Пример использования генеральной карты MindManager в управлении подчиненными

Итак, у нас есть топик «Подобрать поставщика лопат», являющийся частью проекта «Очистка солнца от пятен». Первым делом мы решаем: делаем сами или поручаем. Поручаем. Кому? Решаем, что Абраму Исааковичу.

Обращаемся к правой стороне карты и находим вкладку Task Info. Устанавливаем дату начала и желаемого (исходя из логики ситуации) окончания работы с помощью Start Date и Due Date. С помощью Resources привешиваем к топику ресурс «Абрам Исакович», который в числе прочих у нас туда уже вписан (если не вписан, вносим его туда).

С помощью правой клавиши мыши открываем функцию Send To, далее Microsoft Outlook As a Task, превращаем топик в задачу Microsoft Outlook, в задаче щелкаем на «Назначить задачу», выбираем Абрама Исаковича как адресата, нажимаем «Отправить». Задача уходит к адресату (он увидит ее в электронной почте) и сохраняется у нас в карте.

Что происходит потом?

Действия подчиненного: Абрам Исаакович, увидев в конце дня (почему именно в конце дня, мы обсудим в главе 13 при рассмотрении процедуры «Капитанский мостик») в почте задачу от любимого босса, должен поступить следующим образом:

• Проанализировать возможность выполнения задачи в указанные там сроки. Нюанс: подчиненным это надо объяснять отдельно, равно как и то, что, увидев задачу и акцептируя ее (есть там такая функция: получатель выбирает, акцептировать или отклонить поставленную задачу), он не только подтверждает, что видел задачу, но и то, что может выполнить ее в срок и качественно. Несмотря на кажущуюся очевидность изложенного, практическое внедрение этого алгоритма действий требует отдельного «массирования копчика».

• Если задача акцептирована, вы получите от Абрама Исааковича по электронной почте уведомление об акцептировании задачи, а при выборе автоматического режима синхронизации Microsoft Outlook и MindManager это отразится и в топике, оставшемся в вашей карте, причем отразится либо выполнение, либо процент выполнения, если вы хотите предусмотреть и такой вариант развития событий.

• Далее Абрам Исаакович должен запланировать выполнение вашего поручения уже в своем календаре, единовременно или в несколько этапов. Точно так же он должен запланировать отправку вам информацию о выполнении поручения по почте или доклад об этом на плановой встрече. Режим доклада выбирается в зависимости от логики, сроков и стандартных процедур обмена информацией, более подробно об этом мы поговорим в главе, описывающей процедуру «Прошивка календаря».

• Если порученную работу по тем или иным причинам в рамках ТЗ выполнить невозможно, исполнитель должен отклонить эту задачу, написав в комментариях причину и (или) сформулировав свои встречные предложения.

Лирическое отступление. На моих семинарах при описании действий, ожидаемых нами от Абрама Исааковича, можно услышать горестные реплики участников вроде «Вы нам рассказываете про какой-то идеальный мир! Где найти сотрудников, которые бы так действовали?» Так вот, я рассказываю отнюдь не про идеальный мир, а про то, как должен поступать сотрудник, получивший ваше поручение. Будет ли он так поступать или нет, зависит исключительно от вас. Точнее, от качества вашего управления, ибо подчиненных наших сначала надо обучить правильному алгоритму, а потом обязать поступать именно так и никак иначе. А тех, кого нельзя убедить «крестом», вразумлять надобно «пестом». Впрочем, об этом я очень подробно рассказывал в своей книге «Вы или вас: профессиональная эксплуатация подчиненных». Найти подчиненных, владеющих вышеописанным алгоритмом действий, очень трудно и даже почти что невозможно. Поэтому правильный ответ на вопрос-причитание о том, где взять таких сотрудников, звучит так: «Воспитать». И не надо путать идеальный мир и обеспечение административной квалификации сотрудников. Помните, я уже говорил вам: каждый руководитель заслуживает своих подчиненных.

Действия руководителя. Отправив поручение, он должен поставить на топик иконку «Жду подтверждения» (если вы создали такую иконку в вышеописанной группе «Трансмиссия») и поместить топик в директорию «Календарь» на тот день, когда вы вправе ожидать ответа. Допустим, что вы договорились о том, что по умолчанию подчиненный обязан присылать ответ в срок не позднее трех рабочих дней. В иных случаях вы можете в теле задачи написать комментарий о желаемых сроках ответа. Соответственно, в нужный день вы, руководитель, увидите все ожидающие подтверждения или же обязанные быть выполненными топики, после чего он должен произвести сравнение желаемого с действительным с последующим воздаянием всем заслужившим поощрение либо наказание. Дополнительные возможности: можно поместить топик в директорию «Проекты», в описание проекта «Очистка Солнца от пятен», или в директорию «Персонал», в топик «Абрам Исаакович». Можно поставить на топик звуковой сигнал (функция Topic Alert, вкладка Insert, верхняя часть карты), который сработает в заданные день и час. Подобный алгоритм позволяет вам формировать в удобной для вас структуре «Лист поручений», что, в свою очередь, сильно улучшает память сотрудников. Помните: сотрудники начинают помнить, когда вы перестаете забывать.

Таким образом, использование рекомендуемой технологии существенно повышает уровень исполнительской дисциплины, точность управления и снижает издержки на делегирование и контроль.