Сотрудники неэффективно используют электронные средства коммуникации

Сегодня люди часто игнорируют личное общение, предпочитая обмениваться электронными письмами. Безусловно, это чрезвычайно мощный инструмент для эффективного общения, особенно асинхронного, однако небрежность его использования доставляет не меньше проблем и неприятностей, чем в личном общении. Убедитесь, что все подчиненные правильно пользуются электронной почтой.

• Рассылайте меньше электронных сообщений, зато более высокого качества.

• Перед отправкой всегда спрашивайте себя, содержит ли сообщение те мысли и информацию, которые вы стали бы доносить до своего адресата на запланированных личной встрече или собрании.

• Сохраняйте первоначальные варианты писем.

• Если сообщение отправляется, чтобы о чем-то не забыть, отправьте напоминание и себе самому!

• Рассылайте копии писем только тем, кто действительно должен владеть этой информацией.

• Используйте специальные предупреждающие значки, например красный флажок или восклицательный знак, как можно реже, только в тех случаях, когда это оправдано.

• Тщательно продумывайте содержание поля «Тема» и по ходу переписки меняйте ее в соответствии с фактической темой обсуждения – контекст очень важен.

• Старайтесь писать краткие, четкие и упорядоченные сообщения.

• Разработайте простую систему папок для входящих и отправленных сообщений, основанную на принципе их использования в дальнейшем.

• Установите конкретные ежедневные временные интервалы, в которые вы будете просматривать электронную почту и отвечать на письма, чтобы люди знали, когда следует ожидать от вас ответа.