Глава девятая Обустройство своего рабочего места и командировки

Глава девятая

Обустройство своего рабочего места и командировки

«Сначала думай, а только потом действуй».

«Офисные ангелы» [1]

• Приберитесь на своем рабочем месте.

• Будьте последовательны в своем стремлении к чистоте. Убравшись однажды, поддерживайте чистоту постоянно.

• Будьте аккуратны, даже если вы находитесь в пути. Усвойте привычку умываться и убираться в дороге.

• Следите за тем, чтобы на вашем рабочем столе не находилось никаких бумаг, кроме тех, над которыми вы в данный момент работаете.

• Следите за порядком в своей директории на компьютере.

• Ваш письменный стол должен быть удобным для работы.

Итак, приступим к уборке. Вы знали, что вам рано иди поздно придется взяться за нее, и вы знаете, что в ваших же интересах ее провести. Вы похожи на Гомера Симпсона из мультфильма, когда, окруженные мусором, заявляете: «Ну и что, что мой стол превратился в свалку, зато я легко могу найти на нем все что угодно» или «У меня нет времени на уборку». В обоих случаях мне за вас просто стыдно. Если на вашем столе беспорядок, ваше присутствие меня оскорбляет. Все в офисе должно доставлять эстетическое наслаждение и радовать глаз. Вид неубранного стола может на целые недели отбить всякое желание работать.

Вот по каким причинам вам нужно следить за порядком:

1. У вас больше свободного места.

2. Вы работаете лучше и быстрее, потому вашей работе не мешает старый хлам.

3. Вы лучше выглядите.

4. Окружающие вас люди думают, что вы работаете так же хорошо, как выглядит ваш рабочий стол.

5. От вас не исходит неприятного запаха.

6. Вы чувствуете себя свежим и бодрым.

Уборки, как принятия горького лекарства, нельзя избежать. Она лечит душу. Она превращает вас из неуверенного в себе неудачника в маленький самолет-истребитель.

Вам потребуется:

• По меньшей мере один или два пакета для мусора.

• Как минимум один час.

• Тряпка для вытирания пыли.

• Несколько пустых папок.

• Несколько обложек для журналов.

• Решимость и терпение.

• Последующее вознаграждение.

Не ждите, когда вас посетит нужное настроение, возьмитесь за дело прямо сейчас

Соответствующее настроение, конечно, очень важный фактор успеха в деле уборки, однако его отсутствие вовсе не позволяет вам вообще отказываться от его выполнения. Уборка — занятие не для малодушных. Она требует решительности, особенно в том, что касается выкидывания мусора. Вы должны научиться быть жестоким. Здесь нет места жалости: мусор есть мусор. (Вот совет для тех, кто беспокоится, как бы не выбросить то, что еще может пригодиться: отложите вещи, которые вы предназначили к выкидыванию, и храните их в течение одного месяца. Если за это время вы ни разу не хватитесь этих вещей, смело относите их на помойку.)

Не бойтесь разъяриться

Будет просто замечательно, если вы сумеете разозлиться на мусор. Возненавидьте его за то, что он превращает в хаос вашу жизнь, которая без него могла бы стать ясной и организованной. Прокляните его за то, что он лежит здесь, насмехаясь над вами. Он издевается и смеется. Он не имеет к вам ни малейшего уважения. Вы должны преподать ему урок. Он заслуживает кары. (Я открыла для себя, что в таких ситуациях бывает очень полезно вести внутренний диалог на языке гангстеров и бандитов. Если вы не знаете этого языка, посмотрите фильм «Карты, деньги, два ствола». Главное чтобы он не прорвался наружу. Если вы обратитесь на нем к своему начальнику, то лишь спровоцируете бесполезный конфликт.)

Большая уборка

Она должна послужить основой всех последующих «прибираний». Это совсем не та уборка, которую вы проводите в конце каждого рабочего дня, когда сваливаете весь свой мусор в ящик стола, чтобы наутро снова достать его оттуда. Большая уборка призвана совершить главное: положить конец хаосу и разумно организовать вашу жизнь.

Чтобы провести большую уборку, вам придется встать рано утром потому, что ее лучше всего совершать тогда, когда вы находитесь в одиночестве и никто не может вам помешать. Это важно по двум причинам:

1. Ничто вас не отвлекает. Вы ведь не можете одновременно убираться и работать за одним и тем же столом.

2. Не страдает ваш имидж. Люди не должны видеть, как вы работаете над собой. Ведь главное правило здесь таково: другие не должны догадываться, каким образом вам это удается. Не позволяйте им стать свидетелями того, как вы вытаскиваете свои омерзительные старые штаны из-за батареи.

Начните с простого

Оглянитесь вокруг себя. Если на вашем столе валяется настоящий мусор, то вы полный неряха. Возьмите подготовленный мешок для мусора и скиньте его туда. Я говорю о пустых пластиковых стаканчиках из-под кофе, погнутых скрепках, старых записках и визитных карточках, чьих владельцев вы давно уже не можете вспомнить.

Станьте одержимы идеей уборки

Вы когда-нибудь видели людей, которые беспрестанно взбивают свои подушки? Вы должны стать такими же, как они, в отношении уборки на своем письменном столе. Разобравшись на нем однажды, вы будете обязаны, как лев, постоянно охранять порядок на нем. Вам придется поработать над собой, и это будет совсем не просто. Вы должны будете разобраться и в себе самом, заставить себя полюбить чистоту. Самые ярые ревнители порядка даже предпочтут мусорной корзине ведро или хозяйственную сумку под столом по той причине, что их можно опустошать чаще. К этому-то вы и должны стремиться.

А также

Работая над уборкой своего стола, вы должны стать не менее упорны в своем желании поддерживать порядок, по меньшей мере, еще в трех местах, а именно:

1. в своей машине,

2. в своем платяном шкафу,

3. в своей сумке.

Уберитесь в своей машине. Достаньте мусор даже из самых укромных ее уголков. Проделайте то же самое в платяном шкафу. Выкиньте оттуда все, что устарело или не соответствует вашему стилю. Затем возьмитесь за свою сумку или портфель. Какой только мусор не прячется в боковых отделениях дамских сумочек! Однажды из-за этого мне пришлось пережить настоящее потрясение. В одном из магазинов у моей сумки вдруг оборвалась ручка, и я попросила пришить новую. Мне сказали, что для этого потребуется все оттуда вытащить. Ассистент выдал мне большой пакет и спокойно, с непроницаемым лицом смотрел, как я опустошаю свою сумочку размером не больше мужского кошелька. Когда я закончила, пакет был почти полон. Больше всего мне пришлось краснеть за использованные носовые платки и рассыпавшиеся по дну сумки драже «Тик-так». Я даже не могла вспомнить, как они там оказались. Ассистент сказал, что он восхищен тем, как мне удалось разместить столько всего в такой маленькой сумочке. А ведь, между тем, я еще довольно аккуратный человек.

Офис без бумаг

Не теряйте время на пустые разглагольствования о так называемом «офисе без бумаг». Все мы знаем, что это выдумка и такого офиса в действительности быть не может. Я совершенно не стремлюсь к этой невыполнимой затее, не должны стремиться к ней и вы. ЗАНИМАЙТЕСЬ УБОРКОЙ.

Сортировка документов

Каждый нормальный человек терпеть не может сортировать документы. Пожалуй, самое ужасное здесь это копаться в старых папках и пересматривать документы, которые не попадались вам уже в течение нескольких месяцев, но которые нельзя выкинуть. Вам придется быть особенно внимательным, если ваша работа связана с юриспруденцией.

Но что, если вы это не сделаете?

Все мы знаем, какое наказание ожидает того, кто медлит с уборкой. Он не может найти свои вещи. Он тратит время на бесполезные поиски. Его вещи занимают слишком много места. Он испытывает стресс. Он злится. Любая работа отнимает у него гораздо больше времени, чем могла бы. Он не выкидывает мусор. Чтобы найти что-нибудь, ему приходится разбирать целые горы ненужного хлама. Коллеги считают, что его работа будет хаотичной: ведь они судят по тому, что у них перед глазами.

Итак, разделите документы на три категории:

1. то, что я хочу знать;

2. то, что понадобится мне в будущем;

3. то, на что мне придется ссылаться.

Храните документы первой категории рядом со своим столом. Но не забывайте аккуратно складывать их в папки. Убирайте их на свое место, даже если вы часто с ними работаете. Пусть это станет вашей новой полезной привычкой. Если вы начнете оставлять бумаги на столе тогда, когда они должны вскоре вам понадобиться, то потом вы станете делать это и в тех случаях, когда они понадобятся вам отнюдь не скоро. Они будут мозолить вам глаза до тех пор, пока не скроются из виду под горой новых и срочных документов. А это будет означать то, что вы вновь работаете в хаосе. Поэтому сортируйте документы.

Документы второй категории можно хранить в некотором отдалении от вашего рабочего стола или там, где их сложнее достать.

Для документов третьей категории не существует единого правила хранения. Это значит, что вы должны будете подразделить их на группы: те, которыми вы пользуетесь регулярно, которые бывают вам нужны срочно и, наконец, те, которые не бывают нужны вам ни регулярно, ни срочно. Некоторые из таких собирающих пыль документов или книг вам все равно придется хранить, потому что, несмотря на то, что вы пользуетесь ими очень редко, вы не можете без них обойтись. Другие же, например словари, могут вообще не запылиться, потому что они нужны вам регулярно.

После того, как вы рассортировали документы

• Постоянно продолжайте их сортировать. Не позволяйте документам накапливаться на вашем рабочем столе. Постоянная сортировка и уборка должна стать одной из ваших новых полезных привычек.

• Сортируйте и убирайте документы так, чтобы вы легко могли их найти, но помните, что их также должны быть в состоянии легко найти ваши коллеги в случае, если вы уйдете в отпуск или заболеете. Раскладывайте документы на основании логики и здравого смысла, не пытайтесь придумать новых оригинальных методов сортировки.

• Убирайте только те документы, которые действительно необходимо убрать.

• Если какие-то документы кажутся вам ненужными, выкиньте их.

• Заведите картотеку наподобие той, какой пользуются в библиотеках, чтобы документы не терялись и не пропадали. Записывайте, кто и когда взял у вас тот или иной документ, когда он вернул его вам. Попросите тех, кто берет или смотрит документы в ваше отсутствие, делать это самостоятельно.

• Не храните бумажные копии документов, имеющихся в вашем компьютере, если вы не обязаны делать это.

• Используйте разноцветные папки, чтобы быстрее находить нужные вам документы.

• Даже в том случае, если архив ведет ваш секретарь, убедитесь, что вы способны находить там документы самостоятельно.

• Сортируя документы, перемещайте их. Например, если вы убираете документы за «декабрь 2002 года», найдите папку с документами за «декабрь 2001 года» и выбросите их.

• Если вы не можете сразу же понять, что за бумага перед вами, выбросите ее.

• Создайте свою собственную систему хранения документов. Ведь для этого не существует универсальной, подходящей всем системы. Этот совет, разумеется, не относится к тем случаям, когда вы вынуждены пользоваться общей корпоративной системой.

• Вы должны знать, какие документы стоит убрать, какие передать кому-то еще, а какие выбросить.

• Используйте эту же систему и для хранения электронных документов: заархивировать, уничтожить, убрать подальше, передать другому человеку. Не оставляйте мусор неубранным.

• Избавляйтесь от старых файлов, когда они перестанут быть вам нужными.

• Помните: восемьдесят процентов убранных документов уже никогда не используются снова.

Следите за тем, чтобы документы не оставались лежать на вашем столе. Письменный стол не должен превратиться в корзину для бумаг. Корзина гораздо лучше смотрится на полу. Стол же — это ваше рабочее место. Это ваш дом, ваша территория. Ненужные бумаги и другой мусор, вроде стаканчиков из-под кофе, отнимают у вас эту территорию.

Бумажный хлам на письменном столе также затемняет ясность вашего мышления не дает вам сфокусироваться. Ваш взор невольно бегает по напечатанному тексту. Вы не хотите, чтобы что-либо отвлекало вас от работы? Стол должен стать вашим оружием. Следите за его чистотой.

Хранение компьютерных данных

Я просто поражаюсь, насколько неаккуратно могут храниться электронные данные. Между тем, их следует сортировать точно так же, как и бумажные. Возможности компьютера позволяют получать документы самыми разными способами, например создавать их самому, сканировать, сохранять электронные письма, скачивать документы из Интернета. Все это приводит к тому, что информация становится легко доступной, однако также и к тому, что в компьютере становится можно хранить практически неограниченное количество старого мусора.

Поисковые возможности операционной системы позволяют находить старые и даже восстанавливать уничтоженные файлы. Тем не менее вряд ли кто-нибудь захочет тратить время на поиск каждого отдельного документа. Поэтому храните электронные документы так, чтобы их можно было найти быстро и легко. Давайте файлам такие названия, по которым вы сразу сможете догадаться об их содержании. Раскрывать и читать не те файлы, которые нужно значит попусту терять свое время. Вносите в названия файлов столько деталей, сколько вам потребуется для того, чтобы точно знать, что в нем содержится. Старые операционные системы, появившиеся до Windows 95, ограничивают длину названия восемью символами, но новые системы не имеют подобных ограничений.

Храните копии электронных документов

Убедитесь, что в том случае, если выйдет из строя операционная система, вы сможете восстановить все необходимые документы. Для этого пользуйтесь такими программами, как Windows Backup. Никогда не копируйте данные на тот же жесткий диск, на котором хранятся их оригинальные варианты. Некоторые Интернет-сайты предлагают свои услуги по сохранению данных. Впрочем, вы можете также сохранять важную информацию на CD-ROM или обыкновенные дискеты.

Четыре типа планирования

Вы можете организовать свою текущую бумажную работу с помощью четырех типов планирования. Я уже рассказывала о них (в главе седьмой), но, чтобы сэкономить ваше время, я еще раз кратко опишу их здесь. Вы рассортировываете всю новую бумажную работу на четыре типа:

1. срочная и важная;

2. важная, но не срочная;

3. срочная, но не важная;

4. не важная и не срочная.

Сортируя работу, держите под рукой блокноты и бумажки для записи. Записывайте туда все, что вам нужно сделать (например, ответить на письмо в следующий вторник). Это должно создать так называемую первичную систему бумажной работы. Если впоследствии вам придется столкнуться с этим делом еще раз, вы уже будете знать, что и когда необходимо сделать. В этом случае образуется вторичная система работы с бумажной документацией.

Полки

Я всегда поражалась тому, что многие люди убирают вещи, которыми они пользуются регулярно, так, что до них становится почти невозможно добраться. В вашем распоряжении стол, пол, ящики и книжные полки. По всей вероятности, есть те полки, которые висят выше, и те, которые висят внизу. Есть также полки, до которых очень сложно дотянуться. Распределите бумаги в соответствии с тем, как часто вам приходится ими пользоваться, и разложите их по полкам. На полках можно хранить как то, чем вы пользуетесь регулярно, так и то, о существовании чего вы вспоминаете крайне редко. Проблема здесь заключается в том, что на них можно хранить лишь издания в твердом переплете. Поэтому купите несколько упаковок прозрачных пластиковых обложек для изданий в мягком переплете, таких как

• журналы;

• документы;

• телефонные справочники;

• учебники в мягких обложках

Отбирая журналы, которые вы хотите сохранить, будьте строги и жестоки, оставляйте только те, которые вам действительно могут пригодиться. Просматривая журнал в первый раз, подчеркивайте маркером заинтересовавшую вас информацию. Или просто вырежьте нужные статьи и сложите их в папки, после чего выбросите то, что осталось от журнала.

При сортировке папок с вырезками используйте разноцветные наклейки. С их помощью вы сможете найти нужную вам папку с первого взгляда. Если возможно, разложите папки по темам.

Папки «на будущее»

Если уже в августе вам нужно отложить какие-то бумаги, которыми вы должны будете воспользоваться в октябре, положите их в папку «Октябрь» и приклейте к ней яркую наклейку, на которой укажите, к какому делу относятся данные документы и когда его нужно осуществить.

Напечатанные наклейки

Я знаю, что электронная почта необычайно увеличила скорость нашего общения, но тем не менее иногда писать от руки все же быстрее. Заготовьте себе несколько специальных напечатанных наклеек, на которых укажите, что вы пишете данное письмо от руки для того, чтобы ответить как можно быстрее. Затем попробуйте написать письмо на бумаге.

Точно так же можно отвечать и на срочные письма. Напишите ваш ответ на свободном месте вверху или внизу письма и верните его, прикрепив к нему одну из напечатанных наклеек.

Письма

Письма, отправленные по почте, все еще используются, особенно тогда, когда дело касается пересылки юридических документов и подобных официальных вопросов. Лично мне нравятся такие письма. Они всегда кажутся более значительными, чем есть на самом деле. Если вы часто пользуетесь услугами почты, постоянно интересуйтесь ценами и сроками доставки писем. Письма, подготовленные к отправке, храните в папках, на которых должно быть указано, когда и кому их нужно отправить.

Как не накапливать мусор

• Не собирайте все визитные карточки подряд, особенно на выставках. Вся необходимая информация обычно указывается в адресном списке.

• Старайтесь не хранить ненужные документы.

• Постарайтесь найти возможность не рассылать бесполезные указы, электронные и бумажные письма. Подумайте, нельзя ли ограничиться звонком по телефону. Ведите деловое общение так, чтобы оно отнимало у вас минимум времени, это заставит других вести себя по отношению к вам таким же образом.

• Следите за собой. Все мы иногда переживаем такие моменты, когда нам хочется просто общаться с людьми. Мы начинаем писать о ничего не значащих мелочах, мы становимся многословными просто оттого, что нам скучно. Мы начинаем использовать электронную почту для того, чтобы передавать сплетни или обсуждать домашние проблемы. В результате однажды мы вдруг обнаруживаем, что уже не способны самостоятельно остановить непрерывный поток писем на свой электронный адрес. Они срывают наш распорядок дня. Итак, всегда будьте дисциплинированны в своей переписке. Однажды у меня был клиент, с которым я часто подолгу разговаривала по телефону. Мне нравилось болтать с ним, и я догадывалась, что ему также приятно беседовать со мной. Мы стали звонить друг другу, когда нам было скучно на работе. Проблема оказалась в том, что эти моменты совершенно не совпадали.

• Попросите, чтобы вас избавили от необходимости получать и читать внутренние корпоративные документы, если они не имеют к вам никакого отношения.

• Попросите вашего агента или секретаря (если он у вас есть) просматривать вашу почту.

Итак, подведем итоги:

Будьте жестоки по отношению к бумагам.

Создайте стратегию того, как вы будете справляться с бумажной работой, и неукоснительно ее соблюдайте. Не делайте исключения ни для одного листа бумаги, который попадает вам в руки. Вы можете:

• Разрешить проблему немедленно, исполнив приказ или вернув его вместе со своим комментарием.

• Распределить бумажные дела в соответствии с четырьмя типами планирования.

• Убрать бумаги в папки, чтобы воспользоваться ими тогда, когда будет нужно.

• Отложить их.

• Выбросить их.

Эта ежедневная рутинная работа должна выполняться неукоснительно. Она отнимет у вас всего несколько минут, зато сэкономит часы, которые иначе вам пришлось бы проводить, роясь в груде бумаг на своем рабочем столе. Кроме того, просто невозможно оценить, сколько времени вы будете экономить на том, что вас ничто не будет отвлекать и мешать сконцентрировать внимание. За чистым и аккуратным столом вы будете думать лучше и быстрее. Уберите со своего стола все, что кажется вам ненужным. Затем повторите эту операцию еще раз. Будьте минималистом в том, что касается уборки своего рабочего места.

Другие помощники в планировании дня

1. Ежедневники

Ежедневники — самое популярное и, пожалуй, полезное изобретение, помогающее организовать свой день, хотя многие люди почему-то до сих пор избегают их, словно какого-то создания дьявола. Для каждого дня составьте списки дел, которые вам необходимо сделать. Здесь вы можете выбирать и создавать свой собственный порядок. Уделяйте этим спискам по крайней мере по десять минут в начале и конце каждого дня, планируя будущие и обдумывая уже совершенные дела.

Если задание возникает неожиданно, в течение дня, то вам вовсе не обязательно лишать себя того приятного и греющего душу чувства, которое испытывает человек, ставя в своем ежедневнике галочку напротив выполненного дела. Просто допишите это новое дело где получится и поставьте напротив него галочку. Ведь это одна из лучших наград. И я совсем не хочу лишать вас ее.

2. Персональные органайзеры

Я испытываю ужас, когда слышу слово «органайзер». Несмотря на кажущееся удобство, с ним может произойти довольно много неприятностей. Например, можно запутаться в его бесконечных разделах и отделениях. Кроме того, можно вообще потерять органайзер. Часто, звоня кому-нибудь домой, мы можем услышать автоответчик: «К сожалению, я потерял свой органайзер и вместе с ним все записанные там номера телефонов. Пожалуйста, оставьте номер своего телефона, а также номера телефонов всех моих друзей и знакомых, которых вы знаете».

3. Бумажные дневники

Вы прекрасно знаете, что это такое, поэтому я не буду тратить время на то, чтобы еще раз вам это пересказывать.

4. Электронные программы

Электронные ежедневники идут в комплекте с другими программами для офиса, кроме того, их можно установить и отдельно. Помимо ежедневников, производители программного обеспечения сегодня предлагают нам электронные адресные и телефонные книги, журналы по учету времени и средств.

Многие компании пользуются электронными ежедневниками для того, чтобы информировать сотрудников о корпоративных мероприятиях. Такая система оповещения кажется очень удобной, правда, только до тех пор, пока администратор, в последнюю минуту внесший дополнения в ваш график работы, не забудет сказать вам об этом или вы сами не забудете внести в список дел какие-нибудь похороны почти незнакомого вам человека, на которых, однако, вы и ваши коллеги обязательно должны присутствовать.

5. Электронные карманные органайзеры

Такие органайзеры могут быть самыми разными: от банальной адресной книги до миникомпьютера, оснащенного доступом в Интернет и электронной почтой. Если же карманный электронный органайзер совместим с персональным компьютером, то он может стать для вас просто незаменимым помощником. Несмотря на то, что с их маленькой клавиатурой довольно сложно работать, они удобны своей компетентностью.

6. Обустройте пространство вокруг себя

Пространство, отведенное вам для работы, может быть большим или, наоборот, совсем тесным. В любом случае, вы должны обустроить его на основе принципов логики и рациональности. Разместите вещи так, чтобы вы легко могли их достать в случае необходимости, чтобы ими было удобно пользоваться и чтобы ничто не стесняло движений вашего тела.

Ваше кресло должно быть удобным, а осанка прямой; вы не должны сутулиться и наклоняться из-за слишком низко расположенного монитора или неудобно положенных предметов, которыми вы часто пользуетесь. Существует очень хороший способ понять, что вокруг вас расположено не так, как следует. Установите перед своим рабочим местом видеокамеру и в течение трех часов записывайте на нее то, как вы работаете. Затем просмотрите получившуюся запись, установив видеомагнитофон в режим перемотки вперед, чтобы сократить время, потраченное на просмотр. Такая запись отличный образец того, как вы работаете.

Теперь, после того, как вы убрались на своем столе, пришло время поработать над тем, что на нем осталось. Избавьтесь от бесполезных украшений. Ведь для свободы движений вам необходим каждый сантиметр рабочего пространства.

• Вы уверены, что телефонный аппарат находится с правильной стороны от вас? Если вы пишете правой рукой, он должен стоять слева от вас, чтобы во время разговора вы легко могли записывать всю необходимую информацию.

• Вы уверены, что вам удобно пользоваться компьютерной мышью? Вокруг нее должно быть достаточное для движения количество свободного места, и она должна находиться там, где вы легко можете достать до нее рукой.

• Не валяется ли мусор под вашим столом? Можете ли вы при желании вытянуть ноги или подвигать ими?

• Расположен ли экран вашего компьютера на правильной высоте и под правильным углом? Его верхняя часть должна находиться на уровне ваших глаз или немного ниже.

• Если вы пользуетесь клавиатурой, ваши руки должны быть слегка приподняты. Не стоит класть их на стол. Клавиатура должна располагаться на таком уровне, чтобы ваши руки, согнутые в локте, образовывали прямой угол.

• Регулярно давайте глазам отдохнуть. Отводите их от монитора.

• Используйте специальный экран или фильтр, защищающий глаза от слишком яркого изображения на мониторе.

• Регулярно делайте паузы, во время которых вставайте и прохаживайтесь.

• Убедитесь, что ваш труд приносит свои плоды. Если вы приходите к выводу, что это не так, бросьте его. Не запасайте слишком много ручек: чернила в них засыхают довольно быстро. Вы вынимаете из ящика стола ручку за ручкой, тщетно пытаясь расписать хотя бы одну, после чего убираете их обратно: до следующего раза.

Ваше кресло

• Отрегулируйте высоту кресла так, чтобы ваши ноги не болтались в воздухе, а колени не понимались кверху.

• Никогда не сидите на неустойчивом кресле или кресле со сломанным регулятором высоты.

• Пользуйтесь креслами на колесиках, чтобы вам было удобно перемещаться вдоль своего рабочего стола.

• Убедитесь, что спинка кресла расположена прямо и подходит именно вам. В идеале она должна полностью повторять контуры вашего тела.

• Сиденье должно быть достаточно, но не слишком, длинным. Расстояние между краем стула и вашими коленями должно равняться пяти сантиметрам.

• Под столом должно быть достаточно пространства для того, чтобы туда свободно поместились ваши ноги.

Организация работы: советы

Работа с бумагами

• Перед тем как приступить к работе, оцените, сколько времени вам потребуется для ее выполнения.

• Сконцентрируйтесь! Уделяйте все свое внимание какому-то одному заданию.

• Делайте два дела сразу только в том случае, если одно из них очень скучное, а другое помогает вам справляться с ним. Например, вы можете слушать любимую кассету и одновременно вести машину. Иногда это называют многофункциональностью.

• Раз в две недели записывайте то, каким образом вы проводите свое время, в специальный журнал. Делайте это тогда, когда вы остаетесь в одиночестве.

• Внимательно изучите, когда вам не хватает времени, а когда время остается лишним, то почему это происходит.

• Думайте не только о будущем, но и о прошлом. Вспомните, что и каким образом вы делали на прошлой неделе. Представьте себе, что у вас появился шанс прожить ее заново. Как бы вы распорядились своим временем в этом случае?

• Не составляйте слишком плотных планов. Вы не можете предугадать, какие неожиданные дела вдруг появятся у вас в течение дня. Пусть ваш распорядок будет гибким.

• Выполняя задание, сконцентрируйтесь только на нем.

• Думайте о настоящем. Не тратьте время на бесполезные сожаления о том, что уже произошло в прошлом, или гадания о том, что еще может случиться в будущем, особенно такие, как «А что, если?» или «Вдруг что-нибудь случится».

• Составьте список дел, расположив их в порядке важности.

• Не думайте, что оставлять незаконченную работу в конце рабочего дня или недели это преступление, заслуживающее наказания.

• Тем не менее завершите начатое, если это возможно сделать в течение рабочего дня.

• Распределите свои дела так, чтобы вы могли понять, что значит «завершить». Ведь многие занятия по своей сути бесконечны. Даже если вы станете работать над ними по двадцать четыре часа в сутки, вы не завершите их до тех пор, пока не придумаете свои собственные временные рамки и границы.

• Не относитесь к каждой бумаге как к чему-то очень важному и неотложному. Работайте над ними в соответствии с намеченным заранее распорядком дня.

• Не откладывайте неприятную вам работу. Сделайте ее и поощрите себя какой-нибудь наградой.

• Не заполняйте работой весь свой день. Обязательно оставляйте в своем распорядке «окна» для отдыха и размышлений. Если вы боитесь, что коллеги заметят то, что в вашем графике имеются лакуны, придумайте для них какое-нибудь кодовое имя, например Стюарт. Тогда другие просто подумают, что у вас запланирована встреча с этим человеком.

Коммуникации

• Сократите количество поступающих вам электронных писем и предложите своим коллегам сделать то же самое. «Почтовая тирания» становится серьезной проблемой современного бизнеса. За один рабочий день среднестатистическому жителю Великобритании приходит около двадцати электронных писем. На то, чтобы обстоятельно отвечать на них, ему пришлось бы тратить около четырех часов в день.

• Сократите количество входящих телефонных звонков. В среднем нам приходится отвечать на сорок шесть телефонных звонков в день. Вы уверены в том, что все эти письма и звонки действительно вам необходимы? Время, которое экономится в результате сокращение общения, не должно тратиться на бесполезные занятия.

• Выделите отдельное время для телефонных звонков.

• Запишите номера телефонов, по которым вам часто приходится звонить, на листе бумаги и прикрепите его напротив своего рабочего места или занесите их в память своего телефонного аппарата.

• Попросите своего секретаря отвечать на ваши телефонные звонки и соединять вас со звонящими только в тех случаях, когда это действительно необходимо. Это гораздо более эффективный способ фильтрации входящих звонков, чем автоответчик.

• Не относитесь к электронной почте как средству немедленной связи наподобие телефона.

• Пользуйтесь программой Outlook Express, чтобы сохранять и быстро находить электронные адреса.

• Не бойтесь удалять непрочитанные электронные письма, если вы уверены в том, что они окажутся бесполезными. Уничтожайте практически бесполезную информацию и рекламу, принудительно рассылаемую большому числу абонентов электронной почты, которая получила название «спам».

• Отправляя электронные письма, сразу указывайте, что вы не рассчитываете на получение ответа. Иначе изъявления благодарности и взаимного уважения могут продолжаться до бесконечности.

• Не стесняйтесь прервать или отложить телефонный звонок даже после того, как вы на него ответили. Скажите звонящему, что вам требуется время для того, чтобы подумать, принять решение или получить дополнительную информацию.

• Относитесь к телефонным звонкам так же, как к собраниям. Если они нужны вам, заранее выделите для них время в своем графике, если нет постарайтесь избежать длительных бесед,

• Поставьте перед телефоном часы и следите за длительностью своих разговоров. Прежде чем вступить в разговор, подумайте, сколько времени вы готовы на него потратить. Чувство того, что вам необходимо закончить беседу к определенному моменту, сделает ее более конкретной и эффективной.

• Если кто-то ждет вас на телефоне, а взять трубку представляется вам в данный момент затруднительным, спросите, не будет ли он против, если вы перезвоните ему позже.

• Чтобы ваши телефонные разговоры стали короче, разговаривайте стоя.

• Если условия вашей работы таковы, что в то время, когда вы разговариваете по телефону, вокруг вас толпятся люди, ожидая, когда вы освободитесь и уделите им внимание, заготовьте несколько табличек с надписями вроде: «Пожалуйста, подождите, я сейчас освобожусь» или «Я подойду к вам после того, как закончу». Показывайте людям соответствующие таблички. Это сэкономит как ваше, так и их время.

• Постоянно обновляйте сообщения на вашем автоответчике. Текст сообщения должен включать информацию о том, какое сегодня число, и когда вы придете в свой офис. Некоторые не обновляют свои сообщения на автоответчике целыми неделями это совершенно неправильно.

• Ваше сообщение должно быть конкретным. Укажите, в какое время дня вы сможете перезвонить. Обязательно укажите, как можно связаться с вами прямо сейчас, если это необходимо.

Общение с людьми

• Выделите в своем распорядке дня определенное время для общения с людьми. Если они отвлекают вас от работы своими разговорами, попросите их подождать до наступления указанного часа.

• Пользуйтесь не только ежедневниками, но и еженедельниками.

• Не стремитесь понравиться абсолютно всем. Если вы прославитесь как человек, в любую минуту готовый выслушивать личные проблемы каждого, то вскоре вам станет просто невозможно нормально работать. Будьте внимательны и заботливы с тем, у кого действительно случилось несчастье, но отказывайтесь сочувствовать любителям пожаловаться на жизнь.

• Постарайтесь не устраивать встречи с людьми в своем офисе. Иначе вы окажетесь их заложником и не сможете приступить к делам до тех пор, пока они не уйдут. Встречайтесь с ними на нейтральной территории.

• Приветствуя заходящих в ваш кабинет, встаньте. Это даст вам возможность не предлагать им сесть.

• Попросите своего секретаря прервать вас, если потребуется. Это не слишком новый, зато проверенный способ.

Как использовать свое время максимально эффективно

• Научитесь делать несколько дел одновременно. Совмещайте такие занятия, которые не требуют сосредоточенности, например спортивные тренировки, с такими, которые связаны с общением с людьми или с концентрацией внимания. Вы можете договориться тренироваться вместе с друзьями или во время тренировок слушать аудиокассеты с записями учебников.

• По дороге на работу в машине можно слушать кассеты с записями психологических тренингов. Это также поможет не впасть в ярость, к которой склонны водители.

• Если вы боитесь того, что вас поглощает суета рабочего дня, посмотрите фильм «Уолл-стрит». Он рассказывает о том, как работали молодые люди восьмидесятых, так называемые яппи. Слово «яппи» происходит от английского выражения «young urban professional", что переводится как «молодой городской служащий». Этим, отчасти ироническим, именем называли молодых людей, стремящихся сделать карьеру в полном противоречии с предшествующим молодежным идеалом, представителями которого были хиппи. Большинство яппи буквально сгорали на работе, питаясь одной кока-колой. Посмотрев этот фильм, вы поймете, с какой скоростью может работать человек, если захочет,

• Если работа кажется вам неподъемной, начните ее выполнять понемногу. Двигайтесь небольшими шагами. В такой ситуации не стоит беспокоиться о целом. Старая английская пословица гласит: «Как съесть слона? По кусочку».

Расходы

• Заведите две металлические спицы, на которые насаживайте чеки и квитанции: на одну за наличные, на другую за безналичные расчеты. Насаживайте их сразу после того, как получите, это сохранит их в правильном хронологическом порядке.

• Как только вы приходите в офис, записывайте в специальный журнал все ваши траты.

Как сохранить взятый темп работы

• Во время работы не отвлекайтесь на незапланированные, беспредметные разговоры с коллегами. Если вам в голову пришла идея, которой вы бы хотели поделиться с другими, запишите ее и отложите до соответствующего момента.

• Если вы выполняете какое-то срочное и требующее быстрой работы задание на компьютере, установите скрин-сейвер, который вы терпеть не можете, на как можно более короткий промежуток времени. Тогда вы будете работать только ради того, чтобы он не появлялся на экране.

• Не устанавливайте расслабляющие скрин-сейверы. Люди могут, как завороженные, часами сидеть перед ними.

• Не «падайте» и не «сползайте» в свое кресло. Ведь вместе с телом падает и ваш мозг. Тон, которым вы разговариваете по телефону, отражает вашу осанку.

• Пользуйтесь маркерами. Они помогут вам быстро найти нужный документ в море бумажного мусора.

• Составьте свою собственную маленькую офисную библиотеку. Заведите хороший орфографический словарь, идеографический словарь (его компьютерные версии почему-то всегда оказываются хуже бумажных), учебник по деловому и этикету и все остальные необходимые вам для успешной работы справочники. Не смешивайте их с теми своими книгами, которые нужно читать постепенно, с начала до конца.

• Если вы хотите выйти, чтобы немного развеяться, захватите с собой документы, над которыми вы работаете. Коллеги подумают, что вы отлучились по делу.

Как организовать деловую поездку: советы

То, насколько успешной окажется ваша командировка, во многом зависит от того, насколько тщательно вы ее спланируете. Мне приходилось путешествовать довольно много. Вот советы, которыми я готова с вами поделиться:

Сборы

• Возьмите с собой как можно меньше вещей, особенно это касается обуви.

• Купите дорожную сумку. Наполняя ее, следите, чтобы она была достаточно легкой: вам придется поднимать ее куда чаще, чем вам это сейчас кажется.

• Хорошая дорожная сумка в пустом состоянии должна весить совсем мало.

• Если вы берете с собой одежду, упакуйте ее в специальные нейлоновые пакеты. Не кладите одежду в кожаные сумки на молнии: они очень тяжелые и, к тому же, одежда в них может помяться.

• Купите легко стирающийся дорожный костюм.

• Чтобы одежда не помялась, проложите между ее складками нижнее белье.

• Купите газеты и журналы, которые вы хотите взять с собой в поездку, заранее.

• Позвоните в гостиницу, в которой у вас забронирован номер, и осведомитесь о наличии там фена для сушки волос, факса и так далее. Не полагайтесь в этом на удачу, особенно если номер бронировали не вы сами.

Дорога

• Позвольте своему секретарю подготовить всю вашу поездку, но обязательно попросите у него список телефонов, необходимых на все возможные случаи, которые только могут произойти с вами в поездке — от украденных чеков до не приехавшего по непонятным причинам такси.

• Осведомитесь о том, какая погода сейчас в той стране, куда вы собираетесь, и как там принято одеваться на деловые мероприятия.

• Возьмите с собой как можно больше своих визитных карточек: в некоторых странах их приходится раздавать килограммами.

• Спланируйте свою поездку таким образом, чтобы вы приехали на место за день до начала мероприятия, ради которого вы туда прибыли. Осмотрите достопримечательности, отдохните в своем гостиничном номере. Жесткие строки отрицательно сказываются на эффективности командировки. Относитесь к небольшим перерывам в обычной работе как к маленьким праздникам. Если фирма посылает вас на дальнее расстояние, она должна, по крайней мере, предоставить вам возможность немного побыть туристом.

• В поездке ешьте специальную богатую углеводами пищу, пейте много воды, ни в коем случае не употребляйте алкоголь.

• Если вам приходится долго находиться в транспорте, подвигайтесь, потянитесь, займитесь ритмической гимнастикой на своем месте.

• Используйте время, которое вы проводите в дороге, для планирования, размышления или медитации. Дайте своему сознанию отдохнуть.

• Никогда не путешествуйте в той одежде, в которой вы работаете. Оденьте ее только после того, как прибудете на место.

• Освежайтесь с помощью дезодорированных салфеток и одеколона со слабым запахом.

• Чтобы оставаться спокойным в пути, понюхайте свои любимые ароматические палочки.

• Один стакан вина, выпитый в самолете, равняется двум или трем, выпитым на земле.

• Полет на самолете может вызвать дезориентацию, усталость, раздражение, бессонницу и обезвоживание.

• Находясь в самолете, делайте несложные разминающие мышцы упражнения.

• После встречи с каким-нибудь человеком запишите все, что вам необходимо запомнить, на обратной стороне его визитной карточки. Только следите, чтобы он не заметил этого, так как это может его обидеть.

В гостинице

• Не раскладывайте постель до того, как вы соберетесь ложиться спать, вернувшись в номер после тяжелого дня. Нет ничего хуже, чем обнаружить, что вся постель смята.

• Войдя в свой номер, первым делом разберитесь, где находится все, что может вам пригодиться: пульт дистанционного управления, регуляторы мощности кондиционера и отопления, утюг, дополнительные подушки и перечень того, что имеется в номере. Вы же не хотите провести весь свой вечер, бегая к администратору и выясняя подобные вопросы.

• Сами занесите багаж в свой номер. Только в очень дорогих отелях багаж прибывает в номер раньше вас.

• Не распаковывайте большие сумки в неподобающем месте. Все необходимое вам для работы должно находиться в отдельном дипломате.

• Будьте вежливы с персоналом гостиницы. Если ваше поведение будет оскорбительным, они наверняка найдут способ отомстить (скорее всего, незаметно для вас).

• Если у вас труднопроизносимая или непривычная фамилия, то, представляясь администратору гостиницы, вручите ему свою визитную карточку. Это сэкономит время, которое вы потратите в противном случае, ожидая, пока администратор наконец закончит копаться в своих записях.

• Купите себе напитки в маленьких легких пластиковых бутылочках.

• Развесьте мятую одежду в ванной комнате и отпарьте ее с помощью горячего душа.

• Возьмите с собой в дорогу будильник: это гораздо надежнее, чем полагаться на то, что администратор гостиницы не забудет разбудить вас вовремя, кроме того, с помощью будильника проще следить за временем во время презентаций.

• Возьмите с собой несколько дорожных наборов для шитья. Положите по одному в каждую сумку.