Основная сложность подбора – большой отсев кандидатов

Чтобы подобрать квалифицированного секретаря, нужно провести десять собеседований, тридцать телефонных интервью, рассмотреть около 100 резюме кандидатов. Кроме того, многие соискатели просто не доезжают до компании, поскольку сегодня хорошие секретари ищут работу в среднем не больше недели. Поэтому необходимо обеспечить непрерывный поток входящих резюме на вакансию. Это достигается путем размещения объявления о вакансии во всех возможных источниках, сайтах, социальных сетях.

При подборе на вакансию имеет огромное значение личность кандидата.

Успешный секретарь – как правило, это человек структурированный, организованный, ответственный, самостоятельный, обладающий высоким уровнем работоспособности и стрессоустойчивости, обладающий блестящими коммуникативными навыками, доброжелательностью, грамотной речью, быстротой реакций, умением быстро ориентироваться в ситуации ограниченного времени и удерживать в оперативном поле внимания большой объем информации.

Если кандидат не приходит на собеседование, переносит несколько раз встречу, опаздывает, на собеседовании обсуждает прежнего руководителя, жалуется на слишком большие нагрузки и очень «нервную» работу – это серьезный повод для того, чтобы задуматься, обладает ли кандидат вышеперечисленными качествами.

Кроме персональных особенностей в этой профессии зачастую большое значение имеют внешние данные. Принято считать, что секретарь руководителя является «лицом» компании. И порой, руководители, заботясь об имидже компании, предъявляют очень высокие требования к внешности кандидатов. Первое краткое интервью с кандидатом при приеме на работу проводится по телефону, поэтому еще при первом разговоре постарайтесь выяснить (дабы сэкономить ваше с кандидатом время), насколько внешность кандидата соответствует требованиям компании. Если не уверены, что сможете это сделать деликатно, то попросите выслать резюме с фото, сославшись, например, на корпоративный стандарт.

Оценить мотивацию соискателей непросто, т. к. большинство секретарей рассматривают административную работу только как стартовую площадку для карьерного роста в компании. Поэтому часто кандидаты, трудоустроившись на позицию секретаря, офис-менеджера, личного помощника, ищут внутри компании возможности для карьерного роста и, если не находят, то покидают работодателя. В итоге компании приходится искать замену сотруднику.

При поборе специалиста на должность секретаря (помощника) важна максимальная совместимость со своим руководителем по личным качествам. Ведь именно со своим секретарем руководитель взаимодействует большую часть рабочего времени. Хороший помощник умеет чувствовать настроение своего начальника, искренне понимает его, сопереживает, выстраивает поведение и рабочий процесс таким образом, чтобы руководитель чувствовал себя максимально комфортно. Руководителю с таким сотрудником легко и просто работать.

Основные сложности в подборе административного персонала:

? большой процент не приходит на собеседование и не предупреждает;

? быстро принимают решение. Их сложно удерживать, если принятие решения о приеме на работу затягивается;

? большая текучесть, не хотят долго работать на одной должности.