5.1 Основные понятия процессов отчетности и мониторинга

Отчетность и мониторинг играют весьма важную роль в обеспечении успеха проекта. Изменения и отклонения в каждом проекте неизбежны, поскольку невозможно во время планирования предсказать все проблемы, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта. Кроме того, слишком детальное планирование может оказаться неоправданным, поскольку вынуждает выделять значительные ресурсы на сбор информации и структуризацию проекта, в то время как при развитии проекта постоянно возникающие отклонения ведут к перепланировке проекта. Таким образом, проведенное слишком подробное планирование может оказаться излишним. Иногда бывает дешевле ограничиться разумной глубиной планирования и разработать систему мониторинга, которая обеспечит регулярное измерение хода проекта, тенденций, отслеживание угроз и позволит своевременно обнаружить отклонения, а в ряде случаев, при развитой системе управления рисками, – и выполнить упреждающие действия.

Мониторинг и отчетность необходимы также и для сбора информации в рамках системы стимулирования команды проекта, особенно в тех случаях, когда требуется следовать определенным регламентам управления проектом. Например, важно обращать внимание на текущие ошибки, качество планирования, реализацию менеджером подсистем проекта.[14]

Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться, чтобы идентифицировать отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. В самом деле, если налажено поступление точной и регулярной информации о результатах работы, сразу видно, какие результаты достигнуты, какие средства и на что затрачены.

Причины возникновения отклонений обычно заключаются в следующем:[15]

• неконтролируемое, незамеченное увеличение содержания и объема работы по сравнению с запланированными. Например, инженеры при отсутствии должного контроля часто совершенствуют свои разработки, выходя за рамки спецификаций. Представители заказчика нередко оказывают давление на исполнителей, пытаясь заставить их взяться за дополнительную работу или реализовать изменившиеся пожелания;

• нереалистичные предложения клиентам. Могут быть связаны с ошибками в подготовке обоснования по проекту;

• работы, выходящие за рамки проекта. Особенно часто бывают в рамках инновационных проектов;

• некачественное обоснование проекта;

• непредвиденные технические трудности. В инновационных проектах высока вероятность их возникновения;

• неадекватный бюджет проекта;

• непроработанные процедуры контроля.

Общий подход к мониторингу и контролю заключается в налаживании единой формализованной системы контроля. Особенно это касается крупных проектов, в которых трудно осуществлять неформальный контроль. Необходимо создавать единую систему оценки проекта и контроля. Хорошо функционирующая система мониторинга позволяет менеджеру проекта быстро увидеть возможные проблемы или даже их признаки и своевременно среагировать на них.

Контроль часто воспринимается как система, которая душит инициативу, не дает развернуться. Все это – признаки сопротивления контролю. В тех случаях, когда контроль хорошо налажен, менеджер не может себе представить, как же он управлял проектом при отсутствии эффективного контроля.

ПРИМЕР. В Москве строился большой объект, который необходимо было ввести в строй к важному международному мероприятию. Руководство строительной компании наняло команду специалистов, которые должны были всего лишь строить диаграммы Гантта для отчета перед заказчиком. Пока осуществлялся мониторинг, все работы выполнялись по графику. Когда же команда ушла в отпуск, около полутора месяцев эта работа не велась. После отпуска оказалось, что по многим позициям имеется сильное отставание. Таким образом, наличие контроля само по себе может оказывать стимулирующее воздействие.

Что же может контролироваться? Все, что менеджер проекта считает необходимым для успешной реализации проекта:

• календарные планы проекта;

• содержание проекта;

• смета проекта, целевое расходование ресурсов;

• цель проекта;

• качество выполнения работ;

• расходование материалов;

• соблюдение обязанностей;

• стандарты выполнения;

• качество взаимодействия;

• субподрядные работы;

• технические показатели.

Следует, однако, иметь в виду, что некоторые параметры контролировать трудно или это требует значительных дополнительных расходов. Например, относительно легко контролировать календарные планы проекта, смету проекта, целевое расходование ресурсов, расходование материалов. Значительно труднее контролировать содержание проекта, соответствие работ цели проекта, соблюдение обязанностей, следование стандартам выполнения.