Что такое высокая содержательность?

Содержательность общения с подчиненными предполагает насыщенный и значимый в настоящий момент разговор, учитывающий конкретную ситуацию и особенности собеседника, четко нацеленный на выполнение поставленных задач.

Говорите о том, как сейчас идут дела. Что нужно сделать? Каковы будут следующие шаги? А после этого? Описывайте свои ожидания четко, ярко и поэтапно.

• Регулярно напоминайте каждому подчиненному об общих стандартах эффективности.

• На основе передовых методик разработайте стандартные операционные процедуры[1] и обучите им всех членов своей группы.

• По мере возможности используйте планы и поэтапные контрольные списки.

• Сосредоточьтесь на конкретных действиях, входящих в сферу контроля человека, с которым вы разговариваете.

• Отслеживайте, оценивайте и документируйте индивидуальную эффективность сотрудников в письменной форме.

• Постоянно контролируйте подчиненных, давайте им при этом регулярную, откровенную обратную связь как наставник.

• Отслеживайте реальные результаты и поощряйте людей, исходя из того, насколько их фактическая эффективность отвечает вашим ожиданиям.

Задавайте правильные вопросы.

• Какой помощи вы от меня ожидаете?

• Каков ваш план? Что вы намерены предпринять?

• Сколько времени потребует этот этап? А следующий?

Внимательно слушайте ответы.

• Оценивайте, насколько хорошо сотрудник понимает требования, предъявляемые к выполняемой им работе.

• Обращайте особое внимание на недочеты и недостатки его подхода.

• Продолжайте задавать вопросы. Помогайте сотруднику.

• При необходимости корректируйте первоначальный план беседы.

• Никогда не забывайте, что ваша главная задача – научить сотрудников понимать каждый свой шаг, каждое действие именно так, как от него ожидается, чтобы он точно знал, что должен делать и как.

Кроме того, регулярные личные беседы с подчиненными дают отличную возможность ответить на вопросы по мере их возникновения. Внимательно следите за всем, что пытается донести до вас собеседник на протяжении диалога. Учитесь всему, чему учатся ваши подчиненные на своем рабочем месте. Совместно вырабатывайте дальнейшую стратегию. Давайте советы, поддерживайте, мотивируйте и даже время от времени вдохновляйте того, с кем разговариваете. Вместе регулярно обдумывайте потенциальные препятствия и угрозы, сделайте выработку тактики действий в непредвиденных ситуациях неотъемлемой частью любого рабочего плана. Предвосхищайте и готовьтесь. Учите и практикуйтесь.

Так, действуя сообща, вы начнете быстрее и точнее определять, что можно сделать, а что нельзя, какие ресурсы необходимы, какие проблемы могут возникнуть, какие ожидания обоснованны и разумны, какие цели и сроки достаточно амбициозны и что именно следует считать успехом, а что неудачей.

Будьте начеку на каждом этапе пути. Проверяйте, не надвигаются ли какие-либо угрозы, не назрели ли трудности. Может, ваш собеседник столкнулся с какими-то несерьезными проблемами, которые можно решить тут же, пока они не переросли в значительные? Может, нужно привлечь дополнительные ресурсы или предпринять что-либо еще? Каких коллег стоит привлечь, чтобы как можно быстрее исправить ситуацию?

Что меняется? Что может измениться? Что может измениться в ближайшее время? Пусть вас не смущает, что в современном мире все постоянно меняется. Тут от нас ничего не зависит. Неопределенность – это новая форма определенности, не так ли? Но, когда меняются приоритеты, меняются и ожидания. Это лишь очередное подтверждение того, что сегодня чрезвычайно важно постоянно рассказывать подчиненным, что им надо делать и как. В конце концов, кто кроме вас ответит человеку, который работает под вашим началом, на следующие вопросы:

• Какие приоритеты сместились и изменились сегодня?

• На чем нужно сосредоточить внимание сегодня?

• Чего от него ждут сегодня?

Только и всего. Все это непременно позволит вам вырваться из порочного круга. И сделать повседневное общение с сотрудниками гораздо более продуктивным. Это простые основополагающие принципы менеджмента, но практиковать их нужно постоянно, последовательно и в высшей степени дисциплинированно.