придерживается каждая пятая компания.

Более половины опрошенных верят, что их компания начнет использовать digital-инструменты для автоматизации рекрутмента в ближайшие 2–4 года. Каждая пятая фирма высказывает твердую уверенность, что это будет так, каждая десятая предполагает обратное. В целом скептично к автоматизации рекрутмента относятся около трети опрошенных работодателей.

В реальности лишь 16 % компаний выделяют финансирование на автоматизацию HR-процессов. Еще 38 % заинтересованы в этом, но не имеют достаточного бюджета. Не чувствуют потребности в финансировании автоматизации HR-процессов около трети компаний, причем подавляющее большинство из них имеют штат менее 500 человек. Среди крупных компаний только 12 % не имеют потребности в автоматизации, а 39 % не имеют достаточного для нее бюджета.

Также среди компаний, в которых работает более 500 человек, самая высокая доля фирм, отдельно финансирующих автоматизацию в HR-департаменте. В этом сегменте они встречаются в 2–3 раза чаще, чем среди компаний со штатом до 500 человек. Кроме того, автоматизация HR-процессов интенсивнее протекает в московских компаниях, чем в регионах, что отчасти объясняется большей концентрацией крупных фирм в столице.

Борис Вольфсон, директор по развитию компании HeadHunter:

Мы видим, что развитие цифрового HR постепенно становится не уделом компаний-новаторов, а мейнстримом, особенно в секторе крупных компаний, где наличие систем автоматизации HR-процессов и HR-аналитики уже считается обязательным условием эффективной работы.

Кроме стандартизации и оптимизации HR-процессов автоматизация в качестве побочного эффекта позволяет компаниям начинать процесс накопления данных и далее – их аналитики. Таким образом можно полностью реализовать концепции digital HR, начав с использования программных средств для автоматизации процессов, и, накопив данные, построить систему HR-аналитики.

Из новых трендов можно отметить появление проектов по использованию искусственного интеллекта: на данном этапе это небольшие пилоты с целью proof of concept, хотя уже есть успешный опыт внедрения и промышленной эксплуатации таких систем. Можно спрогнозировать, что в ближайшие несколько лет использование возможностей искусственного интеллекта позволит переложить большую часть рутинной работы по принятию решений, которую традиционно выполняли HR-специалисты, на системы машинного обучения.