Глава тринадцатая Быстрое принятие решений

We use cookies. Read the Privacy and Cookie Policy

Глава тринадцатая

Быстрое принятие решений

Советы

• Относитесь к принятию решений как к делу, требующему предварительного планирования.

• Как и для любого другого дела, установите для принятия решений контрольные сроки. Это ускорит вашу работу.

• Убедитесь что решение, которое вы готовы принять, окажется эффективным.

• Определите, что вы понимаете под выражением «правильное» решение.

• Принимая решение, учитывайте как фактор случайности, так и фактор необходимости.

• Запишите все факторы на листе бумаги.

• Примите решение относительно целей прежде, чем начнете принимать решения относительно средств.

• Проанализируйте, насколько ваши эмоции влияют на принятие решений.

• Разделите принятие решений на несколько стадий.

Вы когда-нибудь задумывались над тем, сколько времени вы тратите на принятие решений? Между тем, величайшие решения могут приниматься мгновенно. Я решилась купить дом, стоящий почти миллион долларов, всего за десять минут. Когда я принимала предложение выйти замуж, все мои раздумья заняли не больше трех минут, а ведь прежде я ни разу не задумывалась над этим вопросом. Гораздо дольше я размышляю над тем, что мне купить в супермаркете. Деловые решения же вызывают у нас беспокойство особого рода. Они влияют на жизнь других людей. Если наш выбор окажется неправильным, эти люди будут порицать нас. Некоторые работодатели даже считают, что менеджеры нужны именно для того, чтобы принимать решения и брать на себя ответственность за них.

Итак, как же осуществить столь сложную задачу, как принятие решений? Легко. Большинство решений бывает трех видов:

1. Решение не делать ничего.

2. Решение принять решение.

3. Решение бросить монетку или позволить решать за себя другим.

Таким образом, ваш первый шаг состоит в том, чтобы выбрать один из этих трех видов. Не пренебрегайте подбрасыванием монеты, этот способ может помочь, если ваши раздумья зашли в тупик. Когда монета упадет и укажет вам, что вы должны делать, вы сразу почувствуете, нужно вам это или нет. Это отличный способ для того, чтобы разобраться в своих чувствах и желаниях.

Позволить кому-то другому принять за вас решение можно только в том случае, если это действительно оправданно. Например, если вы уверены, что другой человек разбирается в ситуации лучше, чем вы. Если же вы просто боитесь ответственности и хотите в случае неудачи переложить вину на другого, вам придется подумать еще раз.

Иногда наиболее оптимальными оказываются решения первого типа, при которых мы решаем ничего не решать. Это может случиться, например, в ситуации, когда неблагоприятные обстоятельства могут измениться без нашего вмешательства. Есть проблемы, за которые вообще лучше не браться. Но этот выбор должен обязательно основываться на активном, а не пассивном отношении к ситуации.

Власть

Еще одним фактором, влияющим на быстрое принятие решений, является власть. Вы уверены, что ничто не повлияло на принятие вами решения? Насколько вы контролируете ситуацию? Приняв решение, сможете ли вы сами воплотить его в жизнь или для этого вам потребуется помощь других людей? Понадобится ли вам убеждать других в правильности своего выбора? Чтобы решение было эффективным, вы должны уметь исполнить его.

Риск

Всегда имейте в виду фактор риска, сопутствующий принятию любого решения. Какую степень риска допускает ваша работа? Возьмите лист бумаги и линией разделите его на две части. В правой части запишите то, что связано с высокой степенью риска, в левой то, что связано с низкой степенью риска. Принимая решение, вы обязаны учитывать связанный с ним риск. В нижней части страницы проведите черту, которая бы ограничивала допустимое количество рискованных ситуаций. Это позволит вам удержать свои решения в разумных границах.

Как вы предпочитаете работать и принимать решения? Кто вы: бюрократ или сторонник нового и неожиданного? Что для вас важно: стабильность или риск?

Трехчастная структура

Теперь разделим процесс принятия решения на три части:

1. Постановка проблемы.

2. Определение возможных способов ее решения.

3. Выбор единственного способа решения и элиминация всех остальных.

Первая часть будет, вероятно, включать такие действия, как:

• Сбор информации.

• Исследование.

• Совещание.

Выполнив их, вы должны получить всю необходимую для правильного выбора информацию. Ваше решение должно основываться на знании, а не на «интуиции» или предположениях.

Во вторую часть войдут:

• Творческий подход к решению проблемы.

• Записывание всех возможных вариантов ее решения.

• Разделение их на возможные и невозможные.

• Изучение всего многообразия альтернатив.

• Использование практического мышления. Мы должны задавать себе вопрос «Как это можно сделать?», а не «Почему это не получается?».

• Смелый и открытый взгляд на все возможные способы решения проблемы.

Вот какие действия включает в себя третья часть:

• Оценка достоинств и недостатков всех вариантов решения проблемы.

• Исследование фактора «что если», то есть того, что может произойти в случае, если мы выберем одну из альтернатив и воплотим ее в жизнь.

• Анализ последствий принятый решений.

• Последовательное исключение неудовлетворительных вариантов, в результате которого должна остаться одно единственное решение, обладающее оптимальным отношением плюсов и минусов.

Взвешивание

При помощи этого способа вы сможете превратить свои предположения в решение, основанное на сознательном выборе. Если вы намерены приобрести какой-то товар, и не знаете, какую модель предпочесть, запишите то, что вам в нем важно, в порядке убывания значимости. Предположим, вы собираетесь купить машину. Вот как тогда может выглядеть ваш список:

• надежность;

• цвет;

• цена;

• тип «хетчбек»;

• небольшое потребление бензина и так далее.

Имея перед собой этот список, вы можете сравнивать с ним каждый из предлагающихся вам автомобилей, давая ему соответствующую оценку, до тех пор, пока не выберите тот, который в наибольшей степени удовлетворяет вашим требованиям.

Внутренняя реакция

Я никогда не забываю об этом аспекте. Психологи утверждают, что та информация, которая кажется нам недостойной нашего внимания и которую мы поэтому «выбрасываем из головы», не исчезает бесследно. Она сохраняется в нашем подсознании, впоследствии преобразуясь в инстинкт. Поэтому то, что мы считаем случайным и основанным на эмоциях, на самом деле основывается на информации. Просто наш мозг с потрясающей ловкостью выбросил ее из области сознательного так, что мы даже не успели заметить этого.

Я считаю, что это очень важная составляющая процесса принятия решения, однако это еще все же не весь процесс. По крайней мере, какая-то его часть основывается на логике и фактах.

Анализ последствий

Это еще один способ принять решение. Начните с того, что вы хотите получить в результате. Чего именно вы хотите достичь с помощью этого решения? Подумайте, не вызовут ли последствия реализации вашего решения новых проблем. Затем запишите возможные альтернативы и сравните их последствия.

Уверенность в себе

Вы должны научиться преодолевать стадию «колебаний». Нам нравится быть твердыми и уверенными в своих решениях, но тем не менее часто мы делаем все возможное, чтобы не принимать их. К сожалению, этот путь ведет к утере так ценимых нами ясности и конкретности.

Маргарет Тэтчер поклялась самой себе никогда не отказываться от единожды принятого решения. Благодаря этому создавалось впечатление того, что, несмотря на свою необычайную силу духа, ей недостает гибкости и она очень страдает от этого. Однако, стремясь не повторить ее ошибок, следите за тем, чтобы ваши колебания не стали причиной стресса и не превратились в банальную нерешительность. В процессе принятия каждого решения наступает стадия, на которой необходимо поверить в свои силы и в правильность избранного пути. Если вы не сделаете этого, вы никогда не сможете достигнуть окончательного успеха. Вам будет мешать страх перед тем, что ваш выбор окажется неверным. А если вы пребываете в страхе, то все, чего вы можете достичь, это убедить себя в основательности своих самых худших предположений. Приняв решение, вы должны поверить в себя. Помните о том, чего вы хотите добиться, и старайтесь быть достаточно гибким, чтобы по мере необходимости менять тактику своих действий. Но эта гибкость не должна лишать вас решительности. Успешность принятого решения оценивайте по его конечным результатам.

И еще раз: не отвлекайтесь по пустякам. Берегите свое время и силы для действительно важных решений. Малозначительные решения должны приниматься быстро или не приниматься совсем. Ваш мозг не может успешно справляться со всеми задачами, которые вы перед ним ставите. Почему каждое утро мы по несколько минут размышляем, на какую программу установить свою кофеварку? Почему, придя в магазин, мы не менее долго думаем над тем, купить ли нам зеленый или мясной салат? Почему мы никак не можем решить, какого цвета носки нам сегодня надеть? Некоторые решения лучше принимать автоматически, вообще не задумываясь над ними.

Привычки

Я всегда была против привычек, всегда считала их продуктом уходящей эпохи. Но я очень уставала на работе. Я не могла позволить себе проявлять нерешительность в незначительных вопросах. Поэтому в кафе я неизменно заказывала один и тот же кофе и сэндвич, а в пабе один и тот же любимый напиток. Вы можете застать меня сидящей за своим письменным столом и размышляющей над важными проблемами, но сидящей перед стойкой бара с поднятыми в нерешительности бровями никогда.

Привычки помогают справиться со стрессом и сэкономить время на принятии решений, но только до тех пор, пока они не начинают самовольно распоряжаться нашей жизнью. У меня есть любимое место в вагоне поезда. Когда оно свободно, я всегда сажусь именно туда. Когда нет, я занимаю любое другое. Если привычки начинают довлеть над вашей жизнью настолько, что любое незначительное изменение приводит вас в панику, то вам придется потратить часть своего драгоценного времени на то, чтобы сходить на прием к психиатру.

Опоздания

Все мы любим откладывать какие-то из своих дел «на потом», но плохие организаторы времени откладывают почти все свои дела. Есть даже такие люди, для которых опаздывать стало привычкой. Если вы серийный Губитель времени, то вы несете ответственность за нарушение распорядка дня кого угодно, потому что опоздание одного человека вызывает волновой эффект и распространяется на всю компанию. То, что вы опаздываете регулярно, на самом деле означает, что вы очень хороший Хранитель времени. Просто ваши внутренние часы немного не согласованы с обычными. Вы пунктуальны, но пунктуальны не вовремя, а с опозданием. Таким образом, ваши проблемы связаны не собственно со временем, а с отсутствием у вас вежливости и уважения к другим. Почему-то вас не смущает тот факт, что вы заставляете других людей ждать себя. В таком случае вам просто нужно перевести свои внутренние часы. Заводя будильник в воскресенье вечером, поставьте его на десять минут раньше обычного. Этот прием обязательно исправит ваш распорядок. Если в глубине души вы не хотите решать проблему постоянных опозданий, значит вы на удивление грубый и невнимательный к другим человек.

Оправдания

Как вы оправдываете себя за то, что откладываете дела? Вы говорите, что в этом виноваты другие люди, отсутствие необходимых инструментов или информации? Вы утверждаете, что некоторые дела лучше выполнять в другое время дня? Как часто вы откладываете дела до тех пор, пока браться за них не становится слишком поздно? Насколько часто у вас случаются конфликты из-за этого? Жалуетесь ли вы затем на то, что вас ругают и принуждают?

Всем нам хочется сначала выполнять легкую и приятную работу, а скучную и тяжелую откладывать «на потом». А ведь это означает, что несделанная работа будет висеть над нами, омрачая наш день. Откладывать неприятные дела, значит создавать ужасный беспорядок в своем ящике для входящих бумаг и злить клиента, к которому вы обещали вернуться, провоцировать его на телефонные звонки и ругательства.

Часто мне приходилось иметь дело с людьми, не умеющими организовать свое время. Их просили срочно сделать очень простое и не требующее напряжения срочное задание, а они откладывали его даже в том случае, если не были заняты. Всегда, когда возможно, выполняйте подобные задания безотлагательно. Когда вы вычеркнете их из списка запланированных дел, вы сразу почувствуете облегчение.

Как работать, не отвлекаясь

Большинству из нас на работе постоянно приходится на что-нибудь отвлекаться. Однако для того, чтобы эффективно организовывать свое время, вам придется менять ситуацию. Первый ключевой шаг на этом пути — стать уверенным в себе. Второй — научиться делать сознательный выбор.

Решить эту проблему мешает то, что от работы нас чаще всего отвлекают другие люди, и прервать их значит показаться грубым и недружелюбным.

В офисах, в которых все служащие сидят вместе, не имея отдельного кабинета, каждый из сотрудников доступен для всех остальных. Если же вы работаете в собственном кабинете, заведите привычку закрывать дверь, когда вам необходимо сосредоточиться для принятия важного решения. Когда вам бывает нужно провести переговоры без предварительной подготовки, постарайтесь делать это в офисе своего партнера, с тем чтобы вы могли остановить разговор в любой удобный для вас момент. Если это невозможно, заранее предупредите собеседника, сколько времени вы можете ему уделить.

Вы также можете спасаться от Губителей времени тем, что сделаете свое рабочее место менее «дружелюбным» по отношению к посетителям. Если ваш офис кажется посетителям местом, располагающим к отдыху, то они не преминут отдохнуть и расслабиться. Если же вы во время работы расположены к ним спиной, или если в вашей комнате нет свободных стульев, то они захотят уйти как можно быстрее.

Язык телодвижений еще одно хорошее средство против тех, кто отвлекает нас от работы. Опустите ладони на стол, улыбаясь вежливой, но выжидающей улыбкой. Если это не помогает, забудьте об утонченности и посмотрите на часы с выражением внезапного потрясения и ужаса.