Глава десятая Работа на компьютере
Глава десятая
Работа на компьютере
Советы
• Компьютер должен помогать, а не мешать вам работать.
• Оцените эффективность работы на компьютере, сравнив количество потраченного времени с количеством сэкономленного.
• Используйте компьютер для работы, а не для развлечений. Избегайте футзинга (о том, что это такое, вы узнаете в этой главе).
• Избавьтесь от спама.
• Научитесь быстро ориентироваться в компьютере.
• Не принимайтесь за работу с помощью новых для вас программ и инструментов: сначала убедитесь, что они действительно помогут сэкономить ваше время.
Первое правило работы с информационными технологиями гласит: не преклоняйтесь перед компьютером, он всего лишь инструмент, призванный помочь вам в вашей работе. Ни в коем случае нельзя позволять ему навязывать вам дополнительную работу или распоряжаться вашим временем. Питайте к нему не больше уважения, чем к пылесосу.
В каких случаях компьютер отнимает ваше время
Существует две основные проблемы, связанные с организацией времени при работе на компьютере:
1. Яма в песке.
2. Тот факт, что для многих людей компьютер не образует, а заполняет свободное время. Пока он не появился в их жизни, это время уделялось:
мужу (жене),
друзьям,
домашним животным,
жизни.
Этим-то и отличается компьютер от пылесоса. Никто не станет брать с собой в постель пылесос (по крайней мере, я так думаю). Между тем, я знаю людей, которые работают на своем ноутбуке, сидя в постели. Никогда прежде игрушка, инструмент и личная жизнь не объединялись в одном предмете. К сожалению, эта смесь стала причиной того, что компьютер оказался абсолютно бесполезен для эффективной организации времени.
• Вы можете получать из сети всю необходимую информацию, что значительно экономит ваше время.
Но: затем вы можете потерять гораздо больше времени, читая все, что только попадается вам на глаза. Это напоминает то, как мы обычно смотрим медицинскую энциклопедию, когда хотим найти в ней симптомы, от которых мы страдаем. Разве вам когда-нибудь удавалось закрыть ее сразу после того, как вы прочитали то, что вас интересовало? Сколько еще времени вы потом листали энциклопедию, читая про самые разные болезни?
• Вы можете пользоваться электронной почтой. Этот вид связи отнимает меньше времени, чем обыкновенная почта или телефон.
Но: По электронной почте вы можете отправлять и получать огромное количество совершенно ненужных вам писем и сообщений. (Вот советы, которые помогут вам уменьшить количество входящего спама: не размещайте свой электронный адрес на общедоступных вебсайтах; не отправляйте своим знакомым сообщения, рассылающиеся по принципу «передай другому»; постарайтесь как можно меньше пользоваться электронной почтой; установите на свой компьютер специальную программу, автоматически удаляющую спам, поступающий с уже известных вам адресов).
• Вы можете пользоваться электронными ежедневниками, бухгалтерскими и другими полезными программами, которые позволяют экономить время.
Но: Чтобы научиться работать с ними, вам может потребоваться куда больше времени, чем вы потом сэкономите с их помощью. Поэтому, прежде чем вы решите установить новую компьютерную программу, убедитесь, что:
• Она действительно будет экономить ваше время. Количество времени, сэкономленное благодаря этой программе, должно во много раз превосходить количество времени, потраченное на обучение тому, как с ней работать.
• Она действительно облегчит вашу жизнь.
• Через несколько недель не покажется вам излишней.
А вот что должно предостеречь вас от установки программы:
• Это последняя версия данной программы.
• Она кажется вам слишком «крутой».
• В ней слишком много приятных мелочей, которые будут отвлекать вас от работы.
• Она уже стоит у всех работающих с вами в одной комнате сотрудников.
• Они издеваются надо мной потому, что у меня до сих пор не стоит эта программа: «Не могу поверить, что у тебя до сих пор ее нет! Да как же ты можешь так жить?»
• Все говорят, что как только я установлю эту программу, я уже не смогу понять, как же я жил без нее раньше.
Обратите особое внимание на последнюю фразу. Много раз мне приходилось слышать эти слова: «Как только ты ее установишь, ты и понять не сможешь, как же обходилась без нее раньше». На самом деле они означают: эта программа настоящий камень на моей шее, и я хочу, чтобы ты страдала так же, как я.
Поверьте, существуют другие причины для того, чтобы начать пользоваться чем-то, куда более разумные, чем эта загадочная заговорщическая фраза.
Футзинг
Согласно последним исследования, офисные служащие проводят около двадцати процентов своего рабочего времени, «сидя» в чатах и поисковых серверах. Эти и другие бесполезные занятия, которым так легко поддаться, работая на компьютере, получили название «футзинг». Действительно, технологии изобретаются для того, чтобы сделать работу более быстрой и эффективной, тем не менее, многие из них вводят нас в соблазн, искушая очевидно бесполезными, но почему-то притягательными занятиями. Почти треть служащих получает и читает во время рабочего дня последние спортивные новости.
Сейчас многие компании запрещают своим сотрудникам работать на офисных компьютерах или вводят ограниченный доступ к ним. Однако все равно ежегодно миллионы рабочих часов теряются на покупки, организацию выходных, оформление счетов и поиски работы по Интернету. Впрочем, далеко не все разделяют опасения по поводу глобальной сети, а многие даже приветствуют ее как нечто, могущее привить сотруднику интерес к своей работе. Они даже предпочтут, чтобы сотрудник оформлял свои счета прямо за своим компьютером по Интернету, чем чтобы он опаздывал на работу из-за очередей в банке.
Итак, если вы хотите, чтобы технологии экономили ваше время, строго следите за тем, чтобы каждое ваше действие приближало вас к намеченной цели. Не попадайтесь в ловушку недобросовестных продавцов, пытающихся всеми правдами и неправдами заставить вас купить их бесполезный товар. Вы деловой человек, вам нужны не лишние игрушки, а системы, повышающие производительность вашего труда. Не стесняйтесь воспользоваться ручкой, бумагой и телефоном в случаях, когда это представляется более быстрым и удобным.
Если вы собираетесь завести компьютер
Выберите самую простую модель, удобную в использовании. Вероятно, вам потребуется программа для работы с текстами и электронная почта. Купите такой принтер, который печатает быстро и качественно. Заведите пару учебников по работе на компьютере. Не стоит покупать учебники, в названии которых стоит «... для полных идиотов». Их авторы убедят вас в том, что компьютер может помочь вам в любой ситуации, но не верьте им: компьютер разговаривает на собственном жаргоне, который вы никогда не поймете.
Они также посоветуют вам расслабиться, потому что ваш компьютер никогда не сломается, что бы вы с ним ни делали. Это тоже ложь. Компьютер ломается. Он выбрасывает непонятные и страшные предупреждения. У вас могут пропасть файлы и вся ваша работа. Будьте внимательны и осторожны.
Вот два моих совета:
1. Держите под рукой телефонные номера людей, которые могут прийти вам на помощь, если у вас сломается компьютер. (Внимание: такая зависимость может разрушить дружеские отношения.)
2. Работая с текстом, постоянно нажимайте на кнопку «Сохранить». (Это значит, что ваш текст будет где-то сохранен, неважно где, пусть даже на другой планете.)
Апгрейд
Впервые вы чувствуете неодолимое желание сделать апгрейд в первый же час после того, как приобрели новый компьютер. Впоследствии это желание постоянно возрастает, становясь всепоглощающим. Коллеги смеются над вашим «устаревшим» компьютером. Компании по производству компьютерного оборудования пытаются заставить вас почувствовать себя старой клячей. Не поддавайтесь на эти провокации. Соглашайтесь на апгрейд только если:
1. Ваш компьютер сломался.
2. Ваш компьютер работает слишком медленно.
3. Вам необходимо делать на компьютере нечто, на что не способен ваш старый компьютер. (Убедитесь, что вам действительно необходимо это делать. Остерегайтесь внешних соблазнов.)
Избавьтесь от старых привычек
Если вы пользователь со стажем, вам придется избавиться от некоторых старых привычек работы на компьютере. Хотя они, возможно, и ускоряют вашу работу, они не позволяют вам овладеть новыми, более прогрессивными методами.
Что поможет сэкономить ваше время
• Храните свои файлы в порядке, разбирайтесь в них так же, как и в бумажных документах.
• Пользуйтесь таблицами наподобие Excel (несмотря на то, что с ними довольно сложно научиться обращаться, они очень удобны для работы с финансовыми и статистическими данными).
• Пользуйтесь программами для работы с текстами.
• Пользуйтесь программами для подготовки проектов.
• Используйте «PowerPoint». Если вы проводите презентации и показываете слайды, то он станет для вас просто незаменимым помощником. Научиться работать с ним очень легко: у вас уйдет на это не более десяти минут. Не увлекайтесь созданием сложных объектов: они всегда выглядят безвкусно. Вам вовсе не обязательно уметь создавать сложные графические объекты, со звуком пролетающие в воздухе. Иллюстрации должны быть ясными, конкретными и относящимися к делу. Добавить же симпатичный фон в этой программе очень легко, вы сможете делать это даже прямо по ходу презентации.
• Попробуйте установить голосовое управление. Оно позволяет задавать команды не только с клавиатуры, но и с голоса. Я видела одну из первых версий этой программы, она работала только тогда, когда не было слышно никаких посторонних шумов, а владелец компьютера говорил с четкостью ведущего телевизионных новостей. Мне кажется, теперь эти программы значительно усовершенствовались.
• Если нужно, печатайте буклеты, приглашения и так далее на своем компьютере, но только в том случае, если это действительно экономит ваше время и деньги. Некоторые компании сами печатают стильные и красивые документы, у других же это получается просто отвратительно. Эта работа не из тех, за которые можно приниматься, не будучи заранее уверенным, что она вам по силам.
• Пользуйтесь автоответчиком, только если вы уверены, что это экономит ваше время.
• Если вы собираетесь организовать видеоконференцию, вам потребуется высокоскоростной Интернет, видеокамера, специальные компьютерные программы и плата оцифровки видеоизображений. Благодаря тому, что вам не придется путешествовать по всему свету, вы сэкономите просто феноменальное количество времени. Но вы должны быть уверены, что видеоконференция проводится вместо командировки, а не в дополнение к ней. Если вы сомневаетесь в ее эффективности, возьмите калькулятор и подсчитайте, сколько часов в год вы тратите на поездки. Сколько времени вы смогли бы сэкономить с помощью видеоконференции?
• Организовать собрание вам поможет программа Microsoft Outlook. С ее помощью вы сможете проверить, все ли приглашенные могут его посетить, сделать запись о готовящемся собрании в их собственных ежедневниках, послать по электронной почте запрос о подтверждении приглашения и напоминание о собрании.
• Если добавить карманный компьютер к мобильному телефону и ноутбуку, то полученного снаряжения будет достаточно для нескольких полетов на Марс. Существует несколько разновидностей карманных компьютеров:
1. Мобильный телефон, оснащенный функциями доступа к Интернету, электронной почте и электронным ежедневником.
2. PDA, что расшифровывается как «personal digital assistant» (персональный электронный помощник) карманный компьютер, предназначенный для выполнения некоторых специальных функций.
3. Ноутбук, обладающий всеми возможностями настоящего компьютера.
Все эти устройства позволяют вам работать где угодно. А это экономит время. Благодаря им вы теперь можете работать дома или в гостинице, а, работая в офисе, вы больше не привязаны к своей комнате и своему рабочему столу.
Я пользуюсь карманным компьютером, потому что в нем есть следующие функции:
• дневник и ежедневник;
• адресная книга;
• блокнот для записей;
• калькулятор;
• подсчет расходов;
• совместимость с персональным компьютером;
• электронная почта.
Работа с помощью карманного компьютера: советы
• Купите защитный фильтр для экрана, чтобы уменьшить яркость и защитить экран от повреждений.
• Научитесь самостоятельно изменять значения клавиш.
• Чтобы быстро находить нужную клавишу, напишите на листе бумаги значения клавиш и прикрепите его к крышке карманного компьютера.
• Если вы путешествуете, время от времени очищайте память карманного компьютера.
Интернет
Интернет — это действительно великое изобретение, но:
• Не отвлекайтесь.
• Будьте осторожны: не вся информация, размещенная в Интернете, верна.
• Будьте внимательны: информация размещена хаотично.
Как правильно искать информацию в Интернете
• Прежде чем войти в Интернет, спланируйте свои действия.
• Вы должны ясно представлять себе, с какой целью вы собираетесь зайти в Интернет.
• Войдя в Интернет, следуйте намеченному плану работы. Не отвлекайтесь.
• Работайте с помощью хорошего поискового сервера.
Разделы
Информация на поисковых серверах размещается по принципу каталога. Поэтому в них удобно работать тогда, когда вы ищете информацию по какой-то одной теме.
Поисковые системы
С помощью поисковых систем вы можете найти в сети нужную вам информацию. Они дают ссылки на соответствующие сайты.
• Вводя слово или группу слов, по которым вы хотите произвести поиск, будьте предельно кратки. В противном случае вы ничего не сможете найти, так как просто утонете в море лишней информации.
• Не отвлекайтесь во время работы.
• Попробуйте работать в разных поисковых системах.
Следите за тем, где вы находитесь и на какие сайты вы заходите. Порносайты довольно легко найти, но многие фирмы запрещают своим служащим смотреть их на работе. Вы можете попасться на том, что скачиваете непристойные картинки или музыку в стиле хардкор.
Не делайте в сети ничего такого, за что вам пришлось бы краснеть перед другими людьми.
Как ускорить работу в Интернете
• Соединение и работа в сети могут быть более или менее быстрыми в зависимости от времени суток. Как и в случае с покупками, подберите оптимальное для вас время.
• Сделайте поисковый сервер, которым вы обычно пользуетесь, своей стартовой страницей.
• Если информация, которая вас интересует, касается жизни в Великобритании, пользуйтесь британскими поисковыми системами.
• Если вы совсем запутались, вам помогут мета-поисковые системы, например «Ask Jeeves» (www.ask.com).
• Ваша домашняя страница должна быть пустой (без рисунков и фотографий), иначе она будет открываться довольно долго. Зайдите в меню «Пуск», выберите раздел «Настройка». Откройте «Панель управления», «Свойства обозревателя». В меню «Общие» нажмите на кнопку «С пустой», после чего подтвердите ваш выбор, нажав «ОК».
• С адреса www.adfilter.com вы можете скачать программы, препятствующие скачиванию рекламы. Если вы установите их на свой компьютер, вебстраницы будут открываться намного быстрее.
• Смотрите американские сайты по утрам.
• Попробуйте пользоваться широкополосной сетью. (Эта технология способна обеспечить одновременную передачу голоса, данных, видео; обычно это осуществляется путем мультиплексирования с разделением частот.)
• Пользуйтесь закладками (то есть маркерами, уникально идентифицирующими запись или строку в базе данных, строку в исходном коде или позицию в файле текстового редактора). Они позволяют сохранить в памяти компьютера адреса всех сайтов, на которые вы регулярно заходите.
• Пользуйтесь клавишами быстрого выбора команд.
• Не загружайте рисунки: это замедляет работу компьютера. В меню «Пуск» выберите разделы «Настройка», «Панель управления», «Свойства обозревателя». Войдите в меню «Дополнительно». В разделе «Мультимедиа» уберите галочку в строке «Отображать рисунки».
• Пользуйтесь ускорителем работы в сети.
• Подключайтесь к сети через самого быстрого провайдера.
• Бесплатные серверы обычно работают медленнее платных, но это правило не является всеобщим.
• Поинтересуйтесь у своего провайдера, сколько у него модемов по отношению к количеству клиентов. Если на каждый модем приходится более десяти клиентов, то вы вряд ли сможете подключаться к Интернету с первого раза.
• Подключайтесь к Интернету по кабелю, с помощью цифровой связи или через выделенную цифровую абонентскую линию (эта технология, используемая для выделенного доступа, позволяет потребителю принимать сигналы со скоростью до 8 Мбит/с, а передавать — со скоростью до 1 Мбит/с на расстояние до 7 км).
• Проверьте, нет ли возможности увеличить скорость доступа в Интернет по телефонной линии.
• Обращаясь за помощью к своему провайдеру, помните, что она может обойтись вам очень дорого — до двух долларов за минуту.
Для чего нужен компьютер
Компьютеры созданы для того, чтобы экономить наше время, однако на деле все, к сожалению, часто получается наоборот. У менеджеров с появлением компьютеров стало еще больше работы, чем раньше, к тому же они теперь обязательно должны владеть навыками печати. Компании стремятся оснастить свои цеха и офисы электроникой, сокращая количество служащих.
Корпоративные локальные сети становятся источником уникальных сведений. Из них служащие могут узнавать о том, какую зарплату им выплатят, какие открылись новые вакансии, как заключить выгодный контракт, кроме того, с помощью локальных сетей происходит обучение служащих.
Информационные технологии: советы
• Около половины опрошенных в ходе последнего социологического исследования служащих признались, что чувствовали себя разочарованными, столкнувшись с проблемами, касающимися информационных технологий. Всегда держите под рукой номера телефонов, которые могут пригодиться вам в случае, если вы столкнетесь с такими проблемами.
• Объясняя по телефону специалисту, в чем состоит проблема, будьте спокойны, иначе ваши объяснения будут спутанными и непонятыми.
• Как врачу, подробно изложите специалисту все симптомы болезни вашего компьютера.
• Если специалист в беседе с вами использует жаргон, который вы не понимаете, не стесняйтесь сказать ему об этом.
• Запишите все инструкции. Когда мы в отчаянии, мы способны забывать даже самые простые вещи.