Глава 30 Юридические взаимоотношения с удаленными сотрудниками

Есть 3 варианта решения этой задачи:

1. Оформлять с самого начала, опираясь на свою интуицию и первое впечатление.

2. Не оформлять вообще.

3. Оформлять после проявления обоюдной взаимной симпатии спустя какое-то время.

Давайте разберем пример, когда очень хочется узаконить отношения с нашим удаленным сотрудником. Вдруг родители не одобрят ваш недооформленный союз?

Давайте сравним трудовой договор и договор подряда: в чем их различие и который из них будет более выгоден для удаленного бизнеса.

1. Трудовой договор регулируется Трудовым кодексом РФ (главы 10–13 ТК РФ).

Договор заключается между работником и работодателем. Он может быть срочным (до 5 лет) и бессрочным. Рабочий день по такому договору строго регламентирован. Во время работы у сотрудника накапливается трудовой стаж. Для того чтобы уволиться по собственному желанию, сотрудник подает заявление и отрабатывает 2 недели. Оформление происходит с записью в трудовую книжку.

Обязанности работодателя:

– Выплачивать регулярно (раз в 15 дней) заработную плату не ниже МРОТ (ст. 133 ТК РФ). За переработку работодатель должен доплачивать деньги или предоставлять дополнительные отгулы.

– Предоставлять оплачиваемый ежегодный отпуск, оплачивать нерабочие праздничные дни, больничный и декрет.

– Перечислять за работника взносы в ПФР, ФОМС, ФСС.

– Предоставлять безопасные условия труда и инструменты для работы, что в целом очень сложно сделать при удаленном найме.

– При увольнении работнику нужно выплатить компенсацию неиспользованного отпуска. Если сотрудника сократили – выплатить выходное пособие.

Была у меня одна компания, которая щепетильно подходила к теме официального оформления, и все ее удаленные сотрудники работали по трудовому договору. Однажды на одного из сотрудников упал монитор его компьютера (уж не знаю, что он там с ним делал). Но факт в следующем: это произошло в рабочее время, а значит, с юридической точки зрения, во время работы на компанию. А это в свою очередь значит, что ответственность легла на работодателя.

Смешно, конечно, ведь фактически человек находился у себя дома. Мало ли чем он там занимался? Работодатель не в силах все предусмотреть и проконтролировать, а вдруг произойдет что-нибудь непредвиденное? Как поступить в этом случае? Но компания будет нести 100 % ответственность. Разве это не странно?

Поэтому, пока наше законодательство не будет идеально подходить под удаленный формат работы, оформлять сотрудников по трудовому договору можно только в том случае, если вы создадите для них умный дом и будете управлять им с пульта.

2. Договор подряда регулируется Гражданским кодексом РФ (глава 37 ГК РФ).

Заключается с физическим лицом для выполнения конкретного задания на определенный срок и не подразумевает долгосрочного сотрудничества. Срок и объем работы прописываются в договоре, как правило, на 3 месяца.

Существуют профессии, при которых заключение такого соглашения невозможно, например, вахтер, охранник или секретарь. Но, если вы наделите своего сотрудника разрешенной должностью, это будет вполне возможно.

Договор может заключаться как между физическим лицом и компанией, так и между двумя юридическими лицами. Поэтому, если у удаленного сотрудника есть ИП, это идеальный вариант.

Рабочий день не регламентирован, не важно, когда будет работать подрядчик, – ночью или днем. Главное – чтобы к оговоренному сроку работа была выполнена.

Расторжение договора возможно в одностороннем порядке любой стороной.

Работа по такому договору оплачивается на основании Акта выполненных работ. После сдачи работы заказчику все взаимоотношения сторон по договору прекращаются, но договор можно оформлять снова и снова.

Есть еще некоторые плюсы для работодателя:

Сумма гонорара в договоре подряда может быть ниже МРОТ. Размер оплаты стороны определяют сами.

Для заключения договора требуется минимальное количество документов: паспорт, СНИЛС и ИНН.

У заказчика нет обязанностей по обеспечению условий работы исполнителя, что в целом актуально для удаленного найма сотрудников.

Заказчик не обязан выплачивать компенсации, оплачивать больничные или отпуск.

Организация не платит страховые взносы в ФСС в отличие от обязательств по трудовому договору. Пожалуй, отсутствие социальных выплат – это самый значимый плюс для работодателя.

Каждый работодатель должен для себя решить сам, какой формат оформления ему больше хочется внедрить в своей компании. И в том, и в другом случае есть риски и противоречия.

Чтобы сэкономить, работодатели часто оформляют со своими работниками договоры подряда вместо трудовых договоров. Но если отношения длительные, без конкретно прописанных сроков и целей, заключение договора подряда будет нарушением закона.

Еще один выгодный тип взаимоотношений – заключить договор подряда не с физическим лицом, а с ИП. В этом случае работник выплачивает все страховые взносы сам. Но этот вариант может вызвать заинтересованность у налоговой службы (как способ незаконного ухода от уплаты налогов). В случае соблюдения условий договора подряда выдвинуть какие-либо претензии проверяющим органам будет трудно, так как организация действительно может сотрудничать с ИП. Так же, как и в случае с физическими лицами, важно, чтобы договор подряда не имел признаков трудового договора.

Если контролирующие органы смогут доказать трудовой характер работы в договоре подряда, то, скорее всего, выпишут штраф. За нарушение трудового законодательства в соответствии со ст. 5.27 КоАП работодатель, как должностное лицо (руководитель компании или ИП), может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а как юридическое лицо – на сумму от 50 000 до 100 000 руб.

Если вы – ИП, то как ИП можете заключить гражданско-правовой договор (ГПД) с другим ИП на выполнение работ. При этом договор заключается именно с гражданином, имеющим статус ИП. В данном случае гражданин рассматривается не как сотрудник, а как контрагент.

Вы выплачиваете ему вознаграждение за выполненную работу. Сумма и сроки выплаты вознаграждения прописываются в договоре.

Преимущества:

1. Вся налоговая нагрузка ложится на сотрудника ИП, так как он самостоятельно платит все налоги.

2. Такого сотрудника не нужно включать в список работников и учитывать при составлении зарплатных и других отчетов.

Минусы:

В судебной практике есть прецеденты решений, когда ГПД, заключенные с ИП, суды переквалифицировали в трудовой договор со всеми неблагоприятными последствиями для работодателя (например, Определение Верховного суда РФ № 302-КГ17–382 от 27 февраля 2017 года).

Чтобы избежать данных прецедентов, советую вам:

• Не указывать в договоре точное время работы сотрудника.

• Обязательно прописывать объем работ, которые в результате вы хотите получить (как если бы вы разово обращались за конкретной услугой).

• Никаких описаний про компенсации и отпуск.

• Обязательное ежемесячное наличие акта о выполненных работах.

Конечно, тема требует глобальных проработок как со стороны законодательства, так и со стороны предпринимателя.

Как минимизировать риски увольнения удаленного сотрудника?

Самый распространенный вопрос про удаленных менеджеров по продажам: как сделать так, чтобы уволившийся сотрудник не смог «увести» за собой клиентскую базу. Этот пример можно использовать в том случае, когда ваш удаленный сотрудник оформлен по ТК РФ.

Поделюсь с вами процессами, которые помогут уменьшить риски, так как искоренить на 100 % увод базы клиентов сложно даже для офисного управления.

1. При найме на работу спросите менеджера прямо, придет ли он со своей базой, и послушайте его ответ. Если скажет, что готов предоставить свою базу с предыдущей работы, избегайте таких сотрудников. Если начнет говорить, что по этическим соображениям считает, что такой сценарий неприемлем, значит, сотрудник готов работать на новый результат и не ищет легких путей.

2. При организации рабочего процесса нужно настроить CRM-систему таким образом, чтобы каждый менеджер видел только своих клиентов. Важно также убрать возможность выгрузки всей базы в виде excel-файла или любой другой таблицы. Два раза в год делайте ротацию базы между менеджерами – это будет полезно для бизнеса, и клиенты не будут воспринимать одного конкретного менеджера как компанию в целом. А если ваш отдел состоит более чем из восьми сотрудников, советую разделить менеджеров по ролям – кто-то делает первичный обзвон, кто-то заключает сделки, а кто-то ведет базу действующих клиентов.

3. Юридическая защита коммерческой тайны: в помощь вам закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98. Существует большое количество судебных дел, в рамках которых собственникам удалось отстоять свои интересы в суде. Важно, чтобы сотрудники знали, что «слив» базы может иметь последствия в виде такого наказания, как условная судимость. Даже если база находится в облачной CRM, ее нужно промаркировать грифом «коммерческая информация».

4. Ваши сотрудники должны подписать лист ознакомления с положением и соглашение о неразглашении. Пропишите в этих документах сроки, в которые даже после увольнения сотрудника эта информация не разглашается, а также конкретные штрафы за нарушение режима коммерческой тайны. Это необходимо, поскольку при нарушении требований режима коммерческой тайны суд не сможет восстановить убытки, но обязательно взыщет тот штраф, который прописан в соглашении.

5. При увольнении сотрудника нужно прописать на уровне регламентов (стандартов работы) и закрепить обязанность передачи клиентов новым менеджерам. Увольняющийся менеджер должен совершить рассылку клиентам, с которыми работал, и сообщить, что вскоре они будут переданы другому сотруднику. После чего нужно сразу ограничить доступ к этой базе. Собственнику бизнеса не нужно ждать две недели, которые сотрудник должен отработать, чтобы лишить его доступа к базе. Сотрудник может дорабатывать свои две недели, при этом не иметь доступа к базе, а иметь доступ к другой рабочей информации.