4. Алгоритмы разработки повестки и ведения совещаний
СИНХРОНИЗАЦИЯ ? РАСХОЖДЕНИЕ ? СВЕД?НИЕ
Повестка совещаний имеет разную логику в зависимости от их цели, и мы рассмотрим эти различия дальше. Но есть универсальный алгоритм, помогающий организовать дискуссию. Его автор – еще один эксперт в области совещаний и фасилитации, Сэм Кейнер{20}. Алгоритм состоит из трех шагов:
1. Синхронизация;
2. Расхождение;
3. Свед?ние.
Синхронизация – это создание общего контекста, чтобы все участники одинаково понимали вопрос, проблему или задачу, которую они будут обсуждать, а также цель – образ результата, продукт, который нужно создать в ходе обсуждения.
Расхождение – этап выявления разных мнений по обсуждаемому вопросу. В неэффективных совещаниях расхождение во мнениях считается проблемой. Это неверное убеждение: найти новое решение или достичь лучшей договоренности невозможно, не собрав и не прояснив разные точки зрения. Как правило, если все участники мыслят одинаково, это означает, что вопрос уже решен и его вообще не следовало выносить на совещание.
Свед?ние – это группировка и оценка высказанных идей, а затем выбор одной или нескольких лучших. На этом этапе мы сводим разные мнения, переходим от множества идей к единому решению.
Для реализации каждого этапа можно использовать различные методы обсуждения (табл. 4.3).
Голосовать за идеи можно, поднимая руку, расставляя пометки маркером напротив идей в списке или приклеивая маленькие стикеры (точки). Перед голосованием важно дать участникам некоторое время на агитацию в пользу тех или иных идей либо провести другую процедуру оценки идей. При использовании голосования нужно иметь альтернативный метод принятия решения на тот случай, если голоса разделятся примерно поровну. Как правило, в качестве альтернативы используется решение руководителя.
Консенсус – это ситуация, когда все участники поддерживают конкретную идею (или как минимум не имеют возражений) и обязуются следовать принятому решению. Согласно Майклу Вилкинсону{21}, отношение к идее можно разделить на пять уровней:
ПРОЦЕДУРА ДОСТИЖЕНИЯ КОНСЕНСУСА
1. Ведущий предлагает участникам определить свое отношение к идее – проголосовать, выбирая одну из оценок от 5 до 1 (показывая соответствующее количество пальцев).
2. Если все голоса распределились между 5 и 3, консенсус считается достигнутым.
3. В ином случае участники с оценками 2 и 1 излагают причины своих сомнений, а затем ведущий организует дискуссию по оптимизации решения: «Как нам изменить это решение, чтобы устранить прозвучавшие сомнения?»
4. Ведущий представляет участникам измененную формулировку идеи и проводит повторное голосование (от 5 до 1).
5. Если консенсус не достигнут за три раунда обсуждения и голосования, решение принимается альтернативным методом – используется результат последнего голосования (простое большинство) или решение остается за руководителем.
В заключение рассмотрим стандартную повестку различных видов совещания. Проще всего представить ее в виде последовательности конкретных вопросов.
ИНФОРМАЦИОННОЕ СОВЕЩАНИЕ
? Повестка и цели встречи.
1. Каков контекст, предпосылки сообщения (информации)?
2. В чем суть сообщения?
3. Какие действия нужны от участников в связи с этим сообщением?
4. Какие вопросы есть у участников в связи с полученной информацией?
? Резюме встречи.
АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ И РАЗРАБОТКА РЕШЕНИЯ
? Повестка и цели встречи.
1. В чем состоит проблема?
А. Симптомы проблемы.
Б. Масштаб отклонения от нормы.
В. Последствия и риски.
2. Нужно ли решать проблему? Что будет, если ничего не менять?
3. В чем причины проблемы? Какие из причин являются корневыми?
4. Каким критериям должно отвечать хорошее решение?
5. Каковы варианты решений для каждой корневой причины?
6. Насколько эти варианты соответствуют критериям хорошего решения? (Оценка вариантов.)
7. Какое решение или варианты мы считаем наилучшими? (Проект решения или альтернативные решения.)
? Резюме встречи.
АНАЛИЗ ЗАДАЧИ И РАЗРАБОТКА РЕШЕНИЯ
? Повестка и цели встречи.
1. Каков контекст, откуда возникла эта задача, почему она важна?
2. Какого результата нужно достичь (минимально, максимально)?
3. В чем состоят барьеры и факторы успеха (условия, ресурсы) для решения этой задачи?
4. Каким критериям должно отвечать хорошее решение?
5. Каковы варианты, возможные подходы к решению задачи?
6. Насколько эти варианты соответствуют критериям хорошего решения? (Оценка вариантов.)
7. Какое решение или какие варианты мы считаем наилучшими? (Проект решения или альтернативные решения.)
? Резюме встречи.
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ
? Повестка и цели встречи.
1. В чем суть проблемы или задачи, в связи с которой принимаем решение?
2. Какой метод принятия решения мы будем использовать?
3. Какой проект решения или альтернативные варианты предлагается рассмотреть?
4. Насколько проект решения или альтернативные варианты соответствуют важным для нас критериям? Каковы плюсы и минусы?
5. Каков вердикт?
А. Утвердить проект решения / выбрать один из альтернативных вариантов.
Б. Утвердить проект решения с корректировками.
В. Отправить на доработку – указать пункты доработки, назначить срок повторного рассмотрения проекта решения.
Г. Отклонить проект решения – указать причины отклонения, назначить срок повторного рассмотрения нового проекта решения.
? Резюме встречи.
ПЛАНЕРКА
? Повестка и цели встречи.
1. Какова цель, необходимый результат?
2. Какую работу нужно сделать / какие задачи нужно решить, чтобы достичь целей / получить результат?
3. Кто, что и когда должен сделать?
? Резюме встречи.
СТАТУС-ВСТРЕЧА
? Повестка и цели встречи.
1. Что было запланировано?
2. Каков статус?
А. Все в норме, по плану.
Б. Отклонение, требующее внимания.
В. Серьезная проблема, требующая решения.
3. Нужно ли обсуждать отклонения / проблемы? Обсуждать сейчас или на отдельной встрече?
? Резюме встречи.
Разумеется, эти варианты стандартной повестки должны быть скорректированы или скомбинированы в зависимости от ситуации и цели конкретного совещания.