Глава 22 Оформление удаленных сотрудников

В законодательстве РФ уже сейчас предусмотрено взаимодействие с удаленными сотрудниками. Хотя оно очень несовершенно, той законодательной базы, которая есть сейчас, уже достаточно, чтобы начать работать с удаленщиками. Любой закон требует доработки, когда появляются прецеденты некачественного найма и управления.

Есть разные варианты оформления. Самый распространенный – когда удаленный сотрудник регистрируется как ИП и выступает в качестве исполнителя возложенных на него заказчиком задач. Каждый месяц по акту приема-передачи заказчик принимает выполненную работу. В этом случае не обязательно оформлять трудовую книжку. Ты просто обращаешься к человеку за какой-то услугой и платишь ему вознаграждение по результату.

Можно оформить удаленщика по ТК РФ. Но в этом случае для работодателя существуют риски официального трудоустройства по трудовой книжке. Например, сотрудник, находясь дома, упал, ударился головой о стол. С одной стороны, он находился дома. С другой – находится в процессе выполнения работы. Кто ответственен за его здоровье в этом случае? С юридической точки зрения ответственность несет компания. Но по факту это совсем не так. Именно для таких случаев требуется доработка на законодательном уровне.

Если у меня хватит сил, я обязательно буду выходить с инициативой о подобных законопроектах, чтобы урегулировать трудовые отношения между компанией и удаленным персоналом. Но это будет уже совсем другая история… А пока давайте начнем с самого простого и разберемся с причинами, по которым люди хотят работать дома.

Только понимая движущие силы и мотивацию людей, можно подобрать нужный ключик для эффективного управления удаленным персоналом.

Особенности работы с удаленными сотрудниками

1. Преимущества

К очевидным плюсам работы с удаленными сотрудниками относятся:

• Экономия средств.

• Отсутствие географического ограничения по выбору кандидатов.

• Для решения срочной задачи легко задействовать человека, который будет работать не на постоянной основе в компании, а на полставки.

На последнем пункте хочу остановиться подробнее.

Удаленный сотрудник может работать на полставки. Давайте разберемся почему. Есть задачи, которые необходимо делегировать. Но такого функционала не настолько много, чтобы выделять отдельную штатную единицу. Есть задачи, на которые человеку требуется не более 3–4 часов в день. В офисе перед нами стоял бы выбор: нанимать дополнительного человека или распределить задачи на уже имеющихся сотрудников. При этом не факт, что они могут позволить себе дополнительную нагрузку.

С точки зрения оптимизации бизнеса не выгодно нанимать дополнительную единицу ради 3 часов работы. Поэтому обычно в сценарии офиса происходит следующее: руководитель ждет момента, когда нагрузка на сотрудников начинает зашкаливать. В этот момент он перераспределяет задачи, пытаясь при этом что-то взять на себя. В итоге задача решается за счет личного времени.

На удаленке все проще: достаточно найти человека на полставки. Человек будет работать 4 часа в день, и его заработок будет соответствовать результату. В итоге – меньше затрат, как финансовых, так и нематериальных.

Есть и менее очевидные преимущества. Рассмотрим их чуть подробнее.

Среди экспертов в своей области в последнее время все больше тех, кто работает на российский рынок, но живет при этом за рубежом.

У людей достаточно компетенций, чтобы их по праву можно было считать продвинутыми экспертами мирового уровня.

Представим ситуацию: некая компания работает в городе N с численностью населения 300 тысяч человек и занимается продажей медицинского оборудования. У компании есть call-центр, который находится в офисе. Для масштабирования компании необходимо увеличение количества заявок, а это значит, что придется увеличить трафик и число операторов в офисе. Это становится реальной проблемой, потому что в маленьком городе недостаточно людей, владеющих знаниями по медицинской технике. Решение проблемы заключается в том, чтобы нанять удаленных сотрудников из других регионов и городов. Наверняка по всей стране найдутся 30 человек, у которых есть знания о медицинской технике. То есть шансы масштабирования бизнеса увеличиваются.

Не обязательно открывать офисы именно в тех городах и регионах, где вы планируете развивать дистрибьюцию.

Например, человек занимается производством бумаги в конкретном городе, в котором и расположен офис, обслуживающий производство. Для того чтобы развивать свой бизнес в других городах, большинство предпринимателей поступает так: они открывают офис-локации в этих городах или обращаются к дистрибьюторам. И то и другое означает дополнительные затраты. Но если собственник бизнеса на удаленной основе находит представителя своей компании в тех городах, которые он считает перспективными, необходимость открытия офиса автоматически отпадает.

Это удобно и самим сотрудникам. Так, например, человек утром выехал на машине из дома и посетил компании, которые могут быть заинтересованы в покупке офисной бумаги. Для заключения прямого договора с производством офис не нужен. Максимум, что может понадобиться в будущем, – это склад.

Команда удаленных сотрудников – это прямое снижение рисков для стартап-проектов.

Не нужно создавать инфраструктуру, команду с большими расходами. Можно просто в виде эксперимента набрать удаленных сотрудников, а значительно позже, если бизнес начал развиваться, принимать решение о необходимости создания офисной структуры или компании с большим коллективом. Если же проект «не выстрелил», от чего никто не застрахован, будет не так сложно свернуть работу.

Руководитель команды удаленных сотрудников не тратит свое время на передвижение от дома к офису и от офиса к дому. Его график зависит от объективных обстоятельств и никак не связан с часами работы офиса. Человек может находиться в любой точке мира и делать все, что ему угодно, используя только гаджеты и компьютер для управления своим бизнесом.

Больше возможностей для работодателя найти правильный алгоритм взаимодействия с сотрудниками. При удаленной работе намного больше шансов, что условия сотрудничества устроят обе стороны.

Почему это так важно? Не все компании настолько амбициозны, чтобы выстраивать свою работу с удаленными сотрудниками. Такой вид работы могут позволить себе малый и средний бизнес, какие-либо IT-проекты и платформы.

Большинство компаний, которые сумели поймать тренд и организовать работу удаленно, к настоящему времени являются лидерами на рынке, и их единицы. К таковым относятся также «Тинькофф», «Билайн» «Модуль-Банк» и «Точка-Банк». Стоит отметить, что в настоящее время достойных кандидатов, желающих работать удаленно, гораздо больше, чем достойных работодателей, которые их могли бы нанять. Поэтому тот момент, когда обе стороны смогли встретиться, договориться и сработаться, можно в полной мере считать большой удачей.

Свободный график занятости сотрудника – основа его лояльности компании.

По моим наблюдениям, человек, проработавший удаленно на протяжении хотя бы года, практически никогда не возвращается в офис. Ему это становится не нужно и не интересно.

Еще один плюс – в отсутствии необходимости обеспечения сотрудников оргтехникой, канцтоварами, а также поиска «балластных» сотрудников – системных администраторов, уборщиц, охранников, секретарей и офис-менеджеров.

Следующее преимущество ориентировано на работодателей. Удаленные сотрудники могут быть из самых разных городов и регионов. Как всем известно, уровень жизни и зарплат варьируется в зависимости от места проживания человека. Таким образом, люди могут совершать одни и те же действия, но в зависимости от места проживания получать за одинаковую работу разные деньги.

Удаленная система взаимодействия не исключает наличия офиса. Это универсальная система.

Если у компании есть офис, можно некоторые отделы вывести на удаленный режим работы. То есть можно масштабировать бизнес, не масштабируя офис.

К примеру, у вас уже есть стандартно работающий бизнес, но вы хотите увеличить поток каких-нибудь заявок. Для этого в офисе необходимо увеличить количество людей, что приведет к увеличению самого офиса. Иногда приходится переезжать, чтобы вместить весь коллектив. В этом случае можно использовать альтернативный вариант – вывести тех же менеджеров по продажам на удаленную работу.

Ко мне часто обращаются компании, имеющие офис. Обычно они говорят так: «Мы хотим запустить новый трафик, как можно быстрее его обработать с целью увеличения продаж, но не готовы к расширению офиса». И это оправданно, поскольку расширение офиса может занять долгое время, а также увеличить риски потерь, что в итоге затянет процесс нового старта.

Таким образом, при масштабировании бизнеса важны два момента:

1. Экономия времени на расширение офиса

2. Возможность перевода на удаленную работу той части персонала, которая не соприкасается ни с продуктом, ни с клиентом.

Следующий плюс касается конкуренции. Когда у вас есть офис, некоторые конкуренты могут прийти под видом тайного клиента, чтобы понять, чем занимается компания, как устроен ваш бизнес и т. п. А когда ты работаешь удаленно, эта (как и вся прочая) информация конкурентам становится недоступна.

Следующий плюс связан с условиями правильной организации управления бизнесом. Если работодатель изначально изучил стиль удаленного управления, то есть:

1) научился системно работать с людьми,

2) заранее продумал, по каким правилам они будут работать,

3) определил, какой функционал будет выполнять каждый сотрудник,

4) в какие сроки, кто, за что и в какой форме будет отвечать и отчитываться,

5) разработал правила контроля управления, –

то создать любой офисный или не офисный бизнес такому предпринимателю будет легко.

А все потому, что он с самого начала смог правильно выстроить систему. Именно такой подход и приводит к быстрому органическому росту компании.

Важно понимать, что при освоении системы удаленного сотрудничества работают немного другие правила. Если компания вообще сможет создать удаленный бизнес, ей в разы легче будет масштабироваться, она сможет это делать практически моментально. Единственное условие: руководитель такого бизнеса должен сам быть системным человеком, который внедряет правила и неукоснительно их соблюдает. Плюс в том, что компания сразу ставит себя в условия правильной организации управления бизнесом. Ведь зачастую в офисе непонятно кто и чем занимается, кто за что отвечает. Вроде как сотрудники приходят и проводят на своих местах весь рабочий день, а процесс стоит на месте. На удаленке же изначально становится понятно – получишь ты желаемый результат или нет.

Основная проблема компаний и офисных предпринимателей в том, что они находятся в постоянном поиске решений того, как систематизировать работу своих сотрудников.

Собственники бизнеса мечтают нанять какого-нибудь крутого директора, который придет и разгребет весь хаос, созданный ими самими изначально.

Отсюда вывод: когда работаешь в офисе, ты управляешь людьми вручную. А когда ты управляешь не отдельными людьми, а системой, результаты более предсказуемы и ты знаешь, чего ожидать.

Это легко представить на примере автомобиля: есть автоматическая коробка передач и механическая. Разница в затрате усилий и результате, т. е. при использовании автоматической коробки передач не надо делать переключения каждые несколько минут, как в механической.

Итак, мы рассмотрели плюсы работы на удаленке. Теперь более подробно остановимся на минусах.

Первый минус – в неправильной организации работы. Если изначально не организовать деятельность сотрудников правильно, то очень быстро все превратится в бардак.

Второй минус – неправильное обеспечение информационной безопасности, которая приводит к утечке информации.

Третий минус состоит в том, что в условиях удаленной занятости очень сложно поддерживать командный дух. Члены коллектива не чувствуют себя единым целым без специальных усилий руководителя. В таких вопросах очень важен подход компании, которая должна позаботиться о коллективной вовлеченности.

Четвертый минус: из-за отсутствия навыков самодисциплины у некоторых сотрудников может пострадать эффективность работы всего проекта.

Пятым минусом можно считать отсутствие реального общения на отвлеченные темы, которое возможно во время работы в офисе. Некоторым людям просто необходима постоянная коммуникация: большая часть их жизни проходит на рабочем месте – там есть общение с коллективом, который выполняет функцию семьи.

На самом деле основная работа сотрудника занимает 3–4 часа в день, все остальное время в стенах офиса он просто живет. И вот, представьте, перевести такого человека на удаленку, да он же с ума сойдет! Пойдет ругаться с соседями или искать себе какие-нибудь другие приключения.

Шестой минус связан с недоверием банков. Когда масштабы бизнеса становятся достаточно крупными, сложно взаимодействовать с банками, поскольку бизнес на удаленной основе невозможно «пощупать». Поэтому в таком формате бизнеса обычно есть независимые инвесторы.

Седьмой минус в том, что наше трудовое законодательство несовершенно для полноценной работы с удаленными сотрудниками. Допустим, работодатель устроил удаленного сотрудника по трудовому договору, как обычно оформляют людей в офисе по ТК РФ, с записью в трудовой книжке. Но в жизни всякое случается. Например, удаленный сотрудник в будний день дома получил травму, стал инвалидом. Юридически ответственность за его физическое здоровье в это время несет работодатель. Но по факту сотрудник находился у себя дома, занимаясь тем, что работодатель не в силах держать под контролем. Кто виноват? Пока не ясно. Такие моменты в трудовом законодательстве не прописаны.

Восьмой минус – нестабильность. Удаленная работа может быть как на постоянной основе с определенным работодателем, так и свободная, подразумевающая взаимодействие со множеством заказчиков, т. е. фриланс. Никто не может гарантировать удаленному работнику, что заказы будут поступать регулярно в течение нескольких лет.

Девятый минус связан со здоровьем. Работа за компьютером – сидячая. Если пренебрегать здоровьем, то можно его пошатнуть. Вы скажете, что сидячая работа может быть и в офисе. Это так, но там всегда есть повод сходить прогуляться, выйти куда-нибудь на обед, пойти налить себе кофе, пообщаться с коллегами.

Десятый минус – внезапное отсутствие Интернета, которое может остановить всю работу. Это происходит в основном в том случае, когда удаленщики, особенно собственники бизнеса, предпочитают постоянно перемещаться. Когда я ездила в круиз по Адриатическому морю, мы 8 дней находились либо на лайнере, либо на материке, либо на острове. Связь на самом лайнере была, но очень дорогая (60 евро стоили 2 гигабайта, которых хватало на один день). Работать было сложно – ничего не загружалось, невозможно было открыть таблицы по сотрудникам. Максимум, что я могла, – написать какой-то вопрос в чат и на него ответить. Конечно, такую работу полноценной считать невозможно.

Бизнес на удаленной основе особенно подходит для начинающих предпринимателей. Бизнесмен не сразу становится успешным. Мы все ищем себя, тестируем, пытаемся понять, чем нам стоит заниматься. Если мы не будем брать за основу обязательное создание реального офиса, нам гораздо быстрее удастся найти свою нишу в бизнесе. Начинающему предпринимателю можно нанять личного помощника и делегировать ему операционные задачи, а самому заниматься стратегией развития.

Никто и никогда не даст вам гарантии того, что начальная бизнес-идея сработает. Многие бизнесмены говорят о том, что они начинали с экспериментов в различных сферах. Статистика такова: из десяти сгенерированных идей только одна срабатывает, становится действительно похожей на бизнес и впоследствии приносит прибыль. Остальные девять спустя определенный период, как правило, оказываются невыгодными или неинтересными.

Каждому предпринимателю всегда стоит помнить о том, что открытие удаленного бизнеса в случае неудачи не повлечет за собой больших рисков и потерь – тех, которые могут возникнуть при наличии офиса.