2.2 Этапы инновационного проекта

Одним из методов структуризации инновационного проекта является выделение фаз (этапов) проекта. Под фазой понимается ряд логически связанных операций проекта, обычно завершающихся достижением одного из основных результатов поставки. Этап – это промежуток времени, отмеченный каким-либо событием, или отдельная стадия какой-либо проделанной работы. В дальнейшем эти два понятия будем рассматривать как синонимы. Этап проекта необходим для фиксации промежуточных результатов, выделения группы работ, относящихся к одному типу. Обычно этап проекта выделяется в том случае, когда проект в своем развитии проходит ряд временных интервалов, которые имеют свои качественные особенности. Этапы проекта связаны между собой результатами.[6]

В случае выделения этапов проекта каждый из них должен рассматриваться в качестве отдельного проекта. Каждый этап работы, как и план проекта в целом, планируется, согласовывается и утверждается одним из руководителей организации, курирующим данное направление работ. На каждом этапе работы может назначаться отдельный ответственный исполнитель (руководитель).

Следует, однако, помнить, что при слишком мелком дроблении проекта на этапы может значительно увеличиться общий объем работ по планированию, поскольку к каждому этапу необходимо подходить как к самостоятельному проекту.

Некоторые этапы проекта существуют в большинстве проектов и имеют особое значение. Так, работы, связанные с подготовкой обоснования проекта, обычно выделяют в самостоятельный этап. После принятия решения по результатам, достигнутым в ходе этапа подготовки обоснования, начинается следующий этап проекта – разработка плана проекта, после которого следует исполнительный этап. Его работы позволяют создать продукт проекта и передать его заказчику. Исполнительный этап в свою очередь может разбиваться на подэтапы в зависимости от величины, сложности, продолжительности проекта.

После достижения целей проекта начинается этап (подэтап) завершения проекта, в ходе которого подводятся итоги, уточняются результаты проекта, происходит разбор работы, обеспечивается сохранение полученного опыта реализации проекта, оценивается вклад участников, производится выплата вознаграждения и осуществляется его документальное оформление. Иногда работы такого рода в отдельный этап не выделяют, а выполняют их в рамках исполнительного этапа.

Однако могут быть и другие способы разбиения проекта на этапы. Так, при разработке нового изделия, прибора или установки в состав этапа подготовки обоснования могут быть включены этапы предпроектных исследований, подготовки технического задания и технического предложения. В проектах реструктуризации предприятий выделяют следующие большие этапы: анализ ситуации, выработка предложений, реализация предложений. В любом случае у руководителя проекта имеется свобода действий, позволяющая – с учетом типа проекта и конкретной ситуации – наилучшим для целей управления образом провести разбиение на этапы исходного проекта.

Довольно часто с началом реализации проекта возникает ряд проблем. Вдруг оказывается, что заказчик имел в виду совсем не тот результат, который получается. Команда проекта не очень четко поняла цели проекта и начала двигаться не в том направлении. Руководитель проекта не понимает видение процесса реализации проекта, имеющееся у вышестоящего руководства, и в итоге делает не так, как это предполагалось руководством.

Когда проект начинает выполняться, оказывается, что множество факторов не учтено. Обычное объяснение этому: а разве можно все учесть при планировании? Все эти неприятности чрезвычайно отравляют жизнь руководителя проекта, приводят к большому перерасходу средств и времени, компания теряет репутацию перед клиентом, а сам проект зачастую оказывается на грани провала. Именно поэтому в рамках подготовки обоснования проекта и разработки плана проекта необходимо выполнить ряд обязательных действий (процессов), которые обеспечивают повышение качества обоснования и плана проекта. Эти действия рассматриваются в следующих главах. План проекта и его исполнение у разных менеджеров могут значительно различаться. Как уже отмечалось, это связано с многообразием инструментов управления, различием опыта и квалификации менеджеров, умением учесть множество факторов, воздействующих на проект.

При создании новой техники и технологий обязательно реализуются следующие фазы:

• фундаментальные исследования. Направлены на получение новых научных знаний и выявление наиболее существенных закономерностей. Результат фундаментальных исследований – научные открытия, обоснование новых понятий, создание новых теорий, открытие новых принципов создания изделий и технологий, новых свойств материалов и способов их получения;

• прикладные исследования. Направлены на исследование путей практического применения открытых ранее явлений и процессов. Целью научно-исследовательских работ (НИР) прикладного характера является решение технической проблемы, получение конкретных научных результатов, которые будут использованы в опытно-конструкторских работах;

• опытно-конструкторские работы (ОКР). Применяются для создания, модернизации, усовершенствования образцов новой техники, материала, технологии. ОКР является завершающей стадией научных исследований;

• освоение промышленного производства новых изделий. На этой стадии выполняются опытные, экспериментальные работы для изготовления и отработки опытных образцов;

• промышленное производство.

Для каждой конкретной работы по созданию нового изделия можно использовать понятие жизненного цикла, которое определяет последовательность прохождения инновационного проекта по отдельным стадиям и этапам, т. е. инновационный процесс.

Любой проект проходит фазы развития (жизненный цикл). Обычно выделяются четыре фазы: начальная фаза, фаза разработки, реализации и фаза завершения (рис. 2.2). Если любую из этих фаз представить в качестве самостоятельного проекта, то каждый такой проект в свою очередь будет иметь те же четыре фазы. Такое разбиение позволяет выделить самостоятельные задачи, имеющие временные рамки, ограниченные финансовыми и материальными ресурсами. Руководитель проекта должен хорошо понимать цели, достигаемые на каждой из этих фаз.

Так, в начальной фазе разрабатывается концепция проекта, осуществляется сбор исходных данных, уточняются цели работы, ограничения, определяются необходимые ресурсы, проводится сравнение альтернатив.

Рис. 2.2. Фазы жизненного цикла проекта

В фазе разработки проект готовится к реализации: назначается руководитель проекта, формируется команда проекта, разрабатывается структура проекта, планируются основные работы, определяются требуемые ресурсы, готовятся календарные планы, смета и бюджет проекта, организуется выполнение базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

В фазе реализации, как следует из названия, выполняются основные работы проекта.

В завершающей фазе обеспечивается закрытие проекта.

Содержание фаз жизненного цикла приведено ниже.

Начальная фаза

Разработка концепции проекта:

• сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);

• выявление потребности в изменениях (проекте);

• формирование целей, задач, результатов проекта;

• определение основных требований, ограничительных условий, критериев оценки проекта;

• оценка уровня риска;

• описание окружения проекта, потенциальных участников;

• оценка требуемых времени и ресурсов на реализацию проекта;

• определение и сравнительная оценка альтернатив;

• экспертиза предложенных вариантов;

• утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

Фаза разработки

Разработка основных компонент проекта и подготовка к его реализации:

• назначение руководителя проекта и формирование команды проекта;

• установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, других ключевых участников;

• развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

– конечные результаты и продукты,

– стандарты качества,

– структура проекта,

– основные работы,

– требуемые ресурсы;

• структурное планирование:

– декомпозиция проекта,

– календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,

– смета и бюджет проекта,

– потребность в ресурсах,

– процедуры управления проектами и система контроля и мониторинга,

– идентификация рисков и разработка мер противодействия;

• организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;

• организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту;

• получение одобрения на продолжение работ.

Фаза реализации проекта

Выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения целей проекта:

• организация и проведение торгов, заключение контрактов;

• полный ввод в действие разработанной системы управления проектами;

• организация выполнения работ;

• ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;

• ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта;

• детальное проектирование и технические спецификации;

• оперативное планирование работ;

• установление системы информационного контроля за ходом работ;

• организация материально-технического обеспечения работ и управление им;

• выполнение работ, предусмотренных проектом;

• руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

– хода работ, прогноза развития проекта,

– качества работ и проекта,

– продолжительности и сроков,

– стоимости и других показателей;

• решение возникающих проблем и задач.

Завершающая фаза

Осуществляются подведение итогов, разрешение конфликтов и закрытие проекта:

• планирование процесса завершения проекта;

• эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта;

• подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

• подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;

• оценка результатов проекта и подведение итогов;

• подготовка итоговых документов.

Следует отметить, что представление проекта в виде фаз жизненного цикла на практике используется редко. Чаще применяют разбиение проекта на этапы, определяемые спецификой предметной области проекта. Мы будем употреблять эти термины как синонимы.

Выделение этапов проекта позволяет упростить исходную задачу, зафиксировать промежуточные результаты работы, обеспечить поступательное движение от одной задачи к другой. Для того чтобы разбиение на этапы было полезным, необходимо описать следующие параметры этапа:

• результат этапа;

• руководитель этапа (ответственный за результат этапа);

• содержание этапа (выполняемая работа);

• имеющиеся подэтапы;

• перечень работ (операций) этапа (иерархическая структура работ);

• ключевые события (вехи) этапа;

• участники этапа (команда);

• ресурсы этапа;

• контрольные точки этапа;

• календари этапа (интервалы времени, когда работы этапа не могут выполняться, например из-за праздников);

• ограничения этапа;

• необходимая информация для выполнения работ этапа.

В ряде случаев перечень и содержание этапов проекта могут задаваться нормативными документами. Например, при разработке технического изделия можно выделить следующие этапы:

• предпроектные исследования. Проводится изучение ситуации;

• техническое задание. Осуществляются разработка, согласование и утверждение. Выполняется совместно исполнителем и заказчиком;

• техническое предложение. Осуществляются выбор и обоснование оптимального варианта, происходят согласование и утверждение технического предложения;

• эскизный проект. Разрабатываются принципиальные решения по созданию системы, происходят согласование и утверждение эскизного проекта;

• технический проект. Разрабатываются окончательные решения по созданию системы, проводятся согласование и утверждение технического проекта;

• рабочий проект. Разрабатывается рабочая документация;

• изготовление, отладка, испытания. Изготавливаются и отлаживаются компоненты системы, осуществляется подготовка к вводу в действие;

• ввод в действие. Производятся опытное функционирование и приемочные испытания системы.

Содержание этапов и требования к документам проекта создания технической системы приведены ниже.

Предпроектные исследования

На данном этапе проводятся:

• обследование предприятия;

• оценка возможности создания системы;

• сбор данных;

• описание существующих систем и их анализ;

• сбор предложений по созданию системы, составу подсистем, разработке компонентов системы;

• формирование технических требований к функциям и структуре системы;

• изучение видов обеспечения.

Результатом этапа является отчет.

Техническое задание

Осуществляются разработка, согласование и утверждение технического задания (ТЗ). ТЗ является исходным и обязательным элементом для создания, приемки и сдачи системы и должно содержать все исходные данные и требования, необходимые для создания системы. ТЗ разрабатывает исполнитель с учетом результатов предпроектных исследований.

Техническое задание содержит разделы:

• наименование и область применения системы;

• основание для создания;

• характеристика объектов проектирования – сведения о назначении, составе, об условиях применения разрабатываемого объекта;

• цель и назначение – цель создания системы, назначение и критерий эффективности функционирования;

• характеристика процесса проектирования (разработки, создания) – приводятся общее описание процесса разработки, требования к входным и выходным данным;

• требования к системе в целом, к составу подсистем, к включению в состав ранее созданных подсистем и компонентов;

• требования к взаимосвязи с другими системами, видам обеспечения;

• требования к возможности развития;

• технико-экономические показатели – оценка затрат на создание системы, источники экономии, ожидаемая эффективность от применения системы, требования к технико-экономическим показателям объекта, которые будут достигнуты в результате функционирования системы;

• стадии и этапы – стадии создания, очередность ввода в действие, этапы по стадиям, сроки выполнения работ и исполнители;

• перечень документации, предъявляемой по окончании стадии;

• объемы работ в соответствии с действующими нормативно-техническими и методическими документами;

• порядок испытаний и ввода в действие;

• источники разработки – перечень научно-исследовательских, опытно-конструкторских и экспериментальных работ, нормативных документов, методических материалов, используемых при создании системы;

• приложения – таблицы, схемы, расчеты, библиография, обоснования, доказательства.

Техническое предложение

Осуществляются выбор и обоснование оптимального варианта, происходят согласование и утверждение технического предложения.

Целью технического предложения (ТП) является выбор оптимальных вариантов системы, учитывающих требования ТЗ. При разработке ТП выполняются следующие работы: анализ производственных процессов, выявление возможных вариантов структуры, выбор рационального варианта структуры, технико-экономическое обоснование варианта, составление дополнительных по сравнению с ТЗ требований, уточнение требований к содержанию работ на последующих стадиях.

ТП содержит разделы:

• общие положения (цель разработки ТП, наименование и дата утверждения ТЗ, назначение и область применения системы, описание объекта проектирования: основные составные элементы проектирования, их взаимосвязь, схема деления, результаты анализа объекта, характеристика и анализ вариантов структуры системы с выделением подсистем и компонентов и связей между ними, предложения по использованию существующих подсистем, компонентов и устройств);

• обоснование и описание выбранного варианта с указанием взаимодействия подсистем и компонентов и выполняемых ими функций;

• технико-экономическое обоснование (основные технико-экономические показатели создаваемой системы);

• предложения по содержанию и организации работ на последующих стадиях (уточненные по сравнению с ТЗ данные по очередности и содержанию работ).

Эскизный проект

На этом этапе разрабатываются принципиальные решения по созданию системы и документации, согласовывается и утверждается эскизный проект.

Эскизный проект содержит:

• основные решения по взаимодействию создаваемой системы с другими системами;

• основные технические решения по структуре подсистем, разработку вопросов функционирования подсистем на уровне компонентов;

• описание исходных данных на разработку компонентов подсистем.

Технический проект

Разрабатываются окончательные решения по созданию системы, происходят согласование и утверждение технического проекта.

На стадии технического проекта выполняются работы:

• принятие решений по процессу проектирования с обеспечением взаимодействия и совместимости процедур;

• получение окончательной схемы функционирования системы;

• разработка структуры и состава подсистем;

• получение окончательной структуры всех видов обеспечений;

• выбор математических моделей объекта проектирования и его элементов;

• разработка алгоритмов проектных операций;

• формирование общесистемного программного обеспечения;

• расчет производительности и выбор режимов работы средств технического обеспечения;

• определение требований к представлению исходных данных, результатов проектирования и проектных документов;

• оформление и утверждение совокупности документов, составляющих технический проект.

Технический проект включает следующие документы:

• ведомость;

• пояснительную записку;

• схемы процессов проектирования;

• схемы подсистем и средств обеспечения;

• спецификацию компонентов всех видов обеспечения;

• смету затрат на создание системы;

• ТЗ на разработку соисполнителями отдельных компонентов;

• расчет ожидаемых технико-экономических показателей.

Рабочий проект

Разрабатывается рабочая документация.

На данной стадии проводятся:

• разработка детальной структуры системы, ее подсистем, взаимосвязи с другими системами и ее уточнение;

• разработка структурных схем процессов;

• разработка документации для монтажа, настройки и эксплуатации системы;

• создание проектов программ и методик испытаний и опытной эксплуатации;

• оформление и утверждение.

В рабочем проекте содержатся:

• ведомость;

• пояснительная записка;

• спецификация – перечень подсистем, спецификации видов обеспечений;

• документация технического обеспечения – спецификация, комплект конструкторских документов;

• документация информационного обеспечения – спецификация, описание базы данных, инструкция по ее заполнению, инструкция по введению массива данных;

• документация программного обеспечения – спецификация, тексты программ, порядок и методика испытаний;

• программа и методика опытного функционирования системы и подсистем, данные, обеспечивающие получение и проверку проектных решений, выявление причин сбоев, показателей качества функционирования системы и подсистем;

• комплект эксплуатационных документов.

Изготовление, отладка, испытания

Изготавливаются и отлаживаются компоненты системы, осуществляется подготовка к вводу в действие.

Выполняются работы:

• подготовка организации к вводу в действие системы, включая обучение персонала;

• изготовление и отладка компонентов системы на машинных носителях;

• монтаж, отладка и испытание системы и подсистем;

• организация работ по оформлению и утверждению актов сдачи компонентов системы;

• проведение опытного функционирования системы (проверка работоспособности и взаимодействия подразделений организации с подсистемами системы, выявление неисправностей и отказов, определение фактических технико-экономических показателей системы и корректировка документации, устранение дефектов, оформление протокола);

• приемочные испытания (оценка качества разработки системы, проверка готовности организации к промышленному функционированию системы, оценка качества опытного функционирования, проверка документации на систему);

• ввод в действие системы (оформление и утверждение протокола опытного функционирования и акта приемки системы в промышленное функционирование);

• корректировка, доработка и выпуск эксплуатационных документов;

• промышленная эксплуатация и развитие системы.

Как мы видим, от этапа к этапу уменьшается исходная неопределенность в понимании того, что нужно сделать, как это сделать, каким будет итоговый результат. Такое разбиение позволяет существенно снизить риски: для заказчика не платить сразу значительную сумму за неопределенный результат, а исполнителю, изучив ситуацию, формировать структуру и наполнение будущего изделия, поэтапно согласуя с заказчиком результат каждого этапа.

Аналогичная ситуация характерна для прединвестиционной фазы проекта.

Цели прединвестиционной фазы проекта:

• определение участников инвестиционного проекта;

• разработка бизнес-плана проекта;

• выбор финансовой схемы осуществления проекта;

• представление лицу, принимающему решение, всей необходимой информации для заключения о целесообразности осуществления инвестиционного проекта (о начале реализации, об отказе от проекта или о корректировке предполагаемого плана осуществления проекта инвестиций).

Имеет смысл выделить три подэтапа. На первом подэтапе исследуются преимущественно вопросы, лежащие на поверхности, не требующие значительных усилий и финансовых затрат. На этом подэтапе проводится сбор исходных данных для выполнения следующего подэтапа, на котором изучаются технические и технологические стороны проекта. На третьем подэтапе проводится изучение рынка, оценивается экономическая эффективность проекта и готовится бизнес-план проекта.

Примерное содержание подэтапов прединвестиционной фазы проекта может быть следующим.

Подэтап 1: исследование возможностей осуществления проекта. Результатом первого подэтапа является экспертная оценка возможности осуществления проекта: проблемы, преимущества, сильные и слабые стороны проекта, рекомендации по формам дальнейшей работы.

Подэтап 2: подготовительные исследования. Результатом второго подэтапа является подготовленное технико-экономическое обоснование проекта.

Подэтап 3: оценка осуществимости проекта. Результатом третьего подэтапа является бизнес-план проекта.