Дополнительные хитрости в работе с электронной почтой

Минимизируйте количество ваших почтовых ящиков

Оптимально иметь один, максимум два почтовых ящика (рабочий и личный). Если вам приходится поддерживать больше двух адресов электронной почты, вы можете настроить пересылку писем в свой основной ящик и обрабатывать сообщения там.

Используйте фильтры

Каждая почтовая программа позволяет настроить фильтры – алгоритмы сортировки писем по адресату, заглавию или тексту. Например, можно использовать фильтры для не срочных, но важных рассылок и информационных сообщений: собирать их в отдельной папке и просматривать раз в неделю. Можно настроить автоматическое делегирование определенных сообщений или заставить программу проставлять метки (теги) в зависимости от отправителя и ключевых слов письма.

Сервис IFTTT позволяет создавать и более сложные сценарии («рецепты»), например автоматический постинг в социальные сети при получении электронного письма с определенными характеристиками, перенос данных из почты в календарь или Evernote и т. д.

Создавайте «говорящие» заголовки писем

Лучший заголовок электронного письма – такой, из которого понятно его содержание и тип необходимого ответного действия. Такие заголовки потом избавят вас от копания в архиве и помогут легко найти нужное сообщение.

Пример плохого заголовка: «Привет!» или «Нужна помощь!». Пример хорошего заголовка: «Встреча по поводу годового плана [Подтвердите участие]» или «Клиент А: сводная таблица продаж за 2014 год [На утверждение]».

То же правило действует для приложенных к письмам файлов. Постарайтесь давать им «говорящие» названия, чтобы содержание было понятно из заголовка.

Используйте жирный шрифт и списки

Выделяйте важные мысли жирным шрифтом. Обеспечьте вашему адресату удобство чтения, а себе – уверенность, что, даже если ваше письмо будет прочитано по диагонали, оно донесет основную мысль. Используйте нумерованные или маркированные списки в длинных письмах.

Создайте стандартную подпись

Большинство почтовых программ позволяет автоматически добавлять в конец каждого письма вашу подпись. Включите туда всю необходимую информацию, в том числе альтернативные методы связи с вами (номер телефона, имя в Skype и т. д.). Подпись – это ваш личный и корпоративный маркетинговый инструмент, в ней можно указать адрес веб-сайта или дать ссылку на «Часто задаваемые вопросы».

Настройте списки рассылок

Если вам часто приходится посылать письма сразу группе получателей, имеет смысл настроить списки рассылки, чтобы в следующий раз не набирать каждый адрес в отдельности.