7.1 Процессы завершения проекта

Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Любой проект, как следует из определения проекта, имеет конечную точку. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Признаком окончания проекта является выполнение критериев поставки продукта проекта, после чего заказчик обязан принять проект и подписать акты сдачи-приемки проекта. Иногда окончание проекта бывает внезапным, когда, например, принимается решение прекратить проект до его завершения по графику.

Закрытие проекта – чрезвычайно ответственная процедура, требующая выполнения значительного набора действий. Хорошо известны основные действия, которые должен выполнить менеджер для закрытия проекта. Это закрытие контрактов, подписание необходимых актов, завершение работ по недоделкам, сдача оборудования, подготовка отчетов и т. п. Однако по стандарту PMI требуется выполнить и другие необходимые работы, которые называются «административное завершение».

Для обеспечения необходимого взаимодействия при выполнении операций закрытия всего проекта используются две процедуры:[18]

• процедура закрытия контракта;

• процедура административного завершения.

Процедура закрытия контракта включает в себя все операции и взаимодействия, необходимые для урегулирования и завершения любого контракта, относящегося к данному проекту, и для определения операций, обеспечивающих формальное закрытие проекта. Важно убедиться, что работа выполнена правильно и с удовлетворительным качеством. Процесс закрытия контракта включает в себя подтверждение того, что все работы и операции выполнены в соответствии с контрактом и могут быть приняты, осуществлена оплата по контрактам, спорные вопросы разрешены и улажены.

Основные элементы закрытия работ (контракта):

• контракт – выполнение контрактных обязательств и приемка работ заказчиком;

• авторизация работ – закрытие нарядов на работу и обеспечение завершения субподрядных работ;

• финансы – получение оставшихся средств от заказчика и закрытие отчетных документов проекта;

• персонал – назначение на новые должности или увольнение членов команды проекта;

• оборудование и помещения – освобождение помещений, занятых офисом и командой проекта;

• документация – передача архива проекта и другой проектной документации в архив компании.