1. Автоматизация

Автоматизация HR-процессов – тема для нашего рынка, с одной стороны, не новая, с другой стороны, пока еще большинство компаний находятся скорее в поиске подходящих для себя решений, тем более что сами технологии шагнули за последние несколько лет далеко вперед. Возрастает потребность в фиксации и анализе огромного количества показателей, с помощью которых можно объективно оценить эффективность работы компании. Бизнесу нужны инструменты, позволяющие принимать решения на основе объективных данных. В противном случае есть риск, что компания постепенно превратится в «черный ящик» с неизвестными и неуправляемыми процессами внутри.

«Сендика Груп»

Проект: «Flagmax Task Manager – работа, которая ценится»

Финалист в номинации «Северная столица» (2012)

Предпосылки

Деятельность компании «Сендика Груп» предполагает управление различными проектами, и рабочий день рядового сотрудника наполнен разнообразными активностями, требующими в том числе ненормированной нагрузки и перемещений между офисами подразделений. В проекте «Flagmax Task Manager – работа, которая ценится» самой главной задачей было создание и внедрение единой унифицированной системы эффективного распределения рабочего времени/приоритетов и контроля достижения плановых результатов.

При этом получается объективная и прозрачная оценка работы каждого сотрудника, основанная на его вкладе в общий результат. И она является, во-первых, базой для гибкой системы мотивации, обеспечивающей индивидуальный подход к каждому работнику, а во-вторых, позволяет применять индивидуальное конструирование рабочего времени каждого специалиста. Все сотрудники компании имеют доступ к ПК с выходом в Сеть, поэтому система Flagmax Task Manager изначально была задумана как специальное ПО, адресно созданное под задачи и реалии компании.

В разработке программы приняли непосредственное участие специалисты компании: рабочая группа готовила техническое задание для разработчика, собирала у всех сотрудников пожелания и замечания, возникающие в ходе тестирования программы.

Реализация

Что представляет собой Flagmax Task Manager?

• Программа наглядно показывает работнику список его задач на весь месяц с прозрачно расставленными приоритетами (в виде баллов). Аналогичный список, но уже по всему подразделению видит руководитель.

• В программу встроено напоминание о дедлайне каждой задачи, приходящее на почту и в виде СМС, что позволяет более эффективно планировать свое рабочее время даже тем, у кого ранее возникали проблемы с тайм-менеджментом.

• Благодаря программе отпала необходимость в большом количестве отчетов – теперь их через программу можно «снять в один клик».

• Вся коллективная работа (например, согласования по проектам) проводится также через программу, что позволяет контролировать сроки согласования, получать ответы и комментарии сразу от всех проверяющих, видеть историю переписки по каждому проекту в комментариях к задаче.

• Программа обеспечивает кросс-функциональное взаимодействие. Предусмотрена возможность ставить задачу сотрудникам других подразделений, если это необходимо для эффективного достижения общей цели, – задача пройдет утверждение у соответствующего руководителя и будет принята к исполнению.

• Программа позволяет создавать временные или постоянные рабочие группы, что максимально удобно в случаях параллельного подчинения, а также при запуске и разработке новых проектов разного уровня.

• В программе наглядно отображается ход работ по каждой задаче или группе задач, организован удобный поиск, есть новостная лента и лента комментариев.

• Благодаря возможности автоматически ставить повторяющиеся (рекуррентные) задачи экономится время на постановку еженедельных, ежемесячных и прочих регулярных задач.

• Итоги КПД каждого сотрудника считаются автоматически – в любой момент времени в один клик можно посмотреть свой показатель за текущий или прошедший месяц, руководителю также достаточно зайти в программу, чтобы увидеть результаты работы своих подчиненных по отдельности и всего подразделения в целом.

Благодаря современным облачным технологиям программа доступна из любой точки, где есть связь.

Результаты

Результатом внедрения Flagmax Task Manager стало общее повышение эффективности работы компании. Ориентация на результат повысилась у 100 % вовлеченных в проект сотрудников, также значительно улучшилась система взаимодействия сотрудников и подразделений, сократилось время на такие процессы, как планирование, принятие решений, оценка результатов, отчетность.

ПАО «МегаФон»

Проект: «МегаNet: перезагрузка»

Серебро в номинации «Федерация» (2013)

Предпосылки

Для решения проблемы территориальной распределенности в компании создали портал МегаNet – единое информационное пространство, универсальный рабочий инструмент и инновационные площадки для общения.

Девять интранет-сетей, мигрировавших в единый портал, полностью обновились – внешне и внутренне.

Целями проекта было объединить все активы компании в одну систему, повысить эффективность ее работы, предоставить современные площадки для работы и общения, укрепить горизонтальное и вертикальное взаимодействие, повысить информированность. Они достигнуты. Портал стал единым, с общим дизайном, одной точкой входа для сотрудников всех активов и с широкими возможностями для персонализации. Объединение позволило ускорить рабочие процессы, сделать их более эффективными и повысить вовлеченность сотрудников в достижение бизнес-целей компании.

Новый федеральный портал готов решать поставленные задачи:

• открыть доступ к порталу для 30 000 сотрудников на территории всей России, объединенных под общим брендом;

• обеспечить возможность настроек под индивидуальную работу (при необходимости предполагающую и работу в команде);

• новые современные интерактивные площадки позволяют получать и обмениваться информацией самых разных форматов.

Реализация

Привлекать внимание сотрудников к обновленному порталу начали задолго до того, как объявили о его окончательной перезагрузке.

План работ предполагал поочередную миграцию и присоединение каждого портала филиала к федеральному. Все присоединения широко освещались как в конкретном филиале, чей портал мигрировал, так и на федеральном уровне. С учетом того, что визуальное и структурное представление будет кардинально отличаться от привычного для сотрудников в филиалах, план по популяризации и разъяснению реализовывался параллельно с техническими процессами миграции. Для сотрудников филиала, чей портал готовился к миграции, были подготовлены:

• программа коммуникаций о том, зачем объединяются порталы: новости, рассылки, полезные советы на портале;

• внедрение инструментов обратной связи: специальный почтовый адрес и раздел на портале по сбору предложений и идей;

• горячая линия поддержки, в которую входили представители IT и HR, по всем вопросам, которые могли возникнуть в ходе ознакомления с новым порталом;

• включение в программу welcome-курса раздела по ознакомлению с особенностями работы портала МегаNet;

• федеральные опросы о функциональности и удобстве нового портала.

К разработке портала был подключен внешний подрядчик. Изначально в проекте была задействована команда из трех HR-специалистов и пяти сотрудников технического отдела, а в группу подрядчика входили от пяти до семи человек.

С опорой на опыт подключения столичного филиала довольно быстро была разработана инструкция по пользованию порталом и снят тематический видеоролик. Все материалы отправлялись в регионы, чтобы коллеги на местах адаптировали инструкции под свою специфику. Параллельно в поволжском филиале был создан центр поддержки пользователей в составе четырех специалистов, которые начали работать с запросами сотрудников. Во время реализации проекта они также обучали тех, кому предстояло заниматься поддержкой портала.

Проект был разделен на пять ключевых этапов.

• Апрель – декабрь 2012 года. Проработка методики миграции – создание единых подходов к структуре размещения контента и навигации; перенос данных в единую и унифицированную структуру, создание макетов нового дизайна, разработка унифицированных решений для географически распределенных сервисов, находящихся на порталах филиалов; миграция и запуск в новом дизайне; доработка и запуск всех федеральных сервисов.

• Январь 2013 года. Встреча рабочих групп IT и HR филиалов и головного офиса по вопросам прошедшей миграции и дальнейшего развития портала. В ходе встречи проводился ворк-шоп, на который также были приглашены и представители PR-функции. Участники рисовали портал мечты, который и стал прообразом существующего портала. В ходе встречи было проведено обучение специалистов по поддержке портала.

• Февраль – апрель. Оптимизация и повышение производительности портала. Обучение контент-менеджеров.

• Апрель – ноябрь. Тестирование нового портала – проведение фокус-групп с сотрудниками пилотных филиалов. На них работникам предлагалось выполнить ряд действий, которые замерялись и документировались.

• Проведение usability-исследования среди всех сотрудников компании. По результатам опроса осуществлены структурные, функциональные и визуальные доработки портала в соответствии с потребностями пользователей.

Результаты

В рамках выполнения задачи по повышению эффективности работы был создан единый портал, ставший полноценным рабочим местом, незаменимым помощником в работе и средой, где можно общаться с коллегами.

Компания перешла на высокие скорости поиска – любой документ, контакт или структурную единицу можно легко найти по ключевому слову, номеру телефона или должности.

Огромная база контента объединена и систематизирована с помощью удобной навигации и тегирования.

Наладились кросс-функциональные связи и коммуникация между регионами.

Унифицированы разрозненные локальные коммуникационные процессы и автоматизированы бизнес-процессы ключевых функциональных направлений.

Появились популярные среди сотрудников площадки для горизонтальных коммуникаций, где можно генерировать новые идеи и получать обратную связь (блоги, комментарии к новостям, фото и видео, опросы и голосования).

Оптимизирована работа контент-менеджеров, что позволило использовать этот ресурс эффективнее и направить его на развитие новых современных форматов, которые можно было реализовать с помощью портала.

После запуска портала было отмечено повышение общего уровня информированности на 32 %, увеличение производительности труда на 15 % и скорости адаптации новых сотрудников на 24 %.

МегаNet – это пространство, позволяющее интегрировать самое лучшее, что есть в интернет-технологиях, с фокусом на решение бизнес-задач.

«Ям! Ресторантс Интернэшнл Раша»

Проект: «Анализ Big Data и предиктивные HR-системы в условиях сетевого бизнеса»

Номинант в номинации «Федерация» (2014)

Предпосылки

Предпосылкой для запуска проекта явилось несоответствие между амбициозной задачей компании утроить число ресторанов за три года и эффективностью механизмов работы с персоналом. Основными проблемами были следующие:

• низкая скорость выполнения базовых кадровых процессов, тормозящая рост ресторанов;

• недостоверная HR-отчетность, в том числе недостаток информации о наличии внутреннего кадрового резерва, приводила к неверным стратегическим решениям;

• потребность в большом количестве человеко-часов для работы с HR-документацией как в HR-отделе, так и в ресторанах;

• увеличение ошибок в HR-документации и начислении заработной платы;

• высокий фонд оплаты труда за счет неумения правильно планировать нагрузку персонала в ресторанах.

Данная ситуация негативно влияла на вовлеченность директоров ресторанов, а также являлась основанием для постоянных конфликтов с HR-отделом и отделом расчета заработных плат.

Цель проекта состоит в улучшении экономических показателей работы компании за счет анализа Big Data и внедрения предиктивных HR-систем в условиях сетевого бизнеса:

• внедрение прогнозирующей HR-аналитики;

• высвобождение от избыточной бесполезной работы ресурсов компании для перенаправления их на рост бизнеса;

• поддержка развития компании в условиях широкой географии бизнеса;

• внедрение комфортной и экономически эффективной HR-бюрократии в быстрорастущей компании;

• обеспечение прозрачности HR-информации для принятия оперативных решений в режиме реального времени.

Решаемые в рамках проекта задачи:

1. Создание современного, простого и удобного инструмента для хранения и анализа HR-информации в ходе работы над задачами, связанными с принятием решений.

2. Установление связи HR-аналитики с бизнес-задачами.

3. Высвобождение ранее недооцененных внутренних ресурсов компании для роста бизнеса посредством внедрения личных кабинетов для разных групп пользователей.

4. Автоматизация управления и учета рабочего времени сотрудников организации с исключением ошибок.

5. Создание единого структурированного процесса развития кадрового резерва на всех уровнях (ресторана, территории, маркета, компании).

6. Создание единой базы данных и системы управления и учета всех процессов, связанных с развитием сотрудников ресторанов.

Целевой аудиторией проекта являются:

• Руководители бизнеса.

• Директора ресторанов и их руководители.

• Сотрудники компании.

• Сотрудники департамента HR.

Реализация

1. Первый этап проекта: диагностика HR-процессов предприятия или их обследование: составлялись модели «как есть», выявлялись потребности будущих пользователей системы «что должно быть».

2. Второй этап проекта: внедрение программного продукта – разработка технического задания.

3. Третий этап проекта: настройка системы (автоматизация). 4. Четвертый этап проекта: тестирование программного продукта.

5. Пятый этап проекта: опытная эксплуатация системы.

6. Шестой этап проекта: обучение сотрудников компании работе с новыми механизмами.

7. Седьмой этап проекта: промышленная эксплуатация системы.

В промышленную эксплуатацию были внедрены:

• HR-отчетность;

• личный кабинет;

• автоматизированный учет рабочего времени;

• оптимизация процесса кадрового планирования.

Результаты

1. Внедрена HR-отчетность в системе Qlick View, которая позволяет пользователям, не имеющим специальных технических навыков, самостоятельно формировать отчеты и анализировать HR-информацию о деятельности предприятий по заданным параметрам независимо от того, в каких учетных системах предприятия хранятся анализируемые данные.

• Появилась возможность быстро и удобно из любой точки мира просматривать в интерактивном режиме:

– персональную информацию: ИНН, СНИЛС, даты рождения подчиненных;

– рабочую информацию: время отпусков, переводы, названия должностей, установленные зарплаты подчиненных, периоды отсутствия подчиненных.

• Автоматизирован процесс оформления таких кадровых процессов, как отпуск, командировка, перевод, перемещение, а также электронное согласование данных кадровых процессов.

• С внедрением в личном кабинете страницы по истории начислений заработной платы (с детализацией) (а для директоров ресторанов – страницы с детализацией заработной платы всех сотрудников ресторана для дальнейшей распечатки) отменена полуавтоматическая рассылка расчетных листков, что сократило трудозатраты сотрудника расчетной службы на четыре рабочих часа в месяц и решило задачи с регулярно возникающими техническими сложностями рассылки. Информация о текущем расчете поступает до перечисления заработной платы в банк.

2. На сегодняшний день автоматизация перечисленных кадровых процессов:

– сократила трудозатраты по оформлению отпусков на 96 %.

Если оформление 5959 отпусков 2011 года потребовало 290 человеко-часов, то для оформления этого же количества отпусков в новой системе требуется 15 человеко-часов;

– сократила трудозатраты по оформлению командировок на 65 %. Если оформление 587 командировок 2011 года потребовало 19,5 человеко-часа, то для оформления этого же количества командировок в новой системе требуется 7 человеко-часов;

– сократила трудозатраты по оформлению переводов работников. Для оформления одного перевода сотрудника на новую должность требовалось в 2011 году от 15 до 20 минут, в новой системе для оформления одного перевода достаточно 1,5–2 минут.

Внедренные инструменты позволили увеличить производительность кадровых специалистов в 2,5 раза; в 2011 году HR-специалист вел в среднем 360 кадровых дел, в 2014 году – в среднем 900 кадровых дел, при этом качество услуги повысилось.

3. Формирование табеля учета рабочего времени сотрудников офиса, а также его подтверждение линейными руководителями автоматизированы. Специалисту, ответственному за ведение табеля, требуется 1–2 минуты для формирования отчета по состоянию закрытия табеля (то есть подтверждения линейными руководителями).

Формирование табеля учета рабочего времени сотрудников ресторанов полуавтоматизировано:

– директором ресторана производится ввод часов, отработанных сотрудниками ресторана;

– в программе учета рабочего времени разработаны системы проверок и предупреждений от различных ошибок и кадровых рисков;

– программа демонстрирует баланс рабочего времени на конец расчетного (месяц) и учетного (квартал, полугодие, год) периода;

– среднее число работников в 2013 году с некорректным учетом часов составляло 75 сотрудников в месяц, в 2014 году – семь сотрудников;

– программа полностью синхронизирована с системой учета кадров и расчета заработной платы.

7,2 % ошибок по причине незнания требований ТК и локально-нормативных актов сведены к нулю, что влечет за собой стопроцентную корректность своевременного расчета заработной платы сотрудников компании и стопроцентную корректность отчетности, влияющей на принятие управленческих решений.

4. Создан единый структурированный процесс планирования кадрового резерва на всех уровнях (ресторана, территории, маркета, компании): определены периодичность встреч, участники процесса, повестки, форматы планов, презентаций, бизнес-отчетности.

Благодаря этому работа по развитию кадрового резерва стала вестись более планомерно и эффективно, что повысило процент внутренних продвижений на позиции менеджеров ресторанов с 25 до 42.

5. Единая база данных позволяет синхронизировать всю информацию и поддерживать ее в актуальном состоянии и в едином формате. Любые изменения в тот же момент отражаются в системе.

База синхронизирована с программой «Босс-кадровик», что позволяет автоматически загружать данные о принятых/уволенных/переведенных сотрудниках.

Информация из системы является надежным источником данных и регулярно используется руководителями для анализа ситуации и принятия кадровых и других решений.

• Получение аналитических отчетов любого уровня стало возможным с помощью нажатия на одну клавишу, а процесс сбора информации по планированию кадрового резерва по территории сократился до 1 минуты (ранее директор ресторана тратил 3–4 часа, HR-сотрудник тратил 8–24 часа ежемесячно). При этом директор ресторана тратит всего 15 минут один раз в месяц на ввод информации в модуль.

• Создание электронных личных дел экономит время HR-сотрудников и руководителей на проведение HR-аудитов. Нет необходимости приезжать в ресторан – достаточно просмотреть в системе в дереве папок необходимую документацию, что занимает не более 30 минут (ранее 6–8 часов).